Управление дебиторской задолженностью

Как контролировать дебиторскую задолженность: методы и инструменты

Дебиторская задолженность представляет собой сумму долгов, причитающихся предприятию со стороны юридических и физических лиц, которые являются его должниками. По сути, она является активом предприятия, поэтому очень важно держать ее под контролем. В противном случае компания неизбежно столкнется с постоянным и неуправляемым ростом задолженности.

Дебиторская задолженность классифицируется:

  • по срокам погашения (краткосрочная — платежи ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты; долгосрочная — платежи ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты);
  • по степени возможности взыскания (текущая — задолженность в пределах тех сроков оплаты, которые установлены договором; сомнительная — срок погашения уже нарушен, но предприятие уверено, что средства будут получены; безнадежная — долги нереальные для взыскания).

В зависимости от масштабов деятельности компании могут устанавливать свои собственные классификации дебиторской задолженности.

Как не допустить появления сомнительных и безнадежных долгов

Существует несколько способов предотвращения появления плохих долгов или их минимизации.

1. Предоплата

Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты. Причем предоплата в этом случае должна быть 100 %. Тогда у вас, как у поставщика, не возникнет проблем с долгами.

2. Обеспечение в виде залога, поручительства, банковской гарантии

3. Встречная задолженность (кредиторская)

Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда возможно перекрыть их путем взаимозачета.

4. Аккредитив

Это довольно экзотический вариант, хотя и незаслуженно забытый. Аккредитив — одна из форм безналичных расчетов, смысл которой заключается в следующем: когда обе стороны договора (допустим, на осуществление поставок) не доверяют друг другу (то есть поставщик не доверяет покупателю, так как боится, что он его не оплатит, а покупатель боится делать предоплату, потому что не уверен, что поставщик отгрузит товар), проблему может решить третья независимая сторона в лице банка (банк-эмитент).

В этом случае банк открывает аккредитив: часть денежных средств расчетного счета покупателя переводятся на специальный счет в этом банке, и покупатель в течение определенного срока не имеет права распоряжаться этими деньгами. Затем банк сообщает поставщику о том, что деньги для него «зарезервированы» на отдельном счете и эти деньги ему будут перечислены, как только он представит документы, подтверждающие отгрузку.

К сожалению, эта услуга не пользуется особой популярностью. Вероятно, потому, что она недешевая. Но с точки зрения финансовой и гражданско-правовой это хороший вариант для предотвращения накопления долгов.

6 методов внутреннего контроля дебиторской задолженности

Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных критериев.

1. Плановый уровень дебиторской задолженности

Максимально допустимый размер дебиторской задолженности определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке.

Речь идет о сумме долгов, которую предприятие может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Размер этот лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки.

2. Условия предоставления отсрочки платежа (кредита) клиентам

У компании может быть принят какой-то конкретный срок — 15 или 30 дней, например. Но один срок не может быть универсальным для всех, с кем она работает.

Если речь идет о ключевом или постоянном клиенте, то для него срок может быть длиннее. Ведь он, как правило, делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства.

Если появляется новый клиент, в котором компания пока еще не уверена, то срок имеет смысл пересмотреть в сторону уменьшения. Проблемному клиенту срок нужно устанавливать либо минимальный, либо вообще настаивать на предоплате.

3. Мотивация сотрудников

Желательно разработать систему, при которой заработная плата сотрудника будет зависеть от срока дебиторской задолженности.

4. Процедура предоставления отсрочки платежа клиентам

Большую роль в принятии решения о предоставлении клиенту кредита играет собранная о нем информация.

Можно начать с анализа информации из открытых источников и той информации, которая запрашивается у покупателей. Как давно они работают на рынке? С кем из их контрагентов можно связаться, чтобы получить отзывы? Насколько аккуратно они рассчитываются? Много ценной для анализа информации можно извлечь из сайта компании.

Лучше всего лично посетить офис покупателя. Это позволит сформировать представление о том, насколько рискованно будет работать с ним.

5. Определение параметров оценки предоставленной клиентом информации

В данном случае важно учитывать наличие имущества, за счет которого возможно погашение задолженности, размер и динамику кредиторской задолженности, потенциальные финансовые трудности и проблемы с платежеспособностью.

6. Распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами

Все зависит от масштабов предприятия, но даже на малом предприятии имеет смысл определить, кто и за что отвечает в работе с дебиторской задолженностью, как распределяется ответственность.

С точки зрения логики коммерческий отдел должен отвечать за предоставление отсрочки платежа, осуществлять контроль над текущей дебиторской задолженностью. Участок работы юридического отдела — сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность (личные встречи, переговоры, переписка, претензии, исковое заявление). К бухгалтерии относятся учет, контроль над оформлением и списание дебиторской задолженности.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

10 правил управления дебиторской задолженностью

В предыдущей статье блога я говорил о важности проработки системы управления на всех уровнях, включая оптимизацию бизнес-процессов. Но как бы ни была хорошо выстроена система управления, она будет бесполезна, если мы не обеспечим бизнес необходимыми ресурсами. В этой и последующих статьях поговорим о некоторых практических приёмах, позволяющих повысить эффективность использования активов компании. И начнём мы с правил управления дебиторской задолженностью.

К сожалению, в разгар экономического кризиса многие предприятия столкнулись с острым дефицитом оборотных средств. Как следствие, появились проблемы с взаиморасчётами, выросла просроченная дебиторская задолженность и соответственно интерес к методам её минимизации.

Прежде всего, управление дебиторской задолженностью состоит из двух контуров – долговременного и оперативного. Долговременное управление ДЗ организуется в рамках общей процедуры управления финансами и состоит из планирования дебиторской задолженности и контроля соответствия фактического состояния плану.

На этапе планирования происходит распределение ресурсов предприятия по направлениям деятельности: клиентским сегментам, товарным группам, торговым маркам. Предоставление отсрочек – это дополнительная услуга, которую оказывает компания своим клиентам, и оказывать её имеет смысл только самым важным, целевым клиентам, не распыляя ресурсы предприятия на другие сегменты рынка. Более того, иногда с целью продвижения отдельных товарных групп компания устанавливает для них заниженные нормативы оборачиваемости.

Итак, правило №1: при планировании дебиторской задолженности компания должна учитывать свои маркетинговые приоритеты.

Отсюда правило № 2: информационное обеспечение планирования и контроля должно позволять эту задачу решить, то есть дебиторскую задолженность нужно научиться планировать и измерять во всех интересующих разрезах.

Оперативное управление дебиторской задолженностью состоит из этапов принятия решения о предоставлении отсрочки конкретному клиенту, контроля сроков погашения и процедуры работы с просроченной дебиторской задолженностью.

Иногда бывает так, что тщательно прописанные планы никак не влияют на реальную жизнь. Чтобы избежать такого казуса в области управления дебиторской задолженностью, советую соблюдать правило №3: процедуру решения о предоставлении отсрочки новому клиенту начинайте с проверки его соответствия установленным на этапе планирования лимитам и критериям.

Если результат проверки положительный, нужно убедиться в платёжеспособности и легитимности нового контрагента (правило №4). Возможность получить регистрационные данные и налоговую отчётность предприятия существовала всегда, сейчас же эта услуга как никогда доступна и предоставляется структурой органа государственной статистики. Тем не менее, до сих пор приходится сталкиваться с тем, что руководители предприятий либо не знают о такой возможности, либо игнорируют её, повышая риски предоставления отсрочек.

В ходе подготовки решения не забудьте и о правиле №5 – заручитесь поддержкой распорядителя финансов вашего клиента. Часто получается так, что менеджер по продажам общается лишь с частью закупочного комитета, плохо себе представляя процедуры принятия решений у вашего клиента. В условиях дефицита денежных средств распорядитель финансов, которым часто выступает финансовый директор, руководствуется собственными приоритетами и, если вы не имеете контакта с ним, повлиять на эти приоритеты будет сложно.

Итак, положительное решение об отсрочке принято и пора перейти к правилу №6: тщательно подготовьте и проверьте пакет документов, сопровождающих сделку. По этому вопросу я хочу адресовать читателей к статье нашего юридического партнёра, ранее опубликованной в нашей рассылке.

К сожалению, до сих пор приходится сталкиваться с тем, что в некоторых компаниях отсутствует система контроля финансовой дисциплины. То есть менеджеры по продажам, конечно, предупреждены о необходимости такого контроля и возможно даже где-то записывают плановые сроки погашения задолженностей своих клиентов. Если система стимулирования заставляет, менеджеры даже позванивают клиентам, напоминают о долге. Но в целом политика компании в отношении должников отсутствует, что в случае форс-мажорных обстоятельств на рынке даст о себе знать.

Формирование такой политики начинается с выполнения правила №7:

определите сотрудников, ответственных за своевременное погашение дебиторской задолженности. И не факт, что это должны быть менеджеры по продажам!

Взыскание долгов – это работа, чреватая конфликтами. Мобилизуя на неё продавцов, вы рискуете испортить их отношение с клиентом, а значит потерять его. Если масштаб бизнеса и ресурсы позволяют, иногда полезнее сыграть в «плохого и хорошего полицейского». Пусть независимый сотрудник финансовой службы работает с просроченным долгом по отработанной процедуре, зато менеджер по продажам сможет сохранить добрые отношения с клиентом в расчёте на следующие сделки.

В последней фразе речь идёт о правиле №8: разработайте и внедрите процедуру, бизнес-процесс работы с просроченной дебиторской задолженностью. Сам по себе бизнес-процесс может варьироваться в зависимости от ряда обстоятельств, но принципы его построения должны быть неизменны:

1. Вся процедура, её последствия и сроки исполнения должны быть известны высшему руководству компании-должника.

2. Все действия вашей компании по реализации процедуры должны незамедлительно сообщаться высшему руководству компании-должника.

3. Для каждой категории клиентов должна быть разработана система санкций, используемая в зависимости от суммы долга и продолжительности прострочки.

4. По мере повышения уровня санкций к решению о дальнейших шагах должен привлекаться более высокий уровень должностных лиц.

5. Обязательно фиксируйте все факты контактов, переговоров.

В бизнес-процессе должно быть закреплено решение важнейшего вопроса: продолжать или нет отгрузки при наличии просроченной дебиторской задолженности. Не рискну формулировать правило по этому вопросу, так как его решение зависит от ряда обстоятельств. Отмечу лишь одно из них: вы должны ясно представлять свои возможности по предотвращению отгрузок должнику аналогичной продукции конкурентами.

В российском бизнесе редко используют правило №9: стимулируйте своевременное погашение дебиторской задолженности. То ли это связано с особенностями нашего бухгалтерского учёта, затрудняющего легальный бонус после отгрузки, то ли с тем, что распорядитель финансов часто равнодушен к возможным дополнительным скидкам для его предприятия. В последнем случае бывает полезно довести ваше предложение до руководителя, заинтересованного в скидке, хотя определить этого человека и выйти на контакт с ним в крупных российских компаниях бывает не просто.

И, наконец, правило №10: проявляя настойчивость в истребовании просроченного долга, старайтесь избегать личного конфликта с должником. Считайте, что у вас ним возникла общая проблема, которую нужно решить. Такой подход не только ускорит положительное решение, но и позволит вам сберечь нервные клетки.

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 20%. Программу вебинара смотрите здесь

Управление дебиторской задолженностью

Дебиторская задолженность интересует каждого собственника предприятия. Круто, когда такой задолженности нет, но иногда ее наличие вполне оправдано. В каких случаях дебиторская задолженность допустима, и что делать, чтобы она не перерастала в просроченную? Читайте в статье.

Суть дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность — это кредит. Зачастую, когда мы даем кому-то кредит, это является негативным сигналом к тому, что человек либо не умеет распределять ресурсы и вести бизнес, либо изначально ориентируется на то, что платить необязательно.

В 90% случаев люди планируют возвращать долг. Две основные причины невозврата: неумение грамотно спланировать бюджет и, как следствие, неверный расчет собственной платежеспособности и жизнь в розовых очках — принятие желаемого за действительное.

Рассмотрим на примере:

Компания взяла у вас в долг продукции на 100 тыс. руб., рассчитывая вернуть за нее средства через месяц. К такому выводу владелец пришел, исходя из среднемесячной прибыли в 150 тыс. руб. за последние полгода. Но, он не учел, что:

  • во-первых, большая часть дохода у него уходит на обязательные расходы (заработную плату двум сотрудникам, аренду офисного помещения, оплату расходных материалов, налоги и т. д.) и в итоге на руках остается всего 50 тыс. руб. чистыми (а надо еще и себе на жизнь что-то оставить);
  • во-вторых, что закупленный товар может продаваться хуже, чем планировалось, либо крупный клиент, на которого он рассчитывал, может отказаться от покупки.
Читайте также  Какие музыкальные инструменты считаются самыми трудными

В итоге отдать 100 тыс. руб. через месяц он не сможет.

Давая деньги в кредит, мы замораживаем собственные средства и увеличиваем свои затраты. У денег есть своя стоимость — на сегодняшний день примерно 24% годовых. Давая отсрочку на 2 месяца, мы теряем 4%.

Если клиент взял товара на 1 млн. руб. с отсрочкой платежа в 60 дней, мы потеряем 40 тыс. руб. Мы можем либо осознанно пойти на утрату этих денег, либо повысить стоимость на эти 40 тысяч руб. Как вариант, можно сделать различия в прайсе — при оплате в момент получения товара предложить клиенту скидку в 2%. В этом случае недополученная прибыль составит вполовину меньше — 20 тыс. руб. Это выгоднее, чем кредитовать человека и терять 4% + рисковать, что дебиторка станет просроченной.

Что нужно для эффективной работы с дебиторской задолженностью?

  1. Принять, что задолженность может быть просроченная. Кредит стоит давать только тогда, когда есть уверенность, что без этих денег вы сможете обойтись. Если у вас нет стабильного дохода без этой задолженности, если в случае непогашения (несвоевременного погашения) образуется огромный разрыв в кэш-фло, соглашаться на образование дебиторки ни в коем случае не стоит.
  2. Определить процент дебиторской задолженности, который можно себе позволить безболезненно. Для этого нужно хорошо понимать свою ликвидность, знать оборот и прибыль.
  3. Установить четкие границы выхода за дебиторку для каждого клиента. Договор с клиентом изначально должен быть составлен таким образом, чтобы в момент подписания накладной у него возникали обязательства по возврату дебиторской задолженности. В договоре не просто должно быть прописано, что дебиторская задолженность обязательна к возвращению, а должны быть зафиксированы существенные санкции. Клиенту должно быть выгоднее своевременно вернуть долг, нежели возмещать вам убытки.

На суд в нашей стране ориентируются и надеются не все, но все же грамотно составленный договор — хорошее подспорье в решении возможных проблем в будущем. Это дополнительный козырь, который можно использовать, когда остальные уже будут исчерпаны.

Говоря вкратце, готовиться к дебиторской задолженности нужно заранее, до того, как вы фактически выдадите ее. Тогда вероятность, что она превратиться в безнадежную, сведется к минимуму.

Кому и когда можно давать в долг?

Прежде чем согласиться на дебиторскую задолженность, необходимо проанализировать, почему человек берет кредит — у него нет денег, он привык так работать или же хочет закрыть дебиторкой уже имеющиеся дыры. Лучше всего задать прямой вопрос. Если дебиторка берется, чтобы заткнуть дыры, это явный признак того, что человек не умеет управлять финансами, его долги будут расти и в итоге он пойдет ко дну.

Когда дебиторка оправдана?
Например, в случае, когда клиент хочет выйти на новый рынок сбыта, а сделать это без отсрочки платежа у него не выйдет. Многие торговые сети берут товар под реализацию со средней отсрочкой платежа в 60 дней. Войти в сеть, не дав отсрочку, к которой они привыкли, невозможно. Таким образом, клиенту приходиться загонять себя в дебиторскую задолженность для расширения бизнеса.

Просрочка и особенности работы с ней

В договоре должна быть прописана четкая дата полного погашения дебиторской задолженности. За несколько дней до наступления этой даты следует позвонить клиенту и напомнить о необходимости возврата средств. Повторные напоминания следует сделать за день до даты погашения и в день погашения. У клиента не должно создаваться иллюзии, что вы забыли о долге. Вы должны легко, четко и ненавязчиво поставить перед ним задачу оплатить долг.

В крупных компаниях заниматься напоминаниями должен не отдел продаж, а отдел по работе с дебиторкой или бэк-офис. За звонки должен отвечать человек, который ничего не может предпринять, но которому четко расписали, когда звонить и что говорить.

Важный момент! Первый день просрочки по дебиторке станет определяющим к тому, насколько серьезно к вам будет относиться клиент, одолживший деньги. Следует заранее прописать порядок действий, к которым стоит прибегать, когда клиент перестает реагировать на звонки или вообще не берет трубку. Вы должны:

  • знать, когда подключать менеджера по продажам;
  • понимать, что делать в первый, второй и последующие дни просрочки;
  • иметь шаблоны писем, которые высылаются клиенту при появлении просрочки.

Даже если клиент, просрочивший день возвращения долга, обещает внести платеж завтра-послезавтра, необходимо выслать ему на подписание официальный документ, который подтвердит его обязательства и еще раз напомнит о санкциях и возможности вашего обращения в суд. Зачастую, люди не хотят связываться с судом. Понимая, что в случае неуплаты открытие дела неизбежно, они начинают относиться к дебиторке серьезней и гасят долги.

У действующей компании свободные деньги, как правило, всегда есть. Ваша цель — убедить клиента, что платеж вам должен стать его первоочередной задачей. Чтобы даже в случае ограниченных финансов, он отдал долги не Васе или Пете, а именно вам. Важно попасть в число приоритетных контрагентов.

Некоторые клиенты иногда идут на хитрость и берут товар в долг не в одной компании, а сразу в нескольких. А потом пытаются шантажировать или навязывать свои условия продавцу. Например, клиент может просить вас простить долг, частично списать или продлить сроки возврата, а взамен пообещать сделать вас единственным поставщиком.

Как этого избежать? Создать такие условия сотрудничества, при которых клиенту будет выгодно работать именно с вами. Разработать свое УТП, чтобы чем-то отличаться от конкурентов.

Что делать, если клиент все равно не платит?

В 80% случаев, если предприняты все перечисленные выше меры, клиент возвращает долг. Главное, постоянно напоминать и жестко выполнять поставленные условия. Если в договоре написано, что в случае просрочки поставки прекращаются, то даже при обещании клиента оплатить, поставки следует прекратить. В противном случае, клиент перестанет воспринимать прописанные санкции всерьез.

Повторюсь, что большинство клиентов, видя ваше серьезное отношение к дебиторке, платят по своим обязательствам. Когда человек начинает юлить и не брать трубку, в дело должен вступить менеджер по продажам. Идти на прямой шантаж стоит только в крайнем случае. Если у клиента есть просрочка, важно встать на его место и понять, в чем действительно причина.

Объективно говоря, сложные ситуации у клиента вполне могут возникнуть. Но важна не столько сама ситуация, сколько то, как клиент планирует из нее выходить. Допустим, ваш клиент ждет платежей от своих клиентов. Что вы должны предпринять? Вы должны уточнить, что он сделал для возвращения средств — выслал ли письма-напоминания, уточнил ли причину и т. д.

  • В случае просрочки важно не начать прессовать клиента без прояснения ситуации, а попытаться помочь ему найти деньги для возврата. Нужно понимать, какие он прикладывает усилия, чтобы достать требуемые ресурсы.
  • Еще один вариант решения проблемы — дать человеку дополнительные услуги, которые не будут ничего стоить вам, но помогут ему разрулить ситуацию. Следует подумать, как вы можете ему помочь минимальными усилиями.

Главное во всем этом, понять, готов ли клиент действовать по предложенному вами алгоритму. Участие в проблемах клиента позволит убить сразу двух зайцев:

  1. показать, что его трудности вам небезразличны, и вы готовы помогать.
  2. в случаях, когда клиент отказывается от вашей помощи, с чистой совестью, требовать возврата средств без каких-либо вариантов.

Важно показать клиенту, что вы готовы пойти навстречу, но в случае отказа от помощи вправе требовать полного возврата.

Возникли вопросы? Обращайтесь! Поможем эффективно ликвидировать просроченную дебиторскую задолженность и наладить стабильную работу вашего предприятия

Как управлять дебиторской задолженностью, чтобы всегда хватало денег

Если не контролировать эти долги и не управлять ими, то у бизнеса возникнут серьезные финансовые проблемы. Компания недополучит деньги и не сможет заплатить по счетам — возникнет постоянная нехватка средств на текущие платежи. А если просрочка по ним превысит три месяца, то кредиторы могут обратиться в суд и начать процедуру банкротства.

Рассмотрим, как проанализировать дебиторскую задолженность и наладить систему управления долгами.

Из этой статьи вы узнаете:

  1. Как разделить дебиторскую задолженность на группы и зачем это делать
  2. Какие финансовые коэффициенты нужно рассчитать, чтобы оценить эффективность управления задолженностью
  3. Как проверять контрагентов и управлять дебиторской задолженностью
  4. Вывод: кратко о том, как работать с дебиторской задолженностью

Как разделить дебиторскую задолженность на группы и зачем это делать

Долги разбиваются на категории — у каждой свои особенности и проблемы. Поэтому прежде, чем анализировать дебиторскую задолженность, выделите в ней группы должников.

Самые большие группы — это задолженность покупателей и поставщиков. В первом случае долги возникают из-за того, что вы дали покупателям отсрочку платежа. Дебиторская задолженность поставщиков появляется, если условия договоров предусматривают перечисление авансов в счет будущих поставок.

Общепринятый способ классификации дебиторки — это деление по контрагентам. Такой отчет формируется в любой бухгалтерской программе.

Но кроме разбивки по контрагентам делите дебиторку по срокам погашения. Так вы будете видеть, когда ожидается поступление средств, и сможете планировать свои платежи.

Для этого составьте специальную форму — реестр старения задолженности. Если у вас есть просроченные долги, выделите их, чтобы контролировать работу с проблемными контрагентами.

Другие варианты классификации дебиторки зависят от особенностей бизнеса.

Если у вас много отгрузок, делите задолженность не только по контрагентам, но и внутри каждого контрагента по отдельным договорам и отгрузочным документам. Если вы продаете много разных товаров, то анализируйте дебиторку по товарным группам.

Если ваша продукция продается в разные регионы, разделите задолженность по территориальному признаку. Чтобы оценить работу менеджеров по продажам или закупкам, проанализируйте задолженность по контрагентам, за которых отвечает конкретный специалист.

Например, составьте реестр старения задолженности для клиентов каждого менеджера отдельно, а затем сравните распределение долгов по периодам.

Чем меньше период отсрочки, тем лучше для компании. Поэтому более высокую оценку должен получить менеджер, у которого будет наибольшая доля долгов с самым коротким сроком погашения. В примере это до 30 дней. Поощрите сотрудника и выдайте ему дополнительную премию.

Просроченных долгов в идеале не должно быть совсем, но вы можете установить для них лимит. Например 5% от общей суммы дебиторки по компаниям, за которые отвечает менеджер. Если лимит превышен — уменьшите премиальную часть вознаграждения ответственного сотрудника.

Какие финансовые коэффициенты нужно рассчитать, чтобы оценить эффективность управления задолженностью

Оборачиваемость в днях

Это период, в течение которого контрагенты в среднем гасят долги. Для расчета оборачиваемости дебиторской задолженности (ОДЗ) используйте формулу:

Т — это период времени в днях, за который определяется оборачиваемость, например месяц, квартал или год.

В — выручка за этот период.

СДЗ — средняя дебиторская задолженность за период.

Например, выручка компании за квартал — 50 млн рублей. Средняя дебиторская задолженность за этот же период — 10 млн рублей. Тогда оборачиваемость дебиторской задолженности за квартал будет равна:

ОДЗ = 90 дней / (50 млн рублей / 10 млн рублей) = 18 дней

Это значит, что деньги в среднем поступают в компанию через 18 дней после отгрузки товара.

Не существует норматива оборачиваемости дебиторской задолженности. В идеале ее нужно свести к нулю, т. е. работать полностью по предоплате и не авансировать поставщиков. Тогда деньги сразу можно использовать для закупки следующей партии сырья или товара. Средства будут оборачиваться быстрее, и компания сможет получить больше выручки за период без дополнительных финансовых вложений.

Но на практике работать без дебиторки очень сложно, особенно малому бизнесу. Конкуренция в период экономического спада обостряется — если вы потребуете от покупателя полную предоплату, найдется конкурент, готовый дать отсрочку. Вам придется соглашаться на перенос платежа, чтобы не потерять клиента.

Поэтому стремитесь хотя бы к тому, чтобы показатель оборачиваемости снижался от месяца к месяцу или как минимум не увеличивался.

Отношение дебиторской задолженности к выручке и активам баланса

Эти показатели, как и оборачиваемость, тоже нужно определять ежемесячно. Они должны уменьшаться от месяца к месяцу.

Соотношение дебиторской и кредиторской задолженностей

Снижая дебиторскую задолженность, не забывайте контролировать кредиторскую, т. е. вашу задолженность перед поставщиками.

В идеале дебиторская задолженность должна быть немного больше кредиторской — в 1,1–1,2 раза. Например, если средняя кредиторская задолженность — 10 млн рублей, то дебиторская за этот же период должна быть равна 11–12 млн рублей.

Читайте также  Как ведет себя кошка после стерилизации

Также оба вида долгов должны быть сопоставимы по срокам. Составьте реестр старения кредиторки по той же форме, что и рассмотренный выше реестр по дебиторке. В идеале распределение кредиторской задолженности по срокам возврата должно быть примерно таким же, как у дебиторской, — по срокам поступления. Это нужно для того, чтобы вы могли в любой момент погасить долги перед поставщиками за счет дебиторки.

Но если у компании значительные ликвидные (т. е. легко реализуемые) запасы товаров или продукции, то можно и отклониться от этого соотношения. В этом случае вы покроете часть кредиторки за счет средств от продажи запасов.

Анализируйте эти коэффициенты не только в целом по бизнесу, но и по направлениям: регионам, группам товаров, ответственным менеджерам и т. п.

Например, если вы рассчитаете оборачиваемость дебиторки по каждому менеджеру, то оцените, как специалисты работают с долгами. Тех, у кого оборачиваемость минимальна, можно поощрить, а с теми, кто не справляется с должниками, поговорить и выяснить, почему увеличился период отсрочки.

Если вы рассчитаете отношение дебиторской задолженности к выручке по регионам, то увидите, где клиенты готовы работать с минимальной отсрочкой, а где средства будут «замораживаться». Выгодно активнее работать на тех территориях, где отсрочка минимальна и вложенные деньги возвращаются быстрее.

Как проверять контрагентов и управлять дебиторской задолженностью

Проверьте платежеспособность контрагентов

Начинайте управлять дебиторской задолженностью еще до ее появления, т. е. при заключении договоров с новыми контрагентами. Если вы отгружаете товары или оказываете услуги с отсрочкой платежа, то вы как будто выдаете покупателям кредит. Поэтому в идеале каждого контрагента, который претендует на отсрочку, нужно проверять так же, как это делает банк при выдаче кредита.

Запросите у контрагента баланс и рассчитайте основные коэффициенты, которые характеризуют его платежеспособность.

1-й. Коэффициент быстрой ликвидности (КБЛ), который равен отношению денежных средств и дебиторки к краткосрочным обязательствам.

КБЛ = (Деньги + Дебиторка) / (Краткосрочные кредиты + Кредиторка + Прочие долги) = (стр. 1230 + стр. 1250) / (стр. 1510 + стр. 1520 + стр. 1550)

2-й. Коэффициент текущей ликвидности (КТЛ). Этот показатель отличается от КБЛ тем, что в числителе формулы к дебиторке и деньгам добавятся запасы.

КТЛ = (Деньги + Дебиторка + Запасы) / (Краткосрочные кредиты + Кредиторка + Прочие долги) = (стр. 1210 + стр. 1230 + стр. 1250) / (стр. 1510 + стр. 1520 + стр. 1550)

Норматив для КБЛ — от 0,7 до 1. Это значит, что ваш контрагент должен иметь возможность погасить почти всю текущую задолженность за счет денег и дебиторки. Норматив для КТЛ — от 1,5 до 2,5. Дебиторка, деньги и запасы должны не менее чем в 1,5 раза перекрывать долги компании.

Рассчитайте оба коэффициента в динамике не менее чем за три отчетные даты. Тогда вы поймете, как меняется платежеспособность контрагента и чего можно ожидать в перспективе (без учета форс-мажорных ситуаций).

Также у вас должны быть правила, по которым определяется размер отсрочки платежа. Например, вы можете установить величину отсрочки в зависимости от периода, который вы работали с этим контрагентом без проблем:

  1. До полугода — отсрочка не предоставляется.
  2. От полугода до года — допускается отсрочка до 30% суммы отгрузки.
  3. От года до двух — до 50% суммы.
  4. Свыше двух лет — более 50% суммы.

Продумайте шаги работы с должниками

Текущий контроль задолженности должны проводить менеджеры, которые отвечают за конкретных контрагентов. Если возникла просрочка, работайте по следующему алгоритму:

  1. Напомните о задолженности по телефону.
  2. Направьте письменное напоминание.
  3. Направьте предарбитражное письмо.
  4. Обратитесь в суд.

Первые два пункта выполняет менеджер, который работает с этим контрагентом. Если же обычные напоминания не действуют, то подключайте юриста. В небольших компаниях часто нет штатного юриста, поэтому работой с просрочкой занимается сам руководитель или главбух.

Спишите невзысканные долги

Если долг не удалось взыскать, его можно списать. Также часто списывают незначительные долги, ради которых нет смысла обращаться в суд. Но для этого должно выполняться одно из условий (п. 2 ст. 266 НК РФ):

  1. Истек срок исковой давности. В общем случае это три года, но срок может быть прерван, например если контрагент признает долг (ст. 203 ГК РФ).
  2. Организация-должник ликвидирована или физическое лицо признано банкротом.
  3. Долг признан безнадежным на основании акта государственного органа или постановления судебного пристава.

Во всех подобных случаях вы можете списать дебиторскую задолженность на затраты и уменьшить налог на прибыль.

Но если вы работаете на «упрощенке», то уменьшить налог за счет безнадежной дебиторки нельзя. Списание долгов не включено в перечень расходов, которые можно учитывать при расчете УСН (письмо Минфина РФ от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274).

Вывод: кратко о том, как работать с дебиторской задолженностью

Чтобы избежать финансовых проблем, регулярно контролируйте и анализируйте свою дебиторскую задолженность. Старайтесь сократить саму дебиторку и период ее оборачиваемости.

Предоставляйте отсрочки платежа только проверенным контрагентам. Если просрочка по оплате все-таки возникла, используйте все средства для взыскания долгов, вплоть до обращения в суд.

Если все средства для взыскания исчерпаны, спишите долг с учетом требований закона. Это даст вам возможность снизить налог на прибыль, если вы работаете не на УСН.

Эффективная работа с дебиторской задолженностью

Увеличение дебиторской задолженности снижает финансовую устойчивость компании. Нехватка оборотных средств не только приводит к зависимости от внешних источников финансирования, но и негативно сказывается на платежеспособности, рентабельности, продуктивности бизнеса в целом. Эффективная работа с дебиторской задолженностью обеспечивает финансовую стабильность и способствует динамичному развитию. Давайте разберемся, как правильно организовать работу с задолженностью на предприятии.

Причины возникновения

Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.

Среди основных причин возникновения можно выделить следующие:

  • контрагент сознательно не оплачивает долг, направляя средства на другие, более приоритетные цели;
  • у покупателя нет денег, чтобы рассчитаться с вами;
  • вы столкнулись с недобросовестным партнером;
  • ваши работники не предприняли соответствующие меры для своевременного возврата долга;
  • контрагент сознательно уклоняется от расчетов, кредитуя за счет вас свой бизнес.

Многие компании провоцируют долги сознательно, особенно в условиях финансового кризиса. Ограниченность в финансовых ресурсах заставляет их затягивать с платежами.

Рост долгов перед вами рано или поздно скажется на эффективности бизнеса. Поэтому важно разобраться в причинах возникновения дебиторской задолженности, разработать методы борьбы с нею и минимизации рисков ее возникновения в будущем.

Этапы работы с дебиторской задолженностью

Работу по возврату дебиторской задолженности можно условно разделить на несколько этапов:

  1. Разработка политики работы с контрагентами (предоставления кредитов, отсрочки платежа), проверка и анализ контрагентов.
  2. Разработка шаблонов договоров, проработка деталей, определения основных условий и т. д.
  3. Осуществление контроля над своевременностью выполнения обязательств дебиторами.
  4. Работа с дебиторами, нарушившими сроки оплаты, направленная на возврат долгов, снижение рисков их возникновения (увеличения).
  5. Активные действия по взысканию задолженности в судебном порядке или продажа долга.
  6. Списание безнадежной дебиторской задолженности.

Работа с долгами должна проводиться комплексно. На каждом из этапов используются свои методы, которые предприятие выбирает самостоятельно.

Методы борьбы с дебиторской задолженностью

Система работы с дебиторской задолженностью разрабатывается каждой компанией самостоятельно, зависит от специфики бизнеса, масштабов убытков, наличия ресурсов и других факторов.

Работа с дебиторами должна проводиться на постоянной основе. Необходимо проводить анализ величины задолженности, ее структуры, оценивать платежеспособность клиента и выбирать оптимальные методы работы с должниками, которые принесут результат.

Телефонные звонки, отправка писем

Звонить контрагенту необходимо не только тогда, когда он просрочил платеж. Хороший результат дает профилактика. Напомните партнеру, что через несколько дней наступает дата, когда нужно рассчитаться за товары или услуги. Во многих случаях напоминание о близком сроке платежа работает. Если же платеж просрочен, телефонный звонок – это самый простой метод «давления» на должника. Важно правильно наладить процесс:

  • организовать автоматический обзвон (СМС-рассылку);
  • обучить персонал методам работы с должниками по телефону;
  • обеспечить контроль эффективности звонков;
  • привлекать к обзвону сотрудников колл-центров сторонних компаний в формате аутсорсинга.

Если должник не идет на контакт или уклоняется от расчетов, необходимо переходить к более действенным методам. Первый шаг – это рассылка писем. Рекомендуется наладить автоматическую рассылку писем параллельно с телефонными звонками. Вначале рассылаются письма с напоминанием о сроках платежа, в случае просрочки – с требованием оплатить долг. Для работы с должниками должен быть разработан шаблон письма-напоминания и письма-требования.

Письма с напоминанием о сроках платежа можно высылать на электронную почту. Строгие письма-требования рекомендуется отправлять с уведомлением о получении. Если дело дойдет до судебного разбирательства, они будут свидетельствовать о том, что вы пытались выйти на контакт с клиентом и разрешить вопрос.

Переговоры

Сознательные контрагенты, у которых возникли временные финансовые трудности, обычно идут на контакт и пытаются договориться об отсрочки платежа. Соглашаться на это или нет, зависит от конкретной ситуации. Переговоры – это один из этапов работы с дебиторской задолженностью и провести их нужно. Важно перед их проведением подготовиться – собрать данные о должнике и разработать стратегию ведения переговоров.

Ведение переговоров – целая наука. Часто их проведение является крайней мерой, когда сроки стали критичными и превысили 90 дней. Если речь идет о крупной сумме, целесообразно к ведению переговоров привлекать руководителей высшего звена, которые не только владеют техниками переговоров, но и уполномочены принимать соответствующие решения. Можно привлекать целую команду специалистов (например, юристов, финансовых аналитиков и т. д.).

Если в ходе переговоров достигнуты какие-либо договоренности, это обязательно должно быть зафиксировано и отражено в соответствующих документах.

Привлечение сторонних специалистов по взысканию

Если у компании нет достаточных ресурсов для борьбы с дебиторской задолженностью, она может привлекать для этих целей сторонних специалистов в формате аутсорсинга. Этот подход позволяет эффективно работать с должниками, оптимизировать расходы и не отвлекать персонал компании от решения основных производственных задач.

Такой формат работы имеет ряд преимуществ:

  • экономия времени и средств на работу с должниками;
  • не нужно обучать персонал;
  • с дебиторами работают профессионалы, имеющие соответствующую подготовку и опыт;
  • нет необходимости увеличивать штат.

Аутсорсинг для борьбы с проблемной задолженностью используется не только малым и средним бизнесом, которому сложно организовать эффективную систему работы, но и крупным бизнесом, который стремиться оптимизировать свою деятельность и рационально использовать ресурсы.

Продажа долга

В некоторых случаях выгоднее продать задолженность, чем тратить время и средства на ее возврат. Законом разрешена переуступка прав требования денежных средств или других активов третьему лицу. Продажа позволяет сразу получить деньги, пусть и меньшую сумму (за вычетом дисконта). Такой шаг целесообразен, если компания остро нуждается в деньгах или задолженность признана безнадежной.

Обращение в суд

Взыскание долга через суд – крайняя мера. Обычно на нее идут, если работа с дебитором не дала желаемого результата. Это касается долгов, просрочка по которым превысила 90 дней. Предварительно компания высылает письмо-претензию, в котором требует выполнять обязательства до указанного срока. В нем указываются требования к должнику, сумма претензии, доказательства, подтверждающие обстоятельства, реквизиты для уплаты долга.

Направление такой претензии является формой досудебного урегулирования спора. Если вы не получили ответ, можно готовить документы для передачи в суд. Подготовка искового заявления должна выполняться профессиональным юристом, чтобы исключить риск проиграть дело. Если в штате такового нет, рекомендуется привлекать адвокатов извне или обращаться в юридическую контору.

Ответственные за дебиторскую задолженность компании

Управления рисками позволяет не допустить бесконтрольный рост задолженности, эффективно планировать деятельность и обеспечить финансовую стабильность. Управление дебиторской задолженностью подразумевает разработку мероприятий, направленных на недопущение возникновения задолженности и снижения ее объема.

В условиях современного бизнеса свою эффективность доказала система ответственности и мотивации сотрудников. Практика показала, что заинтересованность персонала в оперативном получении платежей позволяет существенно сократить объемы дебиторской задолженности.

Внедрение такой системы на предприятии подразумевает:

  • определение ответственных за проведение контроля дебиторской задолженности;
  • разработку должностных инструкций для персонала;
  • разработку показателей оценки для определения эффективности работы с дебиторской задолженностью;
  • разработку и внедрение системы мотивации;
  • разработку механизма предотвращения ошибок и мошенничества со стороны ответственных лиц.

В штат может быть введена отдельная единица или отдел, отвечающий за работу с должниками. Если речь идет о небольшой компании, которая не может себе этого позволить, ответственность за данное направление работы возлагается на бухгалтеров, сотрудников юридического отдела, линейных руководителей.

Непосредственно к работе с дебиторами привлекаются и рядовые сотрудники. Как правило, это работники отделов продаж, которые непосредственно контактируют с покупателями. Важный момент – разработка системы мотивации, которая учитывает взаимосвязь между объемом, качеством задолженности и вознаграждением персонала. Должна быть предусмотрена и система наказания. Но наказание должно применяться исключительно к сотрудникам, которые показывают низкую эффективность. Нельзя наказывать сотрудников за ситуацию, на которую они не в силах повлиять.

Читайте также  Как написать письмо министру здравоохранения

Профилактика возникновения

Лучший метод борьбы с долгами – профилактика их возникновения. Профилактические мероприятия должны проводиться беспрерывно. Их цель – предотвращение финансовых рисков.

Для поддержания уровня дебиторской задолженности на приемлемом уровне необходимо:

  • проверять репутацию партнеров;
  • внедрить кредитный рейтинг контрагентов;
  • документально оформлять договоренности;
  • собирать контактные данные клиентов для эффективной коммуникации;
  • регулярно проводить мониторинг платежей и контроль исполнения обязательств;
  • заранее напоминать контрагентам о сроке оплаты.

Рост дебиторской задолженности и ухудшение ее качества приводит к снижению платежеспособности предприятия. Дефицит оборотных средств влечет за собой увеличение кредиторской задолженности, как следствие – снижение рентабельности, иногда ведет к сокращению объемов производства и даже банкротству. Эффективная работа, направленная на уменьшение задолженности должна проводиться постоянно, включать в себя не только работу с должниками, но и профилактические мероприятия. Используйте эти инструменты комплексно, это позволит обеспечить финансовую стабильность и процветание вашего бизнеса.

Как управлять дебиторской и кредиторской задолженностью

В статье расскажем, как управлять дебиторской и кредиторской задолженностью, как анализировать данные по долгам и что это даёт.

  • Группировка долгов
  • Как анализировать задолженность
    • Оборачиваемость
    • Соотношение между дебиторской и кредиторской задолженностью
    • Отношение задолженности к выручке и активам баланса
  • Как управлять дебиторской задолженностью
  • Как управлять кредиторской задолженностью
  • Вывод

В бизнесе всегда или вам кто-то должен, или вы кому-то должны, а чаще и то и другое одновременно. Пускать этот процесс на самотек нельзя — будут проблемы: не сможете заплатить по долгам, упустите возможность вовремя получить деньги от своих должников, придётся судиться, платить штрафы и т.д. В статье расскажем, как управлять дебиторской и кредиторской задолженностью, как анализировать данные по долгам и что это даёт.

Группировка долгов

Чтобы управлять долгами, нужно сначала разделить их на несколько групп.

Две самые большие группы — это:

  • дебиторская задолженность (дебиторка) — это то, что должны вам;
  • кредиторская задолженность (кредиторка) — ваши долги перед кем-то.

Дальше нужно эти группы разделить еще на несколько подгрупп. Всю информацию получают по данным бухучета.

  • задолженность покупателей по отгруженным товарам или по оказанным услугам. То есть вы уже поставили товар или оказали услуги, но контрагенты вам еще не заплатили. В бухучёте это сальдо (т.е. остаток) на конец отчётного периода по дебету счёта 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
  • задолженность по авансам, выданным поставщикам. То есть вы уже заплатили за товары или услуги, но еще не получили их. В бухучёте это сальдо по дебету счёта 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
  • задолженность перед поставщиками за полученные товары или услуги. В бухучёте это сальдо по кредиту счёта 60;
  • задолженность перед покупателями или заказчиками по полученным авансам. Вам заплатили за товары или услуги, но вы еще их не поставили или не оказали. В бухучёте это сальдо по кредиту счёта 62.

Дальше задолженность группируют:

По контрагентам. А если взаимоотношения с контрагентом частые и разнообразные, можно по одному контрагенту сделать и более детальную группировку: по актам, накладным и т.д.

Распределение задолженности по контрагентам или договорам легко получить из любой бухгалтерской программы. Для этого достаточно сформировать стандартный отчёт: оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по нужному счету — 60 или 62.

По срокам. Это тот период, в течение которого нужно получить или заплатить деньги, отгрузить товар и т.п. Для этого используют специальный отчёт — реестр старения, в котором все долги компании распределяют по периодам погашения. Отдельной графой показывают просроченную задолженность.

Реестр старения дебиторской задолженности на 30.09. 2020

Имея на руках отчёт, вы сможете избежать ситуаций, когда прибыль есть, а денег нет, потому что они зависли в дебиторке, а за возвратом никто не следит. Или штрафов от поставщиков за просрочку платежа и т.д.

По другим параметрам. Группировать долги можно по-разному, в зависимости от того, что хотите проанализировать.

Например, вы хотите оценить работу своих снабженцев или продажников. Тогда долги делят по ответственным менеджерам. Вы сможете понять, следят ли они за своевременной отгрузкой, допускают ли просрочки по оплате и в целом насколько ответственно относятся к работе. Если компания ведет деятельность в разных регионах, для анализа ситуации в каждом регионе делят долги по территориальному признаку.

Имея данные в разных разрезах, вы сможете оценить вес каждого менеджера, региона, контрагента в общей сумме долга. Для этого используют АВС-анализ. Как его провести, мы рассказали здесь.

Распределение задолженности по регионам, менеджерам или срокам — это уже не типовые формы отчётов, в стандартных функциях бухгалтерских программ их нет. Небольшая организация может вручную собрать информацию в Excel, а средние и крупные компании обычно используют комплексные информационные системы, в которых бухгалтерские данные автоматически переносятся в аналитические отчёты.

Как анализировать задолженность

Для этого есть несколько ключевых показателей.

Оборачиваемость

Для чего нужно. Вы будете знать, сколько дней в среднем вы пользуетесь чужими деньгами, или за сколько дней в среднем должники возвращают деньги вам.

Как считать. Оборачиваемость задолженности считают по формуле:

Т — период, за который считается задолженность. Если мы делаем расчёт за год, Т будет равен 365 или 366 дней, В — выручка за этот же период, а СЗ — средняя задолженность за период.

Чтобы найти среднюю задолженность, нужно сложить сумму задолженности на начало и на конец периода и разделить ее на два:

СЗ = (ЗНЧ + ЗКЦ) / 2

Пример 1. Дебиторская задолженность ООО «Альфа» на 01.01.2019 — 10 млн руб., на 31.12.2019 — 12 млн руб. Выручка компании за 2019 год — 50 млн руб. Среднегодовая дебиторская задолженность:

СДЗ = (10 + 12) / 2 = 11 МЛН РУБ.

Оборачиваемость дебиторской задолженности за 2019 год:

ОДЗ = 365 / (50 / 11) = 80 ДНЕЙ

То есть должники ООО «Альфа» в среднем погашают свои долги в течение 80 дней.

Как делать выводы. Чем меньше оборачиваемость дебиторки, тем лучше. Идеально, если компания работает вообще без дебиторки, т.е. с нулевой оборачиваемостью. Это значит, что деньги компании вообще не зависают в чужих руках и работают только на вас.

Но в реальности так не получится. Если вы решите работать только по предоплате, всегда найдётся конкурент, который готов дать покупателям отсрочку. Поэтому нужно соблюдать баланс, чтобы и свести к минимуму дебиторку, и не потерять покупателей.

Для кредиторской задолженности всё наоборот. Ведь если оборачиваемость большая, это значит, что вы бесплатно пользуетесь чужими деньгами.

Но нужно учитывать следующие моменты.

  1. За то, что вы берете товар с отсрочкой, поставщики могут накручивать цены. А покупатели за предоплату могут требовать скидку.
  2. Нельзя допускать просроченной кредиторки.

Соотношение между дебиторской и кредиторской задолженностью

Для чего нужно. Чтобы понять свою платежеспособность.

Как считать. Просто посмотреть, чего у вас больше: дебиторки или кредиторки.

Как делать выводы. Считается, что дебиторка должна быть больше кредиторки, в том числе по срокам погашения. Так вы всегда будете платежеспособны: сможете гасить свои долги за счет долгов, которые возвращают вам.

Но это не железное правило, потому что свои долги можно гасить не только за счёт дебиторки. Можно это делать за счёт продажи запасов: товаров, продукции, сырья. Если у вас всё в порядке с запасами, то дебиторка может быть меньше кредиторки и никаких проблем с платежеспособностью при этом у вас не возникнет.

Отношение задолженности к выручке и активам баланса

Для чего нужно. Оценить эффективность использования ресурсов компании.

Как считать. Отношение задолженности к выручке считают по формуле:

Отношение к активам:

В формулах З — задолженность, В — выручка, А — активы.

Как делать выводы. Если для дебиторки показатель снижается — это хорошо. Это говорит о том, что ресурсы компании используются эффективнее, чем раньше.

Возьмём для примера показатели условной компании «А»:

Показатели 2017 2018 2019
Выручка, тыс. руб 25 000 27 000 31 000
Средняя дебиторка, тыс. руб 5 500 5 700 6 100
Доля дебиторка в выручке 22,0% 21,1% 19,7%

Расчёт доли дебиторской задолженности в выручке

Из таблицы видно, что, в рублях задолженность за три года выросла, но ее доля в выручке снизилась. Это значит, что целом компания стала меньше предоставлять отсрочки, после отгрузки больше денег сразу возвращается в компанию и дальше идёт в оборот.

Для кредиторки наоборот, хорошо если показатель растёт. Но только если при этом не ухудшаются условия поставки и не копится просроченная задолженность. Если показатель растёт, значит, ваши активы растут в том числе за счёт чужих денег.

Нельзя слепо снижать дебиторку и наращивать кредиторку. Нужно при этом еще контролировать финансовые показатели: платежеспособность и финансовую устойчивость. Так, при большой кредиторке вам могут отказать в кредите или инвестициях. Подробно об этих показателях и о том, как на них влияют долги, мы рассказали здесь.

Как управлять дебиторской задолженностью

В первую очередь, показатели нужно планировать, а не пускать на самотёк.

Например, сейчас у вас доля дебиторской задолженности по отношению к активам — 20%. В следующем году вы ходите снизить этот показатель в полтора раза. Предполагается, что выручка в следующем году будет примерно 50 млн руб. Посчитаем, какая для этого должна быть среднегодовая дебиторка в следующем году:

50 Х 20% / 1,5 = 6,7 МЛН РУБ. — к этой цифре дебиторки нужно стремиться в следующем году.

Для этого можно изменить условия договоров с контрагентами:

  • своим покупателям давать отсрочки на меньшие суммы или на меньший срок;
  • поставщикам не выдавать авансы или выдавать в меньшем размере.

На практике это не всегда возможно и зависит от ситуации на рынке и взаимоотношений с тем или иным контрагентом.

Чтобы не допускать безнадёжных или просроченных долгов, оцените платежеспособность контрагента перед тем, как давать ему отсрочку. Для этого запросите у контрагента бухгалтерскую отчётность и рассчитайте финансовые коэффициенты, как мы описываем в этой статье.

Старайтесь давать отсрочки или выдавать авансы только проверенным контрагентам, с которыми давно сотрудничаете, и которые не срывали сроки оплаты и поставок.

Каждый менеджер должен постоянно контролировать всех своих контрагентов и отслеживать сроки оплаты или получения товара.

Если деньги или товар не поступили в срок, придерживайтесь этого алгоритма действий:

  • на следующий день после того, как истёк срок оплаты или поставки, напомните контрагенту о его обязательствах;
  • если же устное напоминание не дало результата — отправьте письменный запрос;
  • если не помогло — отправьте предарбитражное напоминание. Это тоже письмо, но составленное в более жёсткой форме, в котором говорится о возможном обращении в суд;
  • если и это не помогло — подготовьте исковое заявление. После того, как суд примет решение, взысканием долга займутся приставы.

Если выбить долг не удалось, можно списать его на убытки. Для этого пристав должен вынести постановление о невозможности взыскания, либо контрагент должен быть ликвидирован.

Если задолженность небольшая, можно не тратить время и деньги на судебные разбирательства, а списать долг по истечении срока исковой давности. В общем случае это — три года.

Как управлять кредиторской задолженностью

Здесь работают те же принципы, что и с дебиторкой.

Вы можете спланировать уровень кредиторки по доле в плановой выручке или объеме закупок. Когда заключаете договоры, старайтесь выторговать наиболее выгодные условия. Если покупаете что-то — добивайтесь максимальной отсрочки платежа без увеличения цены. Если наоборот, продаёте — берите предоплату без снижения расценок.

Но не допускайте просрочек, чтобы не пришлось судиться с поставщиками или платить штрафы. Если возникли трудности с оплатой, не откладывайте решение до последнего дня, заранее полюбовно договоритесь с клиентом об отсрочке платежа или поставки. Если все-таки дойдет до суда, переписка с контрагентом поможет доказать, что вы не уклонялись от диалога и хотели урегулировать ситуацию. Это поможет снизить хотя бы размер штрафа.

Если ваш кредитор не потребовал свои деньги в течение срока исковой давности (три года), или был ликвидирован, долг перед ним можно списать. Сумма списанного долга будет считаться вашим доходом.

Вывод

За долгами нужно следить, и неважно, вы должны или вам должны. Разделяя долги на подгруппы и считая оборачиваемость вы сможете держать их уровень под контролем и рулить в выгодную для себя сторону.

Собираем новости законодательства, и рассказываем, как именно они повлияют на ваш бизнес. Без сложных бухгалтерских терминов и воды. Подписывайтесь:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: