Как подготовить выписку из протокола

Выписка из протокола заседания комиссии

Выписка из протокола заседания комиссии – документ, который может потребоваться в самых разных случаях.

Что такое протокол заседания комиссии

На предприятиях и в организациях работа всевозможных комиссий не такое уж и редкое явление. Обычно в состав комиссий включается несколько сотрудников компании, которые профессионально решают поставленные перед ними задачи. Комиссии бывают учредительные, аттестационные, приемочные, инвентаризационные, они собираются по поводу конференций, семинаров и т.д. При этом работа любой комиссии обязательно фиксируется в специальном протоколе. В него заносятся сведения о том, кто входит в комиссию, какие цели перед участниками были поставлены, каким образом они были достигнуты и решение комиссии.

Виды протоколов

Протоколы условно можно поделить на два типа. К первому относятся краткие протоколы – они обычно применяются для регистрации работы комиссий, созванных в оперативном порядке, в том числе и незапланированных заранее. В них вносится только та информация, которая касается обсуждаемых вопросов, мнения участников и общего решения. А вот в полных протоколах сведения более объемны. В них вписываются не только основные данные, но и вся процедура заседания, включая подробное обсуждение, реплики, мнения, ход голосования, итоги. На таких заседаниях с полным протоколом всегда есть председатель, который им руководит и секретарь, который во всех деталях фиксирует происходящее. Иногда полный протокол может достигать нескольких страниц.

Зачем делать выписку

Зачастую информация, содержащаяся в протоколах, отражает секретные моменты текущей деятельности фирмы и не предназначена для широкой аудитории. Выписка помогает решить эту проблему.

С ее помощью заинтересованные лица получают нужные им данные, а конфиденциальность протокола сохраняется. Также выписка целесообразна при чрезмерно большом объеме протокола. Как правило, речь в выписке идет только о каком-то конкретном принятом решении.

Если говорить о практике, которая имеет широчайшее распространение, то выписки из протоколов заседаний помогают руководству компаний осуществлять деятельность по организации работы своих предприятий, контролировать работу производств, регулировать выполнение распоряжений, приказов (иногда выписки даже являются своего рода их заменителем) и т.д.

При помощи выписок государственные надзорные ведомства, контрагенты, банковские кредитные учреждения своевременно информируются о деятельности фирмы.

Чем отличаются выписка и копия

Некоторые работники организаций ошибочно полагают, что копия и выписка – это одно и то же. Это не совсем так. Между ними есть принципиальное отличие: копия – это абсолютно идентичный оригиналу документ, который делается обычно при помощи копировальной техники. Выписка же – это только некоторая часть оригинала и достаточно часто формируется она от руки (когда из документа берутся только те куски текста, которые требуются в каком-то конкретном случае).

Кто делает выписку

Выписку обычно делает сотрудник предприятия, в чьем ведении находится работа с протоколами, в том числе по их сохранению (это может быть секретарь, юрист или сам руководитель организации).

При этом выписка обязательно должна быть заверена уполномоченным на этом работником компании. Также на выписке должна стоять печать (если компания применяет штампы для визирования бумаг).

Как получить выписку

Чтобы получить требуемую выписку от заинтересованного лица, должен поступить соответствующий запрос или заявление в письменном виде с обозначением причин, по которым ему нужен данный документ и указанием учреждения, для предоставления в которое он понадобился.

Образец выписки из протокола заседания комиссии

При необходимости сделать выписку, посмотрите ее пример – с его помощью вы без труда сделаете то, что вам нужно.

  1. В начале документа обязательно напишите наименование организации, также укажите состав комиссии, отметьте повестку дня.
  2. Далее выпишите те данные из хода заседания, которые касаются заинтересованного лица и обязательно – решение комиссии.
  3. После этого, в конце документа поставьте надпись «Верно» или «Выписка верна», подпишите и датируйте бланк.

Приложение N 9. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ (СОВЕЩАНИЙ)

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В государственных органах, органах местного самоуправления протоколы могут издаваться в полной форме или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список присутствующих, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения на заседании, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За — . против — . воздержалось — . «.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей — их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и формулируется с предлогом «о» («об»), печатается центрованно, подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилия основного докладчика указывается первой. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Ниже печатается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, методических, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), издаваемых на основании протоколов заседаний, могут состоять из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в государственном органе, органе местного самоуправления.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Доведение протоколов до заинтересованных лиц может осуществляться в электронном виде.

В отдельных случаях принятые решения могут доводиться до заинтересованных лиц в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке, подписываются председателем (председательствующим) и секретарем или заверяются по правилам заверения копий документов.

Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

— наименование государственного органа, органа местного самоуправления — указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования государственного органа, органа местного самоуправления;

— вид документа — ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

Читайте также  Как отрегулировать зажигание стробоскопом

— вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

— место проведения заседания (совещания): указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания» и выравнивается по центру;

— регистрационный номер протокола;

— подпись (подписи) — отделяется от текста 2 — 3 межстрочными интервалами и состоит из слова «Председатель», если заседание (совещание) проводилось под руководством коллегиального или совещательного (координационного, методического) органа, или наименования должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря, личной подписи (подписей), расшифровки подписей (инициалы и фамилия(и). В отдельных, установленных законодательством Российской Федерации случаях (например, протоколы аттестационных, конкурсных комиссий), подписываются всеми членами комиссии.

Подпись (подписи) печатается от левой границы текстового поля документа.

Выписка из приказа: порядок оформления и образец

Выписка из приказа — это заверенный должным образом документ, который содержит отдельные сведения из распоряжения. Она обладает законной силой и предназначена для подтверждения указанной в ней информации.

Кто и для чего просит выписки

Все основные поручения работникам, назначения, переводы, увольнения в компании оформляют при помощи распорядительных документов, обязательных для исполнения. Иногда те или иные государственные органы требуют предоставить сведения о сотрудниках, которые содержатся в протоколах, поручениях, распоряжениях.

Понятно, когда бумага относится только к одному работнику и информация краткая, тогда легко просто сделать копию. Но иногда предоставить сведения полностью невозможно по ряду причин. Тогда законодательство предусматривает возможность составить выписку (статья 62 Трудового кодекса).

Чтобы правильно составить документ, следует понимать, что такое выписка из приказа, — это копирование той его части, которая требуется конкретному работнику и касается его лично.

Это делается в нескольких случаях:

  • текст приказа слишком большой;
  • он содержит конфиденциальную информацию;
  • архивные документы повреждены;
  • информация касается не только одного сотрудника.

Например, если это распоряжение о премировании сотрудников отдела и в нем есть личная информация нескольких людей, сведения о выделенных суммах и др. В этом случае выписывают лишь ту информацию, которая относится к запросившему ее человеку. Есть и бумаги, которые хранятся в одном экземпляре. Копировать запрещено, поскольку в них есть сведения, которые нельзя разглашать.

Иногда при помощи выдержки из распоряжений требуется подтвердить принятие на работу, увольнение, стаж и др. Такая необходимость возникает, например, если человек потерял трудовую книжку. И другого способа подтвердить данные нет. Наличие подобной выписки из приказа о зачислении воспитанников требуют контролирующие органы от дошкольных учреждений. На официальных сайтах ДОУ обязаны опубликовать их в течение трех дней после издания.

Такие справки требуются для предоставления и в следующие государственные органы:

  • Пенсионный фонд;
  • органы социальной защиты населения;
  • судебные инстанции;
  • контролирующие учреждения;
  • Государственная инспекция труда и др.

Чем выписка отличается от копии

Чтобы решить, какой вид бумаг предоставить, следует понимать, в чем их разница. В одном случае документ полностью копируют, а во втором — фиксируют информацию выборочно, выписывая или копируя лишь некоторые пункты. Еще одно отличие — копию не всегда заверяют, а выдержку необходимо закрепить подписью должностного лица. Но юридически эти документы одинаковые.

Как сделать выписку

Сначала сотрудник пишет заявление на имя руководителя компании. В нем указывает, из какого распоряжения и для чего требуется документ. Затем запрос отмечают у секретаря организации.

Единых стандартов для составления нет. Но как любой деловой документ, справка составляется по определенным правилам. В ней сохраняются основные реквизиты распоряжения — название организации, ИНН, адрес, контакты, номер, дата и место составления. Оформляется на листе А4 или на официальном бланке, в котором указаны все реквизиты организации. Если это обычный лист, то придется написать эти данные самостоятельно.

Ознакомьтесь с тем, как правильно оформить выписку из приказа, вот алгоритм:

  1. Сначала указываем наименование компании и ее реквизиты.
  2. Затем название документа, его дату и номер, точно как в распоряжении.
  3. Ниже располагают дату и место составления.
  4. Далее идет та часть текста, которая требуется заявителю.
  5. Затем необходимо написать должность и Ф.И.О. должностного лица, подписавшего распоряжение. Выдержку это лицо не подписывает, на этом месте следует написать слово «подпись».
  6. После основной части текст заверяет ответственный сотрудник при помощи отметки «Верно» и подписи.

Образцы

О приеме на работу (шаблон):

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

от ______ № город

Принять на работу с _____________ (Ф.И.О., должность) с окладом _______ рублей. Установлено испытание при приеме на работу продолжительностью 3 месяца. Основание: трудовой договор № ____ от _____.

Руководитель __________ подпись

Начальник отдела кадров подпись, расшифровка

При заполнении ориентируйтесь на этот образец:

В отдел кадров вправе обратиться бывший сотрудник, утерявший трудовую книжку, и попросить выдержку из нескольких распоряжений — о принятии на работу, переводах и расторжении трудового договора. В таком случае ему обязаны предоставить эти документы в виде отдельной справки по каждому распоряжению.

Инструкция: готовим выписку из приказа

Выписка из приказа — это официальный документ, включающий фрагмент распоряжения, который касается конкретного сотрудника. В ней указывают реквизиты компании и обязательно заверяют по установленным правилам.

Кто и для чего просит выписки

Любое изменение (трудоустройство, расторжение договора, перевод на другую должность, премирование, взыскание и др.) закрепляют в распорядительных документах компании. Зачастую содержащиеся в них сведения необходимы сотруднику, чтобы подтвердить период рабочей занятости, назначение на должность, увольнение и др. Это требуется, если другим способом доказать эти события нельзя, например при утере трудовой книжки. Чаще всего не копируют распоряжение полностью, а выдают справку, выписывая из распоряжений необходимую информацию. Выдают ее работнику, запросившему эти данные, на основании ст. 62 ТК РФ.

Иногда такие выдержки выдают по запросу государственных ведомств. Часто их просят следующие организации:

  • отделение соцзащиты населения;
  • Пенсионный фонд;
  • банки и кредитные учреждения;
  • судебные органы;
  • проверяющие и надзорные структуры;
  • Государственная инспекция труда.

Некоторые посольства (например ОАЭ) запрашивают выписки из приказа о зачислении в вузы, чтобы подтвердить подлинность диплома. Такая необходимость возникает, например, когда людям приходится легализовать диплом для трудоустройства за рубежом.

Иногда достаточно снять копию документа, но есть ситуации, когда это невозможно или нецелесообразно:

  • если распоряжение содержит коммерческую, государственную тайну или другие секретные сведения;
  • его содержание размещено не на одной, а на большом количестве страниц;
  • акт, находящийся в архиве, поврежден;
  • сведения, указанные в документе, касаются не только одного человека, в нем содержатся личные данные других людей.

Это касается, например, случаев, когда общим распоряжением утверждают награждение целой группы сотрудников с указанием их имен, фамилий, перечислением размеров окладов, других выплат и т. д.

Если документ касается только одного трудящегося, который запросил данные, то его просто копируют. Но если в документе есть конфиденциальная информация, то стоит запрет на снятие копий. В этом случае понадобится выдержка той части, которую не запрещено разглашать.

Чем выписка отличается от копии

На практике используют и один, и другой вариант. Но чтобы решить, когда выдавать тот или иной документ, разберемся, в чем отличия. Копия — это полное дублирование всей информации, содержащейся в оригинале. А вот определение, что такое выписка из приказа, — это воспроизведение только отрывка, касающегося определенного человека. В остальном оба варианта равноценны с юридической точки зрения. Их требуется заверить, чтобы они имели законную силу.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как получить выписку из Единого государственного реестра недвижимости. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как сделать выписку из распоряжения

Если сотрудник напишет заявление на получение справки, работодатель не вправе ему отказать. В запросе указывают, из какого документа требуется выдержка и для чего она понадобилась. Затем у кадровика есть всего несколько дней, чтобы ее составить.

Единых шаблонов для этой справки не существует. Но есть общепринятые требования к такого рода документации. Укажите все реквизиты, которые есть в распоряжении, включая:

  • название компании;
  • адрес;
  • номера телефонов;
  • коды ИНН, КПП, ОГРН;
  • номер регистрации и дату.
Читайте также  Как сделать скульптуру из гипса

Оформлять справку кадровики вправе и на листе А4, но солиднее и логично выдать ее на официальном бланке, особенно если она требуется в госорганы.

Вот подробная инструкция, как правильно оформить выписку из приказа для работника:

  1. После названия компании и реквизитов указываем заголовок.
  2. Ниже выписываем из подлинника точную дату и номер распоряжения.
  3. Дальше по правилам делопроизводства указываем число, месяц, год и место составления.
  4. Затем полностью копируем отрывок из распоряжения, который запросил коллега.
  5. Внизу указываем данные должностного лица, заверившего его (фамилия и инициалы, должность). Но без его подписи, поскольку она есть в оригинале. Тут необходимо оставить только слово «подпись».
  6. Заверяет сотрудник, который подготовил справку (пишет слово «Верно» и подписывает).

Если копия выдается для подачи в другие учреждения, то после отметки о заверении следует добавить фразу о месте хранения документа — «Подлинник находится в (указать в какой компании), в деле (его номер и дату)» и поставить печать (п. 5.26 нацстандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Образец

Допустимо делать выдержку сразу из нескольких распорядительных документов. Например, в ситуации, если в компанию пришел гражданин, который работал здесь ранее, потерявший трудовую книжку. Ему потребуется выписать сведения из всех основных распоряжений — о трудоустройстве, переводах, увольнении. Составляют справку в виде единого документа по всем распоряжениям по порядку.

Возьмите за основу бланк, который поможет правильно составить документ.

Наименование предприятия и реквизиты

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

от __________ город ____

В целях ______________________________________________________________________

Руководитель организации _______________________

(предприятия) (инициалы, фамилия)

Секретарь _________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

А это пример выдержки из распоряжения о трудоустройстве сотрудника в 2021 году.

Как подготовить выписку из протокола

ГОСТ Р 57664-2017

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДОКУМЕНТЫ В ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ (ПРЕДСТАВИТЕЛЬНЫХ) ОРГАНАХ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Documents in legislative (representative) bodies of the constituent entities of the Russian Federation. Part 2. Typical samples

Дата введения 2018-06-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Государственный региональный центр стандартизации, метрологии и испытаний в г.Санкт-Петербурге и Ленинградской области» (ФБУ «Тест-С.-Петербург»)

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 115 «Устойчивое развитие административно-территориальных образований»

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2020 г.

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает типовые образцы документов, подлежащих использованию в деятельности законодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующий стандарт:

ГОСТ Р 57665 Документы в законодательных (представительных) органах субъектов Российской Федерации. Часть 1. Порядок работы

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Перечень стандартизированных типовых образцов документов

Перечень стандартизированных типовых образцов документов, подлежащих использованию в деятельности законодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации согласно ГОСТ Р 57665, включает образцы и примерные формы бланков и документов, примерные перечни документов, в том числе:

— образец бланка «Собрание депутатов субъекта Российской Федерации»;

— образец бланка «Конституция (Устав) субъекта Российской Федерации»;

— образец бланка «Закон субъекта Российской Федерации»;

— образец бланка «Постановление Собрания депутатов»;

— образец бланка «Заявление Собрания депутатов»;

— образец бланка «Обращение Собрания депутатов»;

— образец бланка Собрания депутатов ____ созыва;

— образец бланка «Депутатский запрос»;

— образец бланка рекомендаций депутатских слушаний;

— образец бланка депутата Собрания депутатов с изображением Государственного герба субъекта Российской Федерации, предназначенного для корреспонденции, направляемой за пределы Собрания депутатов;

— образец бланка депутата Собрания депутатов без изображения Государственного герба субъекта Российской Федерации, предназначенного для переписки внутри Собрания депутатов;

— образец бланка «Собрание депутатов субъекта Российской Федерации» с продольным размещением реквизитов;

— образец бланка «Собрание депутатов субъекта Российской Федерации» с угловым размещением реквизитов;

— образец бланка распоряжения Председателя Собрания депутатов, Первого заместителя Председателя Собрания депутатов, заместителя Председателя Собрания депутатов;

— образец бланка выписки из распоряжения Председателя Собрания депутатов, Первого заместителя Председателя Собрания депутатов, заместителя Председателя Собрания депутатов;

— образец бланка Первого заместителя Председателя Собрания депутатов с продольным размещением реквизитов;

— образец бланка Первого заместителя Председателя Собрания депутатов с угловым размещением реквизитов;

— образец бланка заместителя Председателя Собрания депутатов с продольным размещением реквизитов;

— образец бланка заместителя Председателя Собрания депутатов с угловым размещением реквизитов;

— образец бланка фракции в Собрании депутатов;

— образец бланка «Фракции в Собрании депутатов» (для оформления писем за подписями двух и более руководителей фракций в Собрании депутатов);

— образец бланка комитета, комиссии Собрания депутатов;

— образец бланка «Комитеты Собрания депутатов» (для оформления писем за подписями двух и более председателей комитетов, комиссий Собрания депутатов);

— образец бланка согласительной комиссии;

— образец бланка специальной комиссии;

— образец бланка для оформления протоколов заседаний Собрания депутатов, Совета Собрания депутатов, фракций в Собрании депутатов, комитетов, комиссий Собрания депутатов;

— образец бланка для оформления выписок из протоколов заседаний Собрания депутатов, Совета Собрания депутатов, фракций в Собрании депутатов, комитетов, комиссий Собрания депутатов;

— образец бланка для оформления решений фракций в Собрании депутатов, комитетов, комиссий Собрания депутатов;

— образец бланка Экспертного совета при Председателе Собрания депутатов и других советов при Председателе Собрания депутатов;

— образец бланка Совета по совершенствованию законодательства;

— образец бланка Аппарата Собрания депутатов;

— образец бланка Руководителя Аппарата Собрания депутатов с продольным размещением реквизитов;

— образец бланка Руководителя Аппарата Собрания депутатов с угловым размещением реквизитов;

— образец бланка распоряжения Руководителя Аппарата Собрания депутатов, Первого заместителя Руководителя Аппарата Собрания депутатов, заместителя Руководителя Аппарата Собрания депутатов;

— образец бланка выписки из распоряжения Руководителя Аппарата Собрания депутатов, Первого заместителя Руководителя Аппарата Собрания депутатов, заместителя Руководителя Аппарата Собрания депутатов;

— образец бланка письма заместителя Руководителя Аппарата — управляющего делами Собрания депутатов;

— образец бланка письма заместителя Руководителя Аппарата Собрания депутатов — начальника Подразделения по связям с общественностью и взаимодействию со СМИ;

— образец бланка Секретариата Председателя Собрания депутатов, Первого заместителя Председателя Собрания депутатов, заместителя Председателя Собрания депутатов, Совета Собрания депутатов, Руководителя Аппарата Собрания депутатов;

— образец бланка руководителя Секретариата Председателя Собрания депутатов с продольным размещением реквизитов;

— образец бланка руководителя Секретариата Председателя Собрания депутатов с угловым размещением реквизитов;

— образец бланка структурного подразделения Аппарата Собрания депутатов;

— образец бланка Управления делами Собрания депутатов;

— образец бланка аппарата комитета, комиссии Собрания депутатов;

Читайте также  Как сделать ссылку без подчеркивания

— образец бланка аппарата фракции в Собрании депутатов;

— образец бланка резолюции (поручения);

— образец бланка телеграммы категории «Правительственная»;

— перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации в Подразделении информационно-технологического и документационного обеспечения Аппарата Собрания депутатов;

— перечень документов, не подлежащих преобразованию в электронную форму (сканированию) в подразделении прохождения документов и документационного обеспечения Подразделения информационно-технологического и документационного обеспечения Аппарата Собрания депутатов;

— форма заказа на автоматизированную подготовку текстов;

— форма заказа на копировально-множительные работы;

— форма заявки на звукозапись заседаний;

— форма заявки на техническое обеспечение мероприятия;

— форма номенклатуры дел Собрания депутатов;

— форма номенклатуры дел структурного подразделения Аппарата Собрания депутатов;

— перечень особо ценных документов Собрания депутатов;

— форма акта приема-передачи документов при ликвидации (реорганизации) структурного подразделения Аппарата Собрания депутатов;

— форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаемого Руководителем Аппарата Собрания депутатов;

— форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаемого протоколом заседания экспертной комиссии;

— форма обложки дела согласно номенклатуре дел;

— форма внутренней описи документов, находящихся в деле;

— форма листа — заместителя документа в деле;

— форма листа — заверителя дела;

— форма описи дел постоянного хранения;

— форма описи дел временного хранения;

— форма требования на выдачу дел во временное пользование из подразделения формирования архива Собрания депутатов;

— форма требования на выдачу копий документов, хранящихся в архиве Собрания депутатов;

Общие правила составления и оформления протокола

Д анная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

  • заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
  • разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

  • полное наименование организации или предприятия;
  • название вида документа (ПРОТОКОЛ);
  • дата;
  • индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
  • место составления;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

  • наименование структурного подразделения;
  • гриф утверждения;
  • отметка о наличии приложений;
  • место (помещение, офис) и время проведения заседания;
  • фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
  • дата подписания протокола;
  • способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: