Как оформлять инструкции

Должностные инструкции

Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.

Функции

ДИ характеризуется этими функциями:

  • Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
  • Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

  • Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
  • Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
  • Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
  • Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
  • Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Формы должностной инструкции

Существует 2 формы должностных инструкций:

  • Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
  • Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.

Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.

Разделы инструкции

Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.

Общие положения

В этом разделе прописывается основная информация:

  • Должность сотрудника.
  • Наименование подразделения.
  • Подчиненность сотрудника.
  • Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
  • Особенности замещения основного сотрудника временным.
  • Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.

Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).

Задачи

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

  • Соблюдение сроков подготовки документации.
  • Следование правилам взаимодействия в коллективе.
  • Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Права

Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:

  • Принятие решений в установленных рамках полномочий.
  • Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
  • Согласование и утверждение документации.

В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.

Ответственность

Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.

Взаимодействие

Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.

Утверждение

Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.

После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:

  • Отдельный лист под роспись.
  • Специальный журнал.
  • Графа в самой инструкции.

Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.

Как писать понятные инструкции для товаров: руководство для копирайтеров

Инструкция – справочный документ, где собраны правила эксплуатации товара. Это может быть руководство пользователя бытовой техники, указания к применению лекарственного препарата, статья в разделе FAQ или текст на пачке риса. Продавец обязан предоставить покупателю информацию о товаре согласно статье 10 закона России «О защите прав потребителей».

Разработкой инструкций занимается технический писатель, который совмещает гуманитарные и технические знания. Но во многих компаниях эти задачи возложены на аналитиков, менеджеров, копирайтеров.

Написать понятную инструкцию – рассказать о технически сложном товаре простым языком, без потери смысла.

Виды инструкций

По содержанию инструкции бывают:

  1. Описательные. Цель описательной инструкции – познакомить покупателя с товаром: рассказать о полезных функциях смартфона, возможностях сервиса, материалах оконного профиля или применении битумной мастики.

«Фалевая защелка – часть дверного замка для максимального прилегания полотна к коробке в закрытом положении».

  1. Сценарные. Сценарная инструкция – это пошаговое руководство для решения конкретной задачи. Например, как заменить струны на гитаре, запустить автотаймер регистратора или сварить пельмени.

«Включите стиральную машину с помощью кнопки СТАРТ.

Удерживайте кнопку таймера «5» до появления индикации «3h» на диалоговом окне».

Сценарные инструкции, кроме перечисления действий, обучают пользователя лайфхакам, профессиональным хитростям, горячим клавишам. Например, не все знают, что между рельсом встроенного шкафа-купе и потолком из гипсокартона нужно подложить фанеру. Иначе крепление со временем ослабнет.

Материалы сборки велосипеда – описательная инструкция, а порядок замены пробитой шины – сценарная.

Еще инструкции разделяются по формату:

  • текстовые;
  • видеоинструкции;
  • скринкастинг – запись действий с экрана компьютера;
  • инфографика – подборка иллюстраций для быстрой передачи сути;
  • FAQ – справочный раздел сайта для ответов на популярные вопросы.

Выбор формата зависит от продукта. Например, видео и скринкастинг хорошо расскажут о программном обеспечении. Инфографика наглядно продемонстрирует процесс сборки/разборки мебели. Текстовые (печатные и электронные) подходят для большинства физических товаров и объединяют несколько форматов в один документ.

Правила составления текстовых инструкций

Первым делом определитесь с покупателем товара и обстоятельствами, при которых инструкцию будут читать. Например, инструкцию для автомобильной фары читают в гараже или СТО. Поэтому разделите ее на два документа. В одном – расскажите о характеристиках, производителе, особенностях. В другом – покажите схему подключения. Желательно распечатать руководство на плотной бумаге, которая не порвется от многократного использования.

Для простых товаров, где не требуется подробное описание функций (например, компьютерная мышь) инструкция пишется в сжатой форме. Про новые товары на рынке, наоборот, стоит рассказать подробнее.

Кроме того, важен опыт покупателя. Например, профессиональным мебельщикам не интересен порядок установки фасадов – они и так это знают. Домохозяйкам и новичкам стоит объяснять все «на пальцах».

Очевидно, что инструкции для дизельного генератора и чайника отличаются по объему и содержанию. Однако принципы составления для любого продукта – одинаковые.

Структура

Типовая инструкция включает следующие разделы:

  • общая характеристика и назначение товара;
  • техника безопасности;
  • обзор возможностей;
  • принцип работы;
  • установка;
  • устранение неисправностей;
  • гарантийные обязательства.

Составьте оглавление, если в инструкции более 5 листов. Это позволит читателю быстро перейти к нужному разделу и не искать информацию в интернете.

Внимательным читателям! Дарим скидку 35 % на оплату любого тарифа курса «Коммерческий автор» от онлайн-университета TeachLine. Чтобы активировать скидку, перейдите на страницу курса, прокрутите вниз, чтобы появилось всплывающее окно, и нажмите кнопку «Получить».

Оформление текста

Понятные инструкции – это инструкции, написанные в форме диалога с читателем. По возможности не используйте технические термины. Будьте последовательны в изложении. Например, не стоит писать про неисправности до перечисления режимов работы прибора.

Инструкция – официальный документ, поэтому уберите из текста воду, пустословия и личные суждения. При описании порядка действий глаголы ставьте в повелительное наклонение.

Плохо

Хорошо

Для этого необходимо перейти в режим записи видео.

Перейдите в режим записи видео.

Ламинированное покрытие нужно протирать обычными моющими средствами.

Протирайте ламинированное покрытие обычными моющими средствами.

Все детали фурнитуры для получения легкого хода должны смазываться не реже 1 раза в год машинным маслом.

Смазывайте фурнитуру не реже 1 раза в год машинным маслом для получения легкого хода.

Избегайте слов «скорее всего», «наверно», «вероятно», «может быть» и подобных. Они вызывают чувство сомнения в экспертности автора.

Плохо

Хорошо

Эта надпись говорит о вероятной поломке механизма.

Эта надпись говорит о поломке механизма.

Сбор данных скорее всего займет 10 минут.

Сбор данных займет 10 минут.

Структурируйте материал на тематические блоки. Используйте нумерованные и маркированные списки. Для лучшего восприятия текста оставляйте межстрочный интервал, а сами абзацы делайте короткими.

Плохо

Хорошо

Удерживайте кнопку «Пуск» до появления желтой индикации на экране. Затем выберите в меню режим «Блок».

Для регулировки створки вам потребуется шестигранник, шлицевая отвертка и монтажный клин.

Для регулировки створки вам понадобятся:

Не используйте синонимы одного и того же термина. Они могут означать разные вещи. Читатель должен понять смысл, а не оценить словарный запас автора.

Плохо

Хорошо

В документе недопустимо использование просторечий, сленговых выражений, жаргонизмов.

Плохо

Хорошо

Номинальная мощность микроволновки – 700 Вт.

Номинальная мощность микроволновой печи – 700 Вт.

Граната автомобиля передает крутящий момент на ось колеса.

Шарнир равных угловых скоростей (ШРУС) автомобиля передает крутящий момент на ось колеса.

Читайте также  Как сделать животных из бисера

Подберите читаемый шрифт текста. Шрифты с засечками (Times New Roman, Georgia) имеют небольшие черточки по краям линий. Они подходят для объемных печатных документов в 12 размере. Шрифты без засечек (Arial, Verdana) хорошо читаются на электронных документах.

Чем крупнее шрифт, тем сложнее его читать без засечек. Исключения – заголовки, цитаты и врезки с важной информацией.

Допустимое напряжение в сети от 215 до 230 Вольт.

Допустимое напряжение в сети от 215 до 230 Вольт.

Иллюстрации

Картинки дополняют текст, быстрее доносят смысл и сокращают объем документа. Иллюстрациями могут быть схемы монтажа, скриншоты с экрана, графики, таблицы, векторные рисунки или реальные фотографии. Главное, чтобы картинки имели одинаковый размер и стиль.

Сделать скриншот можно с помощью горячих клавиш компьютера. Но для создания ярких изображений без знания специальных программ не обойтись. Например, графический редактор Adobe Photoshop позволяет рисовать и обрабатывать картинки любой сложности. Бесплатная версия для ознакомления доступна в интернете, но для полноценной работы стоит купить программу со всеми инструментами дизайнера.

Ну и в завершение, несколько полезных статей на тему дизайна:

Должностные инструкции: Что? Как? Зачем?

Все мы очень любим определенность, особенно если речь идет о работе. Занимая вакантную должность в компании, мы прежде всего расчитываем получить четкие и понятные разъяснения относительно будущих обязанностей, прав и возможностей. И это вполне резонно: ни один человек не сможет работать по-настоящему эффективно, не зная, что именно от него требуется и что он за это получит.

Чем четче и подробнее компания опишет свои ожидания от сотрудника, тем лучше будем всем.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.

Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.

Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника. Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Как написать должностную инструкцию

Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.

Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

2. Основные задачи:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

3. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

4. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

5. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Зачем нужна должностная инструкция

Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.

Ведь должностная инструкция — это:

  • основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
  • важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
  • эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
  • документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Как оформлять инструкции

ГОСТ IEC 82079-1-2014

ПОДГОТОВКА ИНСТРУКЦИЙ ПО ПРИМЕНЕНИЮ

Построение, содержание и представление материала

Общие принципы и подробные требования

Preparation of instructions for use. Structuring, content and presentation International. Part 1. General principles and detailed requirements

Дата введения 2015-10-01

Предисловие

Цели, основные принципы и общие правила проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, обновления и отмены»

Сведения о стандарте

1 ПОДГОТОВЛЕН Открытым акционерным обществом «Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации» (ОАО «ВНИИС») на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 5

2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии

3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 30 сентября 2014 г. N 70-П)

За принятие проголосовали:

Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97

Сокращенное наименование национального органа по стандартизации

Минэкономики Республики Армения

Госстандарт Республики Беларусь

4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 24 ноября 2014 г. N 1723-ст межгосударственный стандарт ГОСТ IEC 82079-1-2014 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 октября 2015 г.

5 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту IEC 82079-1:2012* «Подготовка инструкций по применению. Структурирование, содержание и представление. Часть 1. Общие принципы и подробные требования» («Preparation of instructions for use — Structuring, content and presentation international — Part 1: General principles and detailed requirements», IDT).

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. — Примечание изготовителя базы данных.

Международный стандарт разработан Техническим комитетом 3 «Структура информации, документация и графические символы» Международной электротехнической комиссии (IEC).

В разделе «Нормативные ссылки» ссылки на международные стандарты актуализированы.

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им межгосударственные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

6 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

7 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Сентябрь 2020 г.

Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта и изменений к нему на территории указанных выше государств публикуется в указателях национальных стандартов, издаваемых в этих государствах, а также в сети Интернет на сайтах соответствующих национальных органов по стандартизации.

В случае пересмотра, изменения или отмены настоящего стандарта соответствующая информация будет опубликована на официальном интернет-сайте Межгосударственного совета по стандартизации, метрологии и сертификации в каталоге «Межгосударственные стандарты»

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает общие принципы и подробные требования к проектированию и разработке всех видов инструкций по применению, которые будут необходимы или полезны для пользователей продукции любого вида, начиная от банки с краской до больших или очень сложных изделий, таких как крупные промышленные машины, заводы или строения, поставляемые под ключ.

Примечание — Термин «продукт», как определено в 3.29 настоящего стандарта, относится к потребительским непродовольственным, электрическим, электронным, электромеханическим, механическим и другим изделиям.

Стандарт предназначен в качестве руководства всем заинтересованным сторонам, участвующим в подготовке инструкций по применению, например:

Читайте также  Как не забеременеть в 13 лет

поставщикам, составителям технических документов, иллюстраторам технических документов, разработчикам программного обеспечения, переводчикам и другим специалистам, занятым работой по планированию и составлению инструкций по применению.

Стандарт не устанавливает количественных характеристик документации, которая должна быть поставлена с изделием. Это, очевидно, невозможно, так как настоящий стандарт применим ко всем видам продукции. Требуемые количественные характеристики документации будут зависеть от характера изделия, его сложности и навыков предполагаемых пользователей.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты. Для датированных ссылок применяют только указанное издание ссылочного стандарта, для недатированных — последнее издание (включая все изменения).

IEC 60204-1:2005, Safely of machinery — Electrical equipment of machines — Part 1: General requirements (Безопасность машин. Электрооборудование машин. Часть 1. Общие требования)

Заменен на IEC 60204-1:2016.

IEC 60417, Graphical symbols for use on equipment (Графические символы, наносимые на оборудование)

IEC 60529, Degrees of protection provided by enclosures (IP Code) (Степени защиты, обеспечиваемые оболочками (код IP))

IEC 60617, Graphical symbols for diagrams (Графические символы для схем)

IEC 62507-1, Identification systems enabling unambiguous information interchange — Requirements — Part 1: Principles and methods (Системы идентификации, способные на недвусмысленный обмен информацией. Требования. Часть 1. Принципы и методы)

IEC/PAS 62569-1:2009, Generic specification of information on products — Part 1: Principles and methods (Общая техническая информация о продукции. Часть 1. Принципы и методы)

Заменен на IEC 62569-1:2017.

ISO 3864 (all parts), Graphical symbols — Safety colours and safety signs [(все части). Графические символы. Сигнальные цвета и знаки безопасности)]

ISO 3864-2, Graphical symbols — Safety colours and safety signs — Part 2: Design principles for product safety labels (Графические символы. Сигнальные цвета и знаки безопасности. Часть 2. Принципы проектирования для этикеток безопасности продукции)

ISO 7000, Graphical symbols for use on equipment — Index and synopsis (Графические символы, наносимые на оборудование. Указатель и краткое изложение)

ISO 7010, Graphical symbols — Safety colours and safety signs — Registered safety signs (Графические символы. Сигнальные цвета и знаки безопасности. Зарегистрированные знаки безопасности)

ISO 9241 (all parts), Ergonomics of human-system interaction [(все части). Эргономика взаимодействия «человек-система»)]

ISO 11683, Packaging — Tactile warnings of danger — Requirements (Упаковка. Тактильные предупреждения об опасности. Требования)

ISO 12100, Safety of machinery — General principles for design — Risk assessment and risk reduction (Безопасность машин. Основные принципы дизайна. Оценка рисков и снижение рисков)

ISO 14617 (all parts), Graphical symbols for diagrams [(все части). Графические символы для схем)]

ISO/IEC Guide 51:1999, Safety aspects — Guidelines for their inclusion in standards (Аспекты безопасности. Правила включения в стандарты)

Заменен на ISO/IEC Guide 51:2014.

ISO/IEC Guide 71:2001, Guidelines for standards developers to address the needs of older persons and persons with disabilities (Руководящие указания для разработчиков стандартов, направленных на удовлетворение потребностей пожилых людей и лиц с ограниченными возможностями)

Заменен на ISO/IEC Guide 71:2017.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями.

Примечание — Термины, выделенные курсивом, определены в другом пункте настоящего раздела.

3.1 продукт общедоступного дизайна (accessible design product): Продукт, который предназначен для максимального числа потенциальных пользователей.

3.2 шрифт Брайля (braille): Система письма, использующая ряд двумерных моделей выпуклых точек для чтения с помощью пальцев.

3.3 ввод в действие (commissioning): Процедуры, предшествующие или связанные с ними, передаче продукта, готового к вводу в эксплуатацию, в том числе окончательные приемочные испытания, передача всех документов, имеющих отношение к использованию продукта и, при необходимости, инструктаж персонала.

3.4 компонент (component): Продукт, используемый в качестве составной части собранного продукта, системы или установки.

[IEC 81346-1:2009, определение 3.7]

3.5 соответствия (conformity): Выполнение установленных требований.

Примечание — Термин «conformance (согласование)» является синонимом, но не рекомендуется.

3.6 последствие (consequence): Результат определенного стечения обстоятельств.

Примечание 1 — От одного события может быть более одного последствия.

Примечание 2 — Последствия могут варьировать от положительных к отрицательным. Однако последствия, не следующие требованиям безопасности, всегда будут отрицательными.

Примечание 3 — Последствия могут быть выражены качественно или количественно.

[ISO Guide 73:2009, 3.6.1.3, модифицировано]

3.7 расходный материал (consumable): Любая порция материала, которая необходима для дальнейшего использования или обслуживания продукта.

3.8 потребитель (consumer): Отдельно взятый представитель широкой публики, приобретающий или использующий продукцию, имущество или услуги в личных целях.

Примечание — Исходя из требований настоящего стандарта предполагается, что «потребитель» не должен быть квалифицированным лицом.

3.9 потребительский продукт (consumer product): Продукт, доступный или предназначенный для использования потребителем.

Примечание — Потребительская продукция подразумевает наличие у продукции общедоступного дизайна.

3.10 клиент (customer): Лицо или организация, которые приобретают или получают продукт.

Должностная инструкция: порядок оформления

Одним из документов, регулирующих трудовые отношения внутри фирмы, является должностная инструкция для сотрудников. Конечно, компания может ее и не составлять — претензий со стороны трудовиков не последует. Однако иногда инструкция все же может очень пригодиться, например, при конфликтах с работниками или в битвах с налоговиками за расходы.

А может, не надо?

Как ни странно, Трудовой кодекс не содержит термина «должностная инструкция». И это несмотря на то, что данный документ является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Ведь его содержание — это не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

По мнению Роструда, должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Об этом говорится в письме ведомства от 9 августа 2007 года № 3042-6-0. Такая инструкция необходима в интересах обеих сторон трудовых отношений, так как в данном документе зачастую содержатся дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника. При его отсутствии становится невозможно сделать следующее: обосновать отказ в приеме на работу; объективно оценить деятельность «новобранца» в период испытательного срока; распределить трудовые функции между сотрудниками; временно перевести сотрудника на другую работу; оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Впрочем, данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений по причине несоставления указанного документа.

Составление и корректировка

Основанием для заполнения содержательной части должностных инструкций служит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда от 21 июля 1998 г. № 37). Содержащиеся в нем квалификационные характеристики состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». Отметим, что справочник носит рекомендательный характер и призван облегчить решение вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций.

В то же время порядок составления должностной инструкции не урегулирован нормативными правовыми актами. Следовательно, работодатель сам решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения. Инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Корректировка может быть связана с изменением обязательных условий трудового соглашения. При этом работник должен быть заблаговременно письменно уведомлен о грядущих переменах. Только после того, как штатный сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому контракту, целесообразно вносить изменения в данный документ путем подготовки дополнительного соглашения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).

В случае когда должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и ее корректировка не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить документ в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Как правило, инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а второй хранится в отделе кадров.

Формальные признаки

Также в ходе разработки должностной инструкции и при внесении в нее изменений важно уделить должное внимание требованиям к оформлению документа, которые распространяются на состав его реквизитов и порядок их расположения на бланках установленного вида. При решении данной задачи следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст.

Обязательные реквизиты инструкции определяются согласно разделу 2 ГОСТа Р 6.30-2003. К ним относятся:

  • наименование организации — разработчика документа;
  • наименование вида документа;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа — номер, присвоенный ему по правилам регистрации документов в организации. Регистрационный номер должностной инструкции может включать индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа (например, «д/и»), информацию об исполнителе документа и др.;
  • место составления или издания документа;
  • гриф утверждения документа — реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает слово «утверждаю» (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную словесно-цифровым способом);
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • отметка о наличии приложения;
  • подпись;
  • гриф согласования документа — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами;
  • визы согласования документа;
  • отметка о заверении копии документа;
  • отметка об исполнителе;
  • идентификатор электронной копии документа.
Читайте также  Как повысить работоспособность

Проекты разрабатываемых инструкций направляются на внутреннее согласование всем заинтересованным должностным лицам. Замечания (предложения) по проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных должностными лицами организации.

Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации. По этой причине ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. По усмотрению организации документ может визироваться полистно.

О. Сопунько, эксперт «Федерального агентства финансовой информации»

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Оформление текстовых документов: новые требования ГОСТ

Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

Общие моменты

С 1 июля 2020 года вступит в силу приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.04.2019 № 175-ст, которым предусмотрено два нововведения:

  • ГОСТ 2.105-95 утрачивает силу в качестве национального стандарта, но сохраняет действие в качестве межгосударственного;
  • ГОСТ Р 2.105-2019 признают национальным.

Дополнительно в этой сфере приняты:

  • ГОСТ Р 2.106-2019 «Единая система конструкторской документации. Текстовые документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 176-ст;
  • ГОСТ Р 2.601-2019 «Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 177-ст;
  • ГОСТ Р 2.610-2019 «Единая система конструкторской документации. Правила выполнения эксплуатационных документов», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 178-ст;
  • ГОСТ Р 2.711-2019 «Единая система конструкторской документации. Схема деления изделия на составные части», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 179-ст.

На практике при выполнении работы применяются те стандарты, которые выставляет заказчик, поскольку требования ЕСКД (единых систем конструкторской документации) и в целом ГОСТы в РФ считаются добровольными. Если документация оформляется для российского рынка, используйте правила оформления из национального свода. Если вы готовите бумаги для партнеров из ЕАЭС, стоит продолжать работу по ГОСТ 2.105-95. В ситуациях, когда документами пользуются компании и из России, и из других стран, укажите наименование стандарта, который использован при их подготовке.

Способы оформления

Разрешается заполнять документацию:

  • машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст);
  • рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562);
  • применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843);
  • на электронных носителях информации.

Дополнительно в новом национальном стандарте предусмотрены правила подготовки текстовых документов электронных (ТДЭ). Их допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные либо самостоятельно набираются, либо автоматически генерируются с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов.

Техническое оформление: общие требования

Формулировки основных правил ГОСТ оформления текстовых документов несколько отличаются в зависимости от того, как утвержден стандарт. Таблица покажет, в чем разница и сходство редакций:

Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95

Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019

Высота символов — не менее 2,5 мм

· шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров;

· допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.

Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм

Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15 — 17 мм

Абзацы начинается с отступа, равного 12,5 — 17 мм

От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм

Интервал между строками — не менее 8 мм

· текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала;

· допускается использование двойного межстрочного интервала.

· расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм;

· расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.

· расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте;

· при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование помещают только над первой частью таблицы.

Относительно копий в ГОСТ 2.105-95 заявлено, что их (здесь и далее приведены выдержки из текста):

выполняют одним из следующих способов:

  • типографским — в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;
  • ксерокопированием — рекомендуется размножать способом двустороннего копирования;
  • светокопированием;
  • микрофильмированием;
  • на электронных носителях данных.

В национальном стандарте на этот счет добавлены способы изготовления электронных копий:

  • сканированием исходного бумажного документа;
  • конвертированием или трансформированием ТДЭ из одного формата в другой или из одной схемы данных в другую;
  • цифровым копированием.

Отдельно следует выделить установленные стандартами требования к текстовым документам, касающиеся структуры последних. Они могут состоять из:

  • частей с присвоенным наименованием и обозначением. За исключением первой, каждой из них присваивается порядковый номер;
  • книг, у которых тоже есть номера и наименования;
  • разделов. Обязательно проставляется номер каждого, отделенный точкой от основного названия. Точка в конце названия не используется, перенос слов не допускается. Начало каждого раздела оформляется на новом листе;
  • подразделов. Первая цифра обозначает принадлежность к конкретному разделу, вторая — порядковый номер конкретного подраздела.

Что касается нумерации, ЕСКД при оформлении документов позволяет сделать ее как сквозной, так и отдельной для каждого раздела.

Чего делать нельзя

Внимательно посмотрите требования ЕСКД к содержанию и оформлению документации. В документах содержится исчерпывающий список того, что нельзя употреблять в тексте. Так, недопустимо:

  • применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
  • применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
  • применять произвольные словообразования;
  • применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;
  • сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в заголовках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

Помимо этого, требования ЕСКД 2020 года запрещают:

  • ставить знак минус для обозначения отрицательных чисел;
  • перечеркивать круг в качестве обозначения диаметра;
  • писать математические знаки без числового сопровождения;
  • указывать индексы стандартов без обозначения присвоенного им регистрационного номера.

Любой элемент текста следует оформлять в соответствии с правилами, отклонение от обязательных требований не допускается.

Пример выполнения текстового документа

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 20%. Программу вебинара смотрите здесь

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: