Как проводить инвентаризацию в магазине

Инвентаризация в магазине. Как упростить процесс

Инвентаризация – одна из главных забот в магазине любой направленности.

Что есть у меня на складе? Не пропадает ли товар? Сходятся ли данные в учетной программе с фактическими? На все эти вопросы отвечает именно инвентаризация.

При своей очевидной необходимости инвентаризация для многих остается долгим и непонятным процессом, связанным с неудобствами. Такими, как закрытие магазина или несовпадение остатков.

Мы расскажем, как превратить инвентаризацию в четко работающую систему и проводить ее легко, быстро и главное – эффективно.

Закажите бесплатную консультацию, и наши специалисты расскажут вам, что необходимо для проведения инвентаризации.

Инвентаризация магазина – зачем ее проводят

Инвентаризация — это проверка состояния и наличия имущества организации на конкретную дату путем соотнесения фактических данных и данных учета.

Основная цель инвентаризации – определение того, что фактически находится в имуществе и выявить неучтенные объекты.

Но эта цель – не единственная, инвентаризация в магазине вам также поможет:

Виды инвентаризации магазина:

Этапы проведения инвентаризации магазина

Инвентаризация состоит из четырех частей:

На этом этапе руководитель подписывает приказ о проведении инвентаризации, и вы готовите склад и торговый зал – создается план проведения инвентаризации и список задействованных сотрудников.

Непосредственно пересчет товаров и сведение данных.

Фиксация результатов

Результаты инвентаризации заносятся в соответствующую ведомость.

Определение итогов и списка действий по результатам инвентаризации.

Правовые аспекты инвентаризации

Существует документ, который определяет порядок проведения инвентаризации — приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

* Для проведения инвентаризации необходимо создать приказ (форма ИНВ-22).

В приказе учитываются причины проведения сверки, даты ее начала и окончания, сроки сдачи документации, степень охвата объектов и прочее.

* Инвентаризационная опись товароматериальных ценностей (форма ИНВ-3).

* Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма ИНВ-19).

Также для проведения инвентаризации создается комиссия, которая будет контролировать порядок процесса.

В нее входит руководство компании, представители бухгалтерии и прочие специалисты, которые могут не являться работниками данной организации.

В состав комиссии также может входить независимый консультант.

Отсутствие хотя бы одного человека, входящего в состав комиссии, недопустимо. Инвентаризация считается состоявшейся только при полной явке всех ее участников.

Данная процедура позволяет списывать и выявлять недостачу, проверить сохранность производственных запасов и получить более полную информацию о реальной ситуации в компании. Также комиссия может проверить соблюдение правил эксплуатации и условий хранения продукции.

Способы учета товара

Для того, чтобы пересчитать продукцию нужно определить систему подсчета. Самый популярный способ маркировки продукции – штрих-код.

Штрихкодирование используется во многих областях деятельности в магазине и на складе. Например, при приемке, продаже товара и, конечно, инвентаризации.

Каждой товарной категории присваивается свой штрих-код, сканируя который можно найти данный товар в системе. Сканирование позволяет быстро найти товар и отразить действия, совершенные с ним, в учетной программе.

Оборудование для штрихкодирования

Для считывания меток нужен:

А для печати штрих-кодов существуют:

Мы подберем оборудование для штрих-кодирования, расходные материалы, установим и обучим

Инвентаризация с технологией RFID

RFID – способ идентификации товаров вне прямой видимости и на удалении до 10 метров. Более продвинутая система, чем штрихкодирование, при использовании RFID-систему не нужно считать продукцию по одной штуке, это в разы ускоряет проведение инвентаризации.

При этом RFID технология намного дороже, чем штрихкодирование, целесообразность использования зависит от множества факторов. От каких? Мы расскажем.

Мы проконсультируем вас по RFID-системам.

Инвентаризация магазина с помощью терминала сбора данных

Самый эффективный способ сократить время проведения инвентаризации – проводить ее с использованием терминала сбора данных.

Терминал имеет считывающий элемент и внутреннюю память, а также подключается к учетным программам, загружая туда фактические данные о наличии товара в документ инвентаризации.

Терминал сбора данных — мобильный компьютер со считывающим модулем. Используется для сбора, обработки, хранения и передачи данных в общую информационную систему.

Устройство имеет процессор, встроенную память и аккумулятор, интегрируется с любой учетной системой, в том числе с 1С.

Как его использовать для проведения инвентаризации?

Нужно загрузить номенклатурные позиции в терминал.

Пересчитать с помощью терминала все позиции в магазине или на складе.

Загрузить в учетную программу данные, собранные терминалом.

Система проведен анализ результатов.

Мы подберем вам терминал, настроим, обучим, автоматизируем магазин или склад.

Программные продукты для ТСД

Для того, чтобы провести инвентаризацию, на терминал сбора данных нужно установить программу.

Программы существуют разные: для работы в магазине, на складе, для продукции, попадающей под специальную маркировку.

Например, Клеверенс Mobile SMARTS Магазин 15. За счет того, что программа специально разработана для проведения инвентаризации в магазине, она помогает оптимизировать процессы по учету товаров.

Подготовка к проведению инвентаризации магазина

Чтобы провести инвентаризацию быстрее и эффективнее к ней нужно подготовиться заранее:

  • Разобраться на складе – разложить продукцию по товарным группам, выкинуть весь мусор.
  • Навести порядок в торговом зале, в том числе на полках.
  • Провести в вашей учетной программе документы, которые еще не были отражены. Например, возвраты, приходы или списания. Этот пункт очень важен для корректности инвентаризации.
  • Заранее подготовить график работы сотрудник не только во время инвентаризации, но и при подготовке к ней.
  • Сотрудников тоже нужно подготовить – провести им подробный инструктаж. Научитесь работать быстро и слаженно.

Проведение инвентаризации магазина

Проведение инвентаризации магазина – как считать

Один стеллаж считает 2 сотрудников. Один сотрудник сканирует коды всех единиц товара на стеллаже, второй делает это повторно. Считайте слева направо сверху вниз и все позиции именно там, где они стоят.

Занесите результаты двух независимых подсчетов в программу и сделайте сличительную ведомость. Если расчеты расходятся, то сделайте пересчет по расхождениям. Нельзя переходить к подсчету следующих стеллажей пока не определены результаты текущего. Все проведенные стеллажи отмечаются во избежание пропусков или задвоения.

Локальная инвентаризация проводила по такому же принципу, только закрывается конкретная группа товаров, а не магазин целиком.

Сверка данных

После пересчета всего товара создается общая сличительная ведомость с ошибками расчетов. В ней мы смотрим на сколько информация в программе отличается от той, что мы получили по факту.

Сначала важно проверить наибольшие расхождения, затем меньшие. Все найденные товары с истекшим сроком годности или испорченные включаются в инвентаризацию и списываются уже после ее закрытия. Магазин открывается после того, как данные инвентаризации принимаются и больше никаких пересчетов не планируется.

Излишки продукции

Если оказалось, что каких-то товаров у вас в переизбытке, то это также свидетельствует о несовпадении с данными учетной программы. Излишки могут говорить об ошибках в подсчете.

Обратите внимание, что если товара нет на самом деле, но он числится у вас, то это может привести к сбою в заказе.

Недосдача продукции

Причины недосдачи – ошибки, воровство, естественная убыль (товар испортился).

Обратите внимание, что если недосдача по конкретному товару – ошибка, то это может привести к заказу товара и к тому, что товар со склада не будет реализован вовремя и может истечь его срок годности.

Правила проведения эффективной инвентаризации

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию, и наши специалисты расскажут вам, что необходимо для проведения инвентаризации.

Инвентаризация в малом бизнесе: как все правильно организовать?

Инвентаризация вызывает конфликты. Сотрудники не хотят платить за убытки, а предприниматели не хотят воровства. Но в бизнесе все надо считать и без этой процедуры не обойтись. Рассказываем, как правильно проводить инвентаризацию в малом бизнесе.

Что такое инвентаризация и для чего она нужна?

Это метод, при котором сравнивают данные в учете и по факту. Возьмем продуктовый магазин. По документам в магазине 10 банок консервов, но сколько фактически находится на витрине?

Если 10, то все в порядке.

Если 9, то 1 недостающую банку удерживают с материально ответственного лица. Причем обязательно по реализационной цене, чтобы не было соблазна украсть банку и заработать на этом.

Если банок 11, то лишнюю приходуют, как внереализационный доход. Такое бывает, если покупатель заплатил, но забыл забрать покупку. Еще чаще появляется пересортица: вместо банки сайры отдали банку скумбрии.

Инвентаризация — это контроль за остатками, а также фундамент для решения проблем управления. Ведь товар пропадает не только из-за воровства, но и из-за бардака в документах. После инвентаризации наступает порядок. И по опыту можем сказать, что сотрудники опасаются воровать в магазинах, где проводят регулярные проверки.

Почему многие не любят инвентаризацию?

Потому что это не самое легкое занятие. Например, возьмем одного из наших клиентов: на пересчет в небольшом продуктовом магазине площадью 15 м² уходит 5-6 часов. В крупных магазинах на это уходит еще больше времени. Как правило, инвентаризацию проводят ночью, пока нет покупателей, а это дополнительная нагрузка на работников, вызывающая сложности организации времени отдыха и доплаты за сверхурочную работу.

У крупных ритейлеров инвентаризацию проводят специальные внутренние контрольно-ревизионные службы или процесс отдают на аутсорсинг. Малый бизнес действует силами продавцов. И по итогам может быть насчитана недостача, которую потом удержат из зарплаты. Поэтому процедура вызывает такой негатив.

Как проводят инвентаризацию?

Если в магазине нет автоматизации, то товары считают по старинке: распечатали список с количеством каждого товара и пересчитали на прилавках. У этого подхода два существенных минуса:

Продавцы заранее знают количество товаров, а значит сделают все, чтобы при подсчете получить нужную цифру. То есть подобьют данные, чтобы не было недостачи.

Поиск информации ведут на бумаге. Утомительно искать условную банку скумбрии в списке из 500 строчек. А если вспомнить, что там не только скумбрия, но и сайра, которая бывает в собственном соку и в томатном соусе, и разного объема. Продавцы заранее устают и переполняются негативом.

Эффективнее использовать терминал сбора данных (ТСД). Это «обычный» смартфон с интегрированным сканером, который считывает штрихкод с упаковки и вносит фактическое количество на полке.

После этого все собранные данные загружаются в программу, где сравниваются с учетными. Искать на бумаге ничего не надо, и самое главное — при пересчете продавцы не знают количество товара по учету.

После загрузки данных в систему делают повторный пересчет тех позиций, по которым вышли расхождения. Сделать это надо сразу, пока товар не продали или переместили. Конечно, это удлиняет процесс, но позволяет найти случайные ошибки.

Артем Туровец, директор онлайн-бухгалтерии Небо:

«У нашего клиента продуктовый магазин. Провели пересчет, загрузили данные с терминала в программу и выявили недостачу 20 000 рублей, а это очень много в масштабах этого бизнеса. Мы нашли позиции, где были минусы и попросили продавцов снова пересчитать отдельные товары. После этого недостача упала до 1500 рублей. Просто в этот раз продавцы считали внимательнее: находили бутылки, которые закатились за угол или колбасу, которая была в дальнем ряду. Такую же картину я наблюдал при инвентаризации магазина одежды. У продавцов просто замыливаются глаза и они часто не замечают вещи, например, одетые на манекен. А при втором заходе знают, что искать, поэтому находят все».

Читайте также  Как оригинально предложить встречаться девушке

Главное в инвентаризации — не изменять остатки товара, который пересчитывают. Его нельзя продавать или отправлять на другие точки(даже с документами), так как это создаст путаницу. Поэтому при инвентаризации торговлю обычно останавливают.

Крупные магазины обычно проводят частичный пересчет, чтобы избежать убытков. Например, в определенный день считают порошки, а в другой день — шоколад. Во время пересчета эти позиции не продают.

Организационный момент: в инвентаризации должен участвовать минимум один сотрудник, который не несет материальную ответственность. Иначе работники посчитают, как им удобно и безопасно.

Частота проведения инвентаризации у всех своя. Это зависит от частоты продаж и широты ассортимента. Например, в продовольственных магазинах считают раз в месяц, а в магазинах одежды — раз в полгода после смены сезона.

На что обратить внимание в 1С?

В 1С результаты отражаются документом «инвентаризация». В нем для каждого товара есть поля «Количество по учету» и «Количество по факту». Разница между ними и показывает недостачу или излишки, которые потом списывают и приходуют.

Колонка «Количество по учету» заполняется автоматически и сохраняется в документе. И в этом кроется опасность. Если после инвентаризации поменять остатки товара задним числом по учету, то колонка «Количество по учету» не будет совпадать с данными по учету и результаты будут неверными.

Ловушка в том, что желание ввести документы задним числом возникает как раз при подведении итогов инвентаризации. Проверка показывает, что какие-то документы забыли ввести, а какие-то ввели два раза. Поэтому после изменения документов задним числом, нужно зайти в инвентаризацию и перезаполнить учетное количество. После подведения итогов и возмещения ущерба с ответственных лиц, нужно обязательно поставить дату запрета на изменения.

Что сделать перед инвентаризацией?

Для этого нужно выполнить 3 условия:

Подготовьте помещение. Приберитесь на полках, чтобы не было бардака и товары одной марки были в одном месте. Подготовьте терминалы сбора данных и другое оборудование. Например, стремянки для подсчета товаров на верхних полках.

Избавьтесь от отрицательных остатков в учете. Обычно они появляются, когда забыли посадить приход какого-нибудь товара. Этот показатель лучше проверять каждый день, чтобы не было проблем в будущем. При инвентаризации минусы в учета не позволительны, потому что приведут к ошибкам(несуществующим излишкам).

Не увольняйте материально ответственных сотрудников. Обычно старый и новый сотрудник вместе считают товары, чтобы недостача старого работника не стала головной болью для нового.

Оформите все бумаги

Если компания работает в белую, то необходимо оформить все документы:

Трудовой договор и договор о материальной ответственности. Чтобы у компании было право предъявить сотруднику ущерб от недостачи.

Приказ о проведении инвентаризации и создании комиссии. В комиссии должно быть не менее 5 человек, включая материально ответственных.

Акт о результатах инвентаризации. Если нашли отрицательные остатки, то сотрудники должны подписать документ и возместить ущерб.

Артем Туровец, директор онлайн-бухгалтерии Небо:

«Важно заранее оформить все документы и выполнить требования законодательства. Сотрудник 100% разозлится, что его заставляют вернуть деньги. Если в документах не все в порядке, то он пожалуется в Трудовую инспекцию, которая встанет на его сторону, несмотря на все его грехи. А если не оформить приказ до инвентаризации, то вряд ли ответственный его подпишет, зная, что на него хотят повесить деньги за товары».

Относитесь к инвентаризации, как неизбежному делу в торговле. Внимательно работайте с первичными документами, используйте терминалы сбора данных и процесс пройдет проще. Помните, что это позитивно влияет на бизнес и помогает контролировать все процессы.

Как правильно провести инвентаризацию: практические рекомендации

эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву

Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. Эта статья поможет вспомнить существенные моменты и предотвратить или исправить возможные ошибки.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. Главная цель — проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не все организации понимают важность проведения инвентаризации, превращая ее в формальность. Однако, только в ходе данной процедуры можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, откорректировать учет, и, что самое главное, минимизировать налоговые риски.

Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • других случаях, предусмотренных законодательством.

Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.

Основные средства проверять необходимо раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н. )

Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить проведение инвентаризации. Для этого ему необходимо определить количество данных мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).

Что необходимо проверить при инвентаризации?

Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств, независимо от его местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по его подразделениям.

В обязательном порядке необходимо проверить:

  • нематериальные активы;
  • основные средства;
  • финансовые вложения;
  • товарно-материальные ценности;
  • незавершенное производство и расходы будущих периодов;
  • денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
  • расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
  • резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
  • активы и обязательства компании.

Обратите внимание, проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).

Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).

Комментирует Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету, Контур.Школа: «Не обязательные случаи проведения инвентаризации фиксируют в учетной политике. Укажите случаи, сроки, состав инвентаризационной комиссии. Случаи, когда инвентаризация обязательна по закону, в учетной политике фиксировать не нужно » .

Основные этапы проведения инвентаризации:

1. Подготовительный этап:

  • подготовка приказа о проведении инвентаризации;
  • формирование инвентаризационной комиссии;
  • определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
  • получение расписок от материально ответственных лиц и т д.
  • распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).

2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

4. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:

  • Во-первых, инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
  • Во-вторых, записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.

Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

Выявлены излишки имущества

Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.

В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов), что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).

Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».

В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.

Бухгалтер делает следующую проводку:

Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов

Организация, в ходе проведения ежегодной инвентаризации, выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 рублей. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:

Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов

Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.

В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).

Ответственность за непроведение инвентаризации

Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Однако, инспекция может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения учетных данных с реальными. Хоть это и не просто сделать за предыдущие периоды, но ничего невозможного нет.

Советуем посмотреть запись вебинара «Как провести и оформить инвентаризацию в бухгалтерском и налоговом учете». Лектор на практических примерах покажет, как сделать корректировки в бухгалтерском учете, если при инвентаризации выявлены излишки или недостача. А также разберет наиболее спорные и вызывающие трудности вопросы, возникающие при проведении инвентаризации.

Читайте также  Как подключить к видеокарте два монитора

5 шагов для инвентаризации товаров в рознице

Когда магазин принимает товары, сотрудники заносят их в учетную систему или тетрадку. При продаже товар убирают с остатков. Но этого еще недостаточно, чтобы знать реальную картину: не воруют ли сотрудники, нет ли пересортицы и у каких товаров вышел срок годности. Чтобы это выяснить, в магазине регулярно проводят инвентаризацию. Рассказываем, когда и как ее провести и оформить.

Зачем нужна инвентаризация товаров и в чем ее суть

Инвентаризация — это проверка фактических остатков товаров, которые есть в магазине и на складе, сверка их количества с данными из учетной системы. Если магазин не ведет учет, то инвентаризация помогает узнать, какие товары в наличии и чего не хватает. Из этих данных владелец магазина может сделать выводы о товарных остатках — активах его бизнеса.

Узнать, что реально есть в наличии. Магазин получает партию молока. Сотрудники принимают товары и заносят информацию в учетную систему. При продаже на кассе пачка молока списывается с остатков. Цифры в учетной системе не отражают реальность до конца: у части молока выходит срок годности, отдельные пачки воруют. Чтобы знать реальное положение дел, нужна инвентаризация.

Определить качество товара. При инвентаризации проверяют не только реальное количество товара, но и товарный вид: можно ли им торговать, не испорчен ли, не помят, есть ли ценник.

Понять, как работают сотрудники. Инвентаризация показывает недостачу или излишек товара. Причиной может быть воровство продавцов, невнимательность сотрудников, которые принимают товары, а также охраны магазина.

Инвентаризация дополняет учет и помогает владельцу магазина держать руку на пульсе.

Когда проводят инвентаризацию магазина

Владелец магазина сам решает, когда проводить инвентаризацию. Как часто проводить ревизию в течение года, зависит от размеров магазина и качества работы персонала.

Инвентаризация товаров — регулярно. Инвентаризацию нельзя проводить слишком часто, она мешает продажам: нужно закрыть для покупателей целый отдел или весь магазин. Поэтому в небольшом магазине для переучета обычно выбирают время, когда покупателей меньше всего: вечер, ночь или раннее утро. Проводить инвентаризацию ежедневно, раз в месяц или в неделю — зависит от размеров магазина.

В гипермаркетах и магазинах с большим ассортиментом проводят частичную инвентаризацию каждый день, почти в онлайн-режиме. Управляющий выбирает товарную группу, и сотрудники пересчитывают товары на выбранных полках. Это делают быстро и выбирают товары так, чтобы у покупателей был доступ к их альтернативам.

Небольшой круглосуточный магазин делает полную инвентаризацию — закрывается ранним утром, когда меньше всего посетителей. На дверь вешают табличку «Учет» и теряют максимум пару покупателей за месяц.

Инвентаризация основных средств — в исключительных случаях. Иногда магазин проводит ревизию оборудования и мебели. Это нужно в редких случаях: когда магазин продают или ликвидируют, если меняют управляющего или заметили, что имущество магазина пропало или его затопили соседи сверху.

Разберем, как проводить инвентаризацию товаров, по шагам.

Шаг 1. Подготовиться к инвентаризации

Перед тем как начинать инвентаризацию, нужно убедиться, что в процессе товары не будут добавляться на полки или уходить.

Закончить приемку. Нужно принять товары и завершить все поставки. Если они появятся на полке в процессе инвентаризации, это исказит ее результаты — на бумаге возникнут несуществующие излишки.

Приостановить продажи. Магазин может закрыться на время или ограничить доступ покупателей к конкретной категории, если инвентаризация частичная. Если покупатели продолжат брать товары с полки, возникнет недостача.

Шаг 2. Распечатать остатки из учетной системы

В крупном магазине инвентаризация начинается с того, что директор или управляющий выпускает приказ о проведении инвентаризации. Дальше в магазине создают комиссия из сотрудников. В небольшом магазине можно обойтись без этого документа и комиссии. Бланк приказа на инвентаризацию

Перед началом инвентаризации обязательно составляют инвентаризационную опись. В нее вносят остатки товаров по данным учетной системы и отмечают фактические остатки. Опись можно составить в свободной форме, но чаще заполняют бланк. Бланк инвентаризационной описи

Важно вводить в таблицу полное наименование, например «колбаса Краковская полукопченая». Так при проверке сотрудник не перепутает одну колбасу с другой.

Если владелец магазина не доверяет сотрудникам, он может дать им опись без указания остатков. Так они не смогут подогнать количество товара под цифры и скрыть недостачу. Еще вариант — поручить инвентаризацию сразу двум группам сотрудников, которые будут проверять данные друг друга.

Инвентаризация в Кабинете Дримкас

Предприниматель видит, какие товары на балансе у компании, может решить проблему пересортицы и устранить некорректные остатки.

Сервис заменяет товароучетную систему, Excel и другие программы.

Шаг 3. Посчитать фактические остатки

Дальше комиссия или сам владелец магазина считает фактическое количество товаров. Товары делят по категориям, пересчитывают одну и переходят к другой. Например, сначала считают весь хлеб, потом все молочные продукты.

Помимо пересчета товаров смотрят на их состояние и срок годности. Если товары испорчены, их считают отдельно и делают пометку. В дальнейшем их нужно будет списать и утилизировать.

Если магазин принимает и продает товары по штрихкодам, отдельно проверяют, чтобы он был на товарах. Если штрихкода нет, такие товары откладывают и считают их отдельно. Дальше на них нужно нанести штрихкоды и добавить в учетную систему.

В инвентаризационной описи напротив каждого товара ставят число. В итоге получают фактические остатки.

Расхождение в фактических и учетных остатках видно в четырех колонках справа по итогам инвентаризации — образец с gosuchetnik.ru

Шаг 4. Выявить расхождение

Когда фактические остатки зафиксировали, их сравнивают с остатками из учетной системы. Расхождения записывают в новый документ — ведомость учета результатов инвентаризации. Бланк ведомости учета результатов инвентаризации

Основных выводов из этих расхождений может быть четыре. Инвентаризация выявляет:

  • излишки. Как правило, возникают из-за ошибок в учете;
  • недостачу. Товаров может оказаться меньше из-за ошибки или воровства;
  • порчу. Товары в наличии, но срок годности вышел или товар испортили при хранении;
  • пересортицу. Общее количество товаров в одной категории верное, но одних товаров не достает, а других слишком много. Так часто бывает, например, с фруктами и овощами.

В ведомости суммы, где это возможно, разносят по каждой из этих причин и сразу рассчитывают, какой убыток возник по вине сотрудников.

Если инвентаризацию проводит сам владелец магазина, он ставит подпись за руководителя и председателя комиссии. Пример с glavkniga.ru

Шаг 5. Принять меры по результатам инвентаризации

Теперь у владельца магазина есть документ, на основании которого можно внести изменения в учет и взыскать убытки с продавцов, кладовщика, охранника и других сотрудников. В крупном магазине эти решения закрепляют приказом об утверждении результатов инвентаризации, но это необязательно. Главное — оприходовать излишки и списать недостачу.

Излишки при инвентаризации — в фонд магазина. Товары принимают к учету по их закупочной стоимости на день инвентаризации. Бухгалтер начисляет сумму на финансовые результаты. Излишки учитывают в составе внереализационных доходов.

Недостача при инвентаризации — из зарплаты виновных. В крупных магазинах обычно есть норма убыли, недостача выше этой нормы удерживается с оплаты за работу продавцов и других виновных сотрудников. Если за прилавком стоит сам владелец магазина, он относит недостачу на убыток.

Недостача маркированных товаров — на списание в «Честный знак». Если магазин продает маркированные товары, например табак или обувь, недостачу кодов нужно списать в системе маркировки «Честный знак».

Что нужно знать об инвентаризации товаров

  1. Инвентаризация помогает выяснить, какие товары есть в наличии и как их число расходится с данными в учетной системе.
  2. Сколько раз проводить инвентаризацию, решает владелец магазина. В небольшом магазине ее обычно проводят раз месяц, в гипермаркете — каждый день.
  3. Для инвентаризации останавливают приемку, иногда и продажи, печатают остатки из учетной системы, потом считают фактические остатки.
  4. Излишки зачисляют в фонд магазина, недостачу удерживают из зарплаты продавцов.

Учет товаров без бухгалтерских программ

Кабинет Дримкас помогает владельцам касс принимать товары от поставщиков, вести учет остатков на складе и следить за эффективностью продаж.

Если магазин продает маркированные товары, в сервисе есть все необходимое — от приемки до списания.

Инвентаризация – 2021: основные моменты, важные детали, пошаговые действия

strelok / Depositphotos.com

Один из обязательных этапов подготовки к годовому отчету – проведение инвентаризации. И мы не устаем напоминать о важности этой процедуры, ведь контролирующие органы из года в год фиксируют факт непроведения инвентаризации в качестве нарушения. Да, само по себе это не влечет штрафа, однако может стать для ревизоров поводом для сплошной или выборочной проверки наличия имущества в рамках контрольных мероприятий. И здесь уже выявление недостачи или излишков будет свидетельствовать об искажении показателей учета и отчетности, а значит, станет основанием для штрафа по ст. 15.15.6 КоАП. А вот неотражение результатов проведенной инвентаризации в учете – это прямой повод для штрафа по ст. 15.15.6 КоАП за грубое нарушение порядка составления бухгалтерской/ бюджетной отчетности.

А в казенных учреждениях качество проведенной инвентаризации проверит служба внутреннего финансового аудита в рамках мероприятий по подтверждению достоверности бюджетной отчетности – без такого аудиторского заключения отчетность теперь просто не примут.

Более того, результаты проведенной инвентаризации ревизоры могут признать недействительными, а значит в этом случае инвентаризация также не сможет подтвердить достоверность годовой отчетности. Это возможно, если выяснится, например, что согласно Табелю кто-то из членов инвентаризационной комиссии при проведении подсчетов, обмеров, иных инвентаризационных действий находился в командировке, на больничном, в отпуске и т.д. Как быть, если член инвентаризационной комиссии отсутствует? Ответ – здесь.

Далее мы еще вернемся к ситуациям, в которых проверяющие могут не признать результаты инвентаризации, а учреждение рискует быть оштрафованным.

А пока напомним, что конкретный порядок инвентаризации активов и обязательств, основания, сроки должны быть установлены в рамках учетной политики, включая случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Методической информации о процедуре проведения инвентаризации, об отражении результатов в учете, о нюанса проведения инвентаризации всех видов активов и обязательств более чем достаточно. Но мы понимаем, что у бухгалтера просто нет времени все это читать. Поэтому остановимся на основных аспектах проведения инвентаризации и самых важных нюансах:

1. Инвентаризационная комиссия

Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждает руководитель своим приказом. При больших объемах, подлежащих пересчету, возможно создать центральную инвентаризационную комиссию и отдельные рабочие комиссии. В состав комиссии могут входить представители администрации, сотрудники бухгалтерской службы, специалисты иных структурных подразделений.

Обратите внимание! Материально ответственные лица не могут быть членами инвентаризационной комиссии, но они обязаны присутствовать при инвентаризации вверенного им имущества.

2. Способы проведения

Инвентаризация проводится очно в присутствии всех членов комиссии. Отсутствие хотя бы одного из ее членов ставит под сомнение полученные результаты и может послужить основанием для признания таких результатов недействительными.

Читайте также  Как научиться правильно кидать мяч в баскетболе

Однако, «коронавирусные» времена привнесли в нашу жизнь не только работу «на удаленке», но и напомнили о возможности проводить инвентаризацию дистанционным способом. Финансовым ведомством отмечено, что проведение проверки дистанционно не препятствует достижению целей инвентаризации, однако такое условие должно быть предусмотрено учетной политикой. При удаленном способе проведения инвентаризации один из членов комиссии обеспечивает видеофиксацию процесса инвентаризации в режиме реального времени, фотосъемку отдельных объектов, в то время как остальные члены комиссии присутствуют удаленно с применением технических средств связи.

В период пандемии этот способ является крайне актуальным, однако требует определенных организационных трудозатрат:

  • необходимо обеспечить сотрудников техникой и организовать защищенные каналы связи в целях соблюдения информационной безопасности;
  • выделить место хранения видеозаписей на сервере и обеспечить их резервное копирование;
  • и, конечно же, предусмотреть такой способ положениями локальных актов для применения в работе.

3. Формы документирования результатов инвентаризации

В зависимости от объекта инвентаризации используются свои унифицированные формы бланков. Подтверждением проведения инвентаризационных мероприятий являются Инвентаризационные описи. Отсутствие оформленных результатов инвентаризации ревизоры могут рассматривать как недостатки в работе учреждения.

Если вы оформляете Инвентаризационные описи на бумаге, то следует помнить, что заполняя сведения о фактическом наличии объектов в описях до проведения инвентаризации, учреждение очень рискует. Информация о фактическом наличии объектов в графы 5-9 Инвентаризационной описи (ф. 0504087) должна быть внесена непосредственно в процессе проведения инвентаризации и только после проверки их фактического наличия. Заполнение таких сведений до проведения самой проверки может свидетельствовать о том, что инвентаризационные описи были составлены формально, без проведения процедуры инвентаризации и не могут служить подтверждением фактического отсутствия или наличия поименованных в них активов и обязательств. Признаки формальности проверяющие могут увидеть и в случае одновременной фиксации остатков имущества на 1 января по значительному количеству мест хранения, например, нескольким складам, без приостановления их деятельности на время пересчета, обмера, взвешивания и т.д. Это значит, что и в таких случаях проверяющие могут инициировать проведение инвентаризации, и в случае выявления несоответствий фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета – оштрафовать учреждение и/или его должностных лиц по ст. 15.15.6 КоАП.

Какие еще ошибки допускают учреждения при подготовке и проведении инвентаризации, смотрите здесь. Избежать их помогут наши специальные материалы. В них – вся самая актуальная информация, примеры и рекомендации по данному вопросу:

  • как организовать и провести инвентаризацию: пошаговая инструкция. Отдельные шаги посвящены порядку проведения анализа имущества, капвложений и дебиторки с целью установления объектов, не соответствующих понятию «актив», и выявления признаков обесценения активов – начиная с 2018 года эти инвентаризационные процедуры стали обязательными;
  • как проверить кредиторскую задолженность в пассиве баланса на предмет ее соответствия критериям обязательства – возможно, требуется ее перенос на забалансовый учет;
  • какие еще объекты нужно не забыть проверить при инвентаризации;
  • особенности заполнения первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых при оформлении инвентаризации;
  • отражение результатов инвентаризации в учете.

Инвентаризация – это мощный инструмент внутреннего контроля, в результате использования которого руководитель может получить подробную информацию о состоянии и комплектности имущественного комплекса учреждения. Но, чтобы им успешно пользоваться, руководитель должен организовать работу таким образом, чтобы в ней были задействованы не только работники бухгалтерии, но и все учреждение в целом. Особенно это актуально в свете повсеместной централизации бухгалтерского учета. Рекомендуем отнеситесь к инвентаризации со всей серьезностью, так как полученные результаты найдут отражение в годовой отчетности учреждения, где ошибки могут в прямом смысле дорого обойтись.

Инвентаризация: зачем и как ее проводят

Сейчас об инвентаризации вспоминают в первую очередь потому, что это способ проверить остатки, которые находятся на складе и в магазине, для перехода на обязательную маркировку товаров. Благодаря инвентаризации можно в порядке хранить имущественные ценности компании и контролировать их состояние.

Зачем нужна инвентаризация

Инвентаризации бывают разных видов – полные и частичные. В частичной инвентаризации можно проверить только необходимые позиции товаров. Например, провести плановую или внеплановую проверку для контроля продукции, которая хранится на складе и в магазине.

Срок проведения инвентаризации устанавливается руководителем организации, если инвентаризация не входит в случаи обязательных (согласно ст. 12 закона «О бухгалтерском учете»), таких как:

  • при продаже имущества или при передаче имущества в аренду;
  • при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • при смене материально ответственного лица;
  • перед составлением годового бухгалтерского отчета;
  • при ликвидации или реорганизации предприятия;
  • при выявлении случаев хищения или в случае стихийных бедствий, пожара или чрезвычайной ситуации, вызванной экстремальными условиями.

При подготовке и проведении инвентаризации руководствуйтесь следующими документами:

  1. Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов».
  2. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
  3. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
  4. Постановление Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26.

Инвентаризацию проводят, чтобы:

  1. Выявить фактическое наличие имущества у организации для обеспечения его сохранности, а также выявить неучтенные имущество и товар.
  2. Проверить содержание и правила эксплуатации основных средств организации, а также правильное условие хранений товарно-материальных ценностей, использование нематериальных активов.
  3. Определить фактическое использование товарно-материальных средств в процессе производства и изготовление продукции.
  4. Выявить наличие на складе и в магазине излишек и недостач товаров и продукции у организации.
  5. Проверить полное и корректное отражение в бухгалтерском учете, оценить товарно-материальные ресурсы с учетом их рыночной стоимости и фактического состояния.

С чего начать инвентаризацию

Чтобы начать инвентаризацию, организации необходимо издать приказ о проведении инвентаризации и определить инвентаризационную комиссию. В состав инвентаризационной комиссии должен входить представитель руководителя либо заместитель руководителя, бухгалтер и материально ответственное лицо. После утверждения состава инвентаризационной комиссии ей предоставляют на руки последний приходный и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей. Материально ответственное лицо получает письменно информацию, что все расходные и приходные документы внесены бухгалтером.

Эти документы визируются представителем с пометкой до инвентаризации с указанием даты.

После предоставления документов составляется инвентаризационная опись в двух экземплярах, один из которых впоследствии предается в бухгалтерию для сверки с данными бухучета, а второй предоставляется материально ответственному лицу.

Правила проведения инвентаризации

Необходимо определить сроки проведения инвентаризации. Если инвентаризация производится в течение нескольких дней, то помещение, где хранится инвентаризационный товар, необходимо опечатывать в конце дня и проверять целостность печати на следующее утро. Помещение нужно опечатывать ежедневно, пока не завершится инвентаризация.

На момент инвентаризации необходимо запретить какие-либо перемещения продукции со склада. Продажа товарных остатков в ходе инвентаризации допускается лишь в исключительных случаях с письменного разрешение руководителя и главного бухгалтера организации. В таких случаях продукция реализуется материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Если в момент инвентаризации необходимо принять новую продукцию на склад, то продукция принимается материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Во время пересчета проводится проверка фактического наличия остатков продукции на складе и в магазине. Данный перерасчет необходимо проводить в присутствии материально ответственного лица.

Проверка остатков при инвентаризации может производиться как вручную, так и с использованием технических средств.

После фактического перерасчета остатков товары разрешается вносить в опись. Продукция отражается в описи по каждому отдельному наименованию. В опись фиксируется информация по товару: количество, артикул, вид и другие характеристики продукции, принятые в учете организации.

Инвентаризация проводится последовательно по помещению, где хранится инвентаризационный товар. После полной проверки продукции в проверяемом помещении и внесения в опись помещение закрывают и при необходимости пломбируют, а инвентаризационная комиссия проходит к проверке в другое помещение.

Во время пребывания инвентаризационной комиссии на перерыве на обед или в вечернее время описи должны хранится в сейфе или в шкафу в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

После перерасчета остатков и составления итоговых описей члены инвентаризационной комиссии подписывают опись. Если в инвентаризационной описи отсутствует хотя бы одна подпись члена комиссии, то результат инвентаризации считается недействительным. Также материально ответственные лица дают расписку о том, что проверка проходила в их присутствии и никаких претензий к членам комиссии они не имеют. Далее подписанные описи передают в бухгалтерию, где бухгалтер сверяет данные с бухгалтерским учетом.

Если после проведения инвентаризации находят расхождение между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна составить сличительные ведомости, в которых зафиксируют суммы излишков и недостатков. Сличительную ведомость необходимо подписать главному бухгалтеру и материально ответственному лицу. Отдельно составляются ведомости на товарные остатки, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее на хранении. После составления ведомости и подписания ее руководителем создается приказ об утверждении итогов инвентаризации.

Что делать с излишками и недостачей

Выявление излишних остатков товаров приходуется по рыночной стоимости. Соответствующая сумма отражается на финансовом результате и увеличении дохода организации.

Недостача в пределах нормы естественной убыли относится на издержки производства. Если выявленные недостатки товара больше норм естественной убыли, то убыток возмещается за счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены, все убытки от недостачи списываются на финансовый результат организации и увеличивают расход. Создается документ для списания недостатка сверх нормы. К нему должны быть прикреплены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ от взыскания ущерба с материально ответственных лиц. Результат инвентаризации отражается в учете в том месяце, в котором была проведена. Если проведена годовая инвентаризация, то она отражается в годовом отчете.

Отражение результатов инвентаризации в «1С»

Также результат инвентаризации нужно отразить в учете с помощью программы, которую использует организация. Например, чтобы отразить итоги инвентаризации в программе «1С:Бухгалтерия 8», необходимо зайти в раздел «Склад» и выбрать документ «Инвентаризация товаров», а далее заполнить данный документ согласно результату инвентаризации.

Документ «Инвентаризационный товар» проводок не формирует, но на основании этого документа можно создать следующие документы:

  • если по результату инвентаризации выявлены излишки товарно-материальной ценности – документ «Оприходование товаров»;
  • если по результату инвентаризации выявлена недостача товарно-материальной ценности – документ «Списание товаров».

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 20%. Программу вебинара смотрите здесь

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: