Как вести учет договоров

Журнал регистрации договоров

Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Где хранить журнал

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

Можно ли обойтись без этого документа

Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

Как составить журнал

Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Оформление журнала, особенности

К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

  1. Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
  2. Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
  3. Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

Наводим порядок в деятельности юридических и договорных отделов организации

На правах рекламы

Milkos / Depositphotos.com

«Кому позвонить?», «С кем встретиться?», «Какой иск сформировать?», «Как успеть сдать отчет?», «Когда доделать договор?», «Куда затерялась визитка делового партнера?»… – подобные вопросы тысячами проносятся в головах корпоративных юристов. Ежедневная рутина однообразных действий, кипы однотипных документов, множество существенной информации, начиная от контактов контрагентов и заканчивая датами встреч, сдачи документов и проведения судебных заседаний, делают их работу невыносимой. Сколько усилий прикладывают сотрудники для упорядочивания своей работы, раскладывая документы по разным папкам, собирая контакты в отдельные файлы, оставляя в блокнотах напоминания и обводя в календарях важные даты. А ведь современные технологии уже давно достигли определенных успехов в области автоматизации деятельности юридических и договорных отделов предприятий. Разработанная ООО «Аракс Групп» программа «Юридический офис 2.9» – явное тому подтверждение.

Самая свежая, усовершенствованная, версия программы в области документооборота способна значительно облегчить жизнь не только единственному юристу в организации, но и всему юридическому отделу. Главное ее преимущество – систематизация сведений обо всех документах компании в журналах регистрации, которая позволяет оптимизировать и ускорить порядок поиска нужных документов или информации.

Контакты, папки, документы,
Бесчисленный поток идей.
Суды, контракты, конкуренты –
В таком режиме каждый день.

Уйдешь – а завтра все сначала:
Но для юриста – не беда.
Когда в делах порядка мало,
Поможет «Аракс Групп» всегда!

Программа «Юридический офис 2.9» состоит из нескольких модулей: «Регистрация и ведение договоров», «Регистрация и ведение коммерческих предложений», «Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов (Канцелярия)», «Поручения юридического отдела», «Регистрация исковых заявлений», «Регистрация исполнительных листов», «Регистрация доверенностей», «Регистрация претензий», «Регистрация жалоб», «Расписание слушаний в судах». По каждому из них формируется соответствующий журнал регистрации, содержащий всю необходимую информацию и предоставляющий пользователю дополнительные опции.

В частности, в разделе «Регистрация и ведение договоров» пользователь сможет не только хранить все тексты документов (договоров, актов сдачи-приемки, дополнительных соглашений, протоколов разногласий, спецификаций к договорам), но и осуществлять учет и формирование учетных документов (счетов, счетов-фактур и накладных), составлять договоры по «своим» шаблонам. Имеется возможность вставки «оригинала» договора в любом формате.

Модуль «Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов (Канцелярия)» поможет вести учет всей корреспонденции, облегчая и ускоряя получение нужной информации для анализа путем ее отбора по различным критериям и формирования необходимых отчетов.

В рамках раздела «Регистрация доверенностей» возможны осуществление учета юридических и бухгалтерских доверенностей, формирование печатных форм доверенностей, контроль их возврата и составление отчетов по журналу.

Модуль «Исковые заявления» позволяет вести учет судебных дел, включая исполнительное производство, и предусматривает синхронизацию по номеру дела с картотекой арбитражных дел kad.arbitr.ru

Во всех журналах программы «Юридический офис 2.9» можно добавлять и удалять записи, редактировать карточки, прикреплять к ним отсканированные копии документов, файлы и приложения, упорядочивать записи по любому столбцу, осуществлять поиск по журналу исходя из различных параметров, выводить журнал на печать, печатать отчеты, а в некоторых – и отправлять уведомления по E-mail лицам, имеющим отношение к зарегистрированным документам и договорам.

Также в большинстве модулей налажена система оповещений. Например, в рамках регистрации и ведения договоров программа напомнит о незакрытых договорах, срок действия которых истекает в ближайшее время, об этапах договора и поэтапной оплате, о задержке согласования договора. В свою очередь, модуль регистрации доверенностей подскажет об окончании срока действия доверенности, а раздел регистрации корреспонденции – о дате контроля документов и сроке исполнения для ответственных лиц. В остальных модулях настроены оповещения по контрольным датам для соответствующих журналов регистрации.

Еще одной неотъемлемой частью программы являются справочники:

Все программные продукты могут быть доработаны на заказ с учетом потребностей конкретной организации в автоматизации отдельных бизнес-процессов. При этом посетителям портала ГАРАНТ.РУ до конца 2019 года при покупке лицензии на любую программу AraXGroup предоставляется скидка в размере 20% по промокоду GARANT2019

  • контрагентов – информация по контрагентам собирается в специальном журнале с функцией отслеживания и напоминания о запланированных контактах;
  • филиалов – ведется учет реквизитов филиалов с возможностью вставки отсканированных изображений всех документов филиалов;
  • судов – осуществляется учет реквизитов судов с возможностью учета судей, аппарата судов и подведомственности.

Особого внимания заслуживает справочник «Сотрудники», который будет полезен кадровой службе организации. Он нацелен на ведение журнала сотрудников с возможностью учета всех реквизитов, вакансий, отпусков, переводов, аттестаций, взысканий, поощрений, прогулов, командировок и т.п. В разделе возможно формирование личной карточки работника № Т-2, трудового договора, приказов и произвольных документов на базе шаблонов MS Word, составление штатного расписания, графика отпусков, табеля учета рабочего времени. Помимо этого, доступны функции вставки отсканированных изображений всех документов сотрудников, ведения журнала трудовых договоров, кадровых и командировочных приказов, расчета стажа работы сотрудников, а также оповещения по дням рождения, медкнижкам, переподготовке, срокам регистрации, разрешения на работу и действия водительского удостоверения.

Читайте также  Нравятся ли девушкам лысые парни

Пользователю предлагается на выбор три интерфейса программы: «Администратор» (полный доступ ко всем журналам и справочникам, включая возможность добавления и удаления пользователей, доступ к журналу системных событий), «Оператор» (полный доступ к журналам раздела меню «Регистрация» и Справочникам и ограниченный доступ в раздел меню «Сервис») или «Только просмотр» (просмотр всех журналов без возможности добавления, удаления и редактирования). При этом для удобства работы с каждым интерфейсом можно настроить, какие журналы будет видеть пользователь, и какими правами доступа к ним он будет обладать. Можно назначить режим «Видеть только свои документы».

Стоит отметить, что отдельные функции программы «Юридический офис» представлены в самостоятельных программных продуктах – «Ведение договоров 5.8» и «Регистрация документов организации 4.6». Первый предназначен для учета договоров в организациях и предусматривает ведение реестра договоров и базы контрагентов. Возможна интеграция программы с «1С: Предприятие 8.3». Второй же нацелен на автоматизацию работы канцелярии, регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов. Воспользоваться программой смогут даже те организации, у которых скопилась масса документов за прошлые годы, – их не придется вводить вручную, а можно будет автоматически загрузить из файла, созданного в Excel.

Таким образом, масштабность решаемых задач, многообразие функций и технологий, расширенная инструкция и простота в использовании делают программы ООО «Аракс Групп» незаменимыми помощниками для корпоративных юристов. Трудно спорить и с тем, что автоматизация процесса, исключая человеческий фактор, способствует повышению качества выполняемой работы. Поэтому, чем платить штрафы за допущенные при оформлении документов ошибки, подрывать репутацию организации пропущенными сроками и утерянными документами, лучше обеспечить своих сотрудников качественным программным продуктом, который не только высвободит время, необходимое для решения более важных вопросов, но и повысит конкурентоспособность организации и уровень доверия ее клиентов.

Справка о компании:

«Аракс Групп» предлагает программные решения для автоматизации, в том числе для юридических и договорных отделов, для секретарей и отделов кадров.
Среди клиентов «Аракс Групп» тысячи российских компаний и государственных организаций.
Компания основана в 2007 году.

Работа с договорами. На что обратить внимание

Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.

Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.

Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный. Но это в корне не верно.

Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.

Зачем создавать регламент?

СЭД — система электронного документооборота , которая переводит в автоматический режим процессы согласования договоров и любой другой документации организации, например, приказов или документов отдела кадров.

Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.

Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.

Если все сделано правильно, то в организации:

  • Оптимизируются сроки каждой процедуры;
  • Юридически договоры будут более грамотно составленными;
  • Снизятся риски;
  • Повыситься качество претензионной работы;
  • Легко выявлять, кто и за какое решение отвечает..

При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.

Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.

Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.

Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.

Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.

Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.

С чего начать?

В Положении предусмотрите несколько разделов:

  • Формирование проектов, образцов договоров для различных видов сделок;
  • Проверка контрагента, с которым будет заключаться сделка и предоставление собственных подтверждающих документов (что можно и нельзя передавать);
  • Согласование;
  • Порядок подписи;
  • Контроль за сделкой;
  • Хранение и архивирование .

По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.

Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.

В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.

Не забудьте о деталях

Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.

Рассчитайте ориентировочные сроки согласований , но не давайте на каждый этап слишком много времени, если сотрудники будут загружены, то станут тянуть до дедлайна — период согласования будет сильно затягиваться.

Уточните информацию, относящуюся к коммерческой тайне , которую нельзя раскрывать.

Обговорить алгоритм действий на случай, если не получается прийти к единому мнению по тексту договора.

Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:

  • Текст контракта должен соответствовать действующему законодательству . Если принципиально в нем вы ничего корректировать в будущем не планируете — лучше попросите составить несколько стандартных проектов профессионального юриста. Проверьте ссылки на законы или статьи НК, если они присутствуют в тексте;
  • Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.;
  • В первую очередь делайте упор на собственные интересы . Если контрагента не устоят какие-то условия, он это отметит и вы сможете найти «золотую середину», но далеко не всегда договоры пристально изучают, поэтому ваша задача — сделать так, чтобы обеспечить собственную финансовую и правовую безопасность;
  • Обговорить четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты . Если договор заключается на длительный срок, а конкретные условия сделки оговариваются, например, в спецификациях, то необходимо отслеживать подписание таких документов также жестко, как и сам контракт;
  • На случай претензий опишите порядок действий — кому они передаются, в каком виде и в какие сроки. Это касается претензий с обеих сторон. Здесь тоже важно изучить судебную практику и самые частые причины разбирательств.

Чем вы рискуете, заключая договор: ТОП рисков и способы, как их избежать

Самый распространенный риск — выбор проблемного контрагента . Проверять бизнес-партнеров необходимо тщательно, т.к. здесь речь не только о прямых возможных потерях — отсутствие оплаты, задержка поставок, отказ возврата аванса и т.п., но и налоговый ущерб — снятие НДС и расходов. ФНС сейчас активно использует электронные сервисы, межотчетную сверку, встречные проверки.

Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.

Второй риск в нашем ТОПе — отсутствие у лиц, подписывающих договор, соответствующих полномочий . По умолчанию только директор имеет право бесспорно подписывать документы от имени компании. Другие сотрудники получают такое право путем выдачи соответствующей доверенности или на основании приказа. В договоре необходимо указать основание, по которому то или иное лицо его пописывает.

Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года.

У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.

Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.

Очень часто документы, связанные со сделкой — соглашения, протоколы разногласий, переписка и другие, теряются или дублируются . Чтобы этого избежать необходимо создать удобный архив документации .

Снизить риски работы с договорам позволяет СЭД .

В чем же плюсы СЭД?

Первый этап автоматизации — подготовка договора . Сперва создается проект или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие договоры. На этом этапе вам нужно будет указать тип договора, стадию работы, сроки и суммы платежей, а также всех ответственных лиц для его согласования и подписания.

Читайте также  Самые большие города Южной Америки по численности населения

Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.

На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.

При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.

После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.

Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.

Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.

Кроме того, система электронного документооборота предполагает и создание электронного архива , модуль которого входит в СЭД. Управлять документами и согласованиями становится просто, удобно и прозрачно.

Для этого подойдет СЭД EnDocs Cloud . Вот только несколько ее преимуществ:

  • Информация удобно систематизирована — на каждый договор существует своя карточка со всеми основными данными;
  • Сроки согласований контролируются, а о дедлайне вам напомнить оповещение на e-mail;
  • Перемещение документа фиксируется — ответственное лицо всегда в курсе, у кого находится договор;
  • Можно настроить маршруты согласования, по которым должен пройти договор;
  • Вы сможете формировать аналитические отчеты о проведенных согласованиях;
  • Вы можете подписывать договоры электронной подписью, в т.ч. через Диадок;
  • Благодаря интеграции с 1С, все согласованные договоры передаются в вашу программу 1С.

EnDocs Cloud — это не только сервис для работы с договорами, но и электронный архив . В нем все документы хранятся в виде сканов или в электронном формате. Их можно удобно группировать, собирать в подборки, распечатывать, пересылать, скачивать и т.д.

С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

  • Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?
  • Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?
  • Как определяются сроки хранения журнала?
  • Итоги

Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?

На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.

О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.

ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.

Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.

На журнале должно быть отражено следующее:

  • наименование работодателя;
  • даты начала и окончания ведения журнала;
  • Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.

В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.

Проверьте все ли обязательные кадровые журналы и книги учета ведутся на вашем предприятии с помощью справочно-правовой системы КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?

Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.

Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:

  • 1 — номер регистрации трудового договора;
  • 2 — дата заключения;
  • 3 — номер договора;
  • 4 — Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
  • 5 — должность работника;
  • 6 — название отдела (подразделения), где трудится работник;
  • 7 — срок действия договора;
  • 8 — характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
  • 9 — допсоглашения к договору;
  • 10 — примечания.

Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.

Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:

Можно ли вести журнал регистрации трудовых договоров в электронной форме, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите к подсказкам от экспертов.

Как определяются сроки хранения журнала?

Как сами трудовые договоры, так и журналы их регистрации необходимо сохранять в организации в течение нормативно установленных сроков хранения.

Согласно перечню типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Росархива, этот срок для указанных документов составляет (ст. 435, 463 перечня):

  • 50 лет — для документов, оконченных делопроизводством с 01.01.2003;
  • 75 лет — до 01.01.2003.

Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.

О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из этой статьи.

Итоги

В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 50/75 лет.

Работа с договорными документами

Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

  • подготовка договора;
  • согласование договора;
  • контроль возврата переданных экземпляров;
  • учет сопроводительных документов;
  • учет срока действия;
  • исполнение обязательств;
  • расторжение.
  • продлевает договоры при необходимости;
  • отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
  • контролирует сроки договоров и этапов.

Планирование и исполнение проектных задач

  • планирование — для составления плана проекта;
  • отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
  • контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
  • анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
  • полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
  • диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

Подготовка по шаблону

Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

  • черновики;
  • согласованные материалы;
  • скан-копии подписанных оригиналов;
  • вспомогательные файлы.

Автозаполнение реквизитами

Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.

  • подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
  • настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
  • подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.

Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Согласование договора

Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.

Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Многосторонние договоры

В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.

Контроль возврата и передачи

В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.

Автоматическое продление

Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.

  • при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
  • при досрочном расторжении договора;
  • при автоматическом продлении договора.

Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.

Учет договоров в «1С»

Договоры, а также так или иначе связанные с ними документы составляют существенную часть объема всей документации в любой компании. Автоматизация учета договоров и специальная программа учета договоров позволяют намного упростить ведение документооборота.

Читайте также  Как цвет глаз влияет на характер человека

Автоматизация договорной работы и любая программа учета договоров обязательно должна учитывать важность занесения в базу полной информации о контрагентах компании, когда осуществляется автоматизация учета договоров. Это сроки действия договоров, суммы, возможно в 1С согласование номера договоров и прочая информация, которая может пригодиться в дальнейшей работе. Также в 1С согласование и автоматизация договорной деятельности и каждая программа согласования договоров должна фиксировать создание дублей по разным критериям с возможностью их удаления или корректировки – этим отличается программа для учета договоров на базе 1С.

Перечислим наиболее распространенные документы, связанные с договорами, которые должна включать программа согласования договоров (осуществляя в 1С учет договоров):

  • 1С учет договоров 8 должна содержать коммерческие предложения
  • программа для работы с договорами 1С должна включать дополнительные соглашения
  • также автоматизация согласования договоров должна включать приложения к договорам (включая, например, календарные планы и спецификации) и др.

В 1С учет договоров включает в себя значительное число различных этапов, в каждом из которых участвуют те или иные сотрудники организации. Договорную работу часто называют основой бизнес-деятельности каждого предприятия, независимо от направления этой деятельности. Программа учета договоров и программа согласования договоров помогает автоматизировать ее, сделать обработку документов более эффективной. Реализованное в 1С согласование договоров (программа для работы с договорами 1С) и автоматизация работы с ними влияют на рентабельность компании и устойчивость ее позиции на рынке.

Автоматизация согласования договоров и программа для работы с договорами 1С позволяет упростить работу с ними на каждом этапе:

  • подготовка проекта нового договора;
  • в 1С учет договоров осуществляет создание регистрационной карточки договора с номером;
  • автоматизация согласования договоров;
  • в 1С учет договоров возможно их согласование;
  • передача контрагенту на подпись;
  • в 1С учет договоров осуществляет контроль сопроводительной документации;
  • планирование исполнения договора;
  • в 1С учет договоров производит осуществление контроля и при необходимости продление срока действия;
  • в 1С учет договоров фиксирует также их расторжение;
  • также осуществляя учет договоров, программа позволит упростить другие этапы работы с договором.

На каждом из этих этапов может выполняться управленческий учет договоров для 1С Бухгалтерии и использоваться программа для согласования договоров и автоматизации связанных бизнес-процессов.

Управленческая отчетность 1 С – это широкие функциональные возможности. Автоматизация учета договоров значительно облегчает осуществление многих операций с помощью выполнения их в автоматическом режиме. Так, при ведении учета договоров в программе «1С: Документооборот 8» предусматривается возможность автозаполнения шаблона. Автоматизируя составление и учет договоров, программа позволяет автоматически заполнять следующие карточки договора:

  • номер;
  • дата заключения;
  • контрагент;
  • время действия;
  • размер суммы и пр.

Особенно важно, что программа учета договоров поддерживает заполнение файлов OpenOffice и Word. Также, осуществляя в 1С учет договоров, при заполнении одного из шаблонов договоров можно вводить как основные, так и дополнительные реквизиты, в том числе предмет договора и условия осуществляемых по нему платежей и данные, содержащие дополнительные реквизиты организаций и контрагентов (в первую очередь, это, как правило, номер банковского счета). При заполнении полей на них можно указать, например, реквизит договора.

Автоматизация учета договоров предполагает, что регистрационные карточки договоров находятся во встроенном справочнике программы «Внутренние документы». Для определенного вида внутренней документации создается флажок «Является договором». Когда данный флажок установлен, документ начинает автоматически считаться договором. Программа для учета договоров на базе 1С начинает учитывать его. У всех договоров внутри программы для учета договоров 1С есть специальная карточка с особыми реквизитами.

Реквизиты карточки договора

Программа для учета договоров на базе 1С подразумевает, что в карточке договора ведется учет по корреспондентам, где фиксируются сам корреспондент, с которым заключается договор, его контактное лицо и данные того, кто подписал документ от корреспондента. Внесение этих данных особенно важно, потому что они могут понадобиться для поиска определенного договора, формирования отчетов, переписки, сохранения контактной информации и в дальнейшем для заполнения создаваемых шаблонов.

Также карточка должны содержать срок действия заключенного соглашения, включая его начало и окончание, признак бессрочного договора или порядок его продления. Это нужно для контроля над длительностью соблюдения соглашений и своевременного их продолжения, подобный учет договоров программа 1С полностью реализует.

В карточке договора должны быть обязательно зафиксированы сумма и валюта договора. Данная информация особенно важна при:

  • поиске документов,
  • формировании сводных отчетов,
  • проведении настройки маршрута согласования на основании суммы,
  • контроле присутствия сопроводительной документации.

При ведении учета договоров «1С» можно загрузить в программу из Общероссийского классификатора валют, а курсы — с сайта РБК. Автоматизация управления договорами также позволяет настроить определенный вид валюты по умолчанию. В 1С учет договоров 8 по сумме также можно применять и к другим документам — счетам, счетам-фактурам, накладным, актам приема-передачи и др.

Является, пожалуй, наиболее ответственным и трудоемким процессом. Управление договорами в 1С позволяет использовать расширенные возможности согласования:

  • смешанное (последовательно-параллельное);
  • условное;
  • автоподстановка;
  • с учетом графиков работы;
  • с использованием составных бизнес-процессов.

Смешанное согласование подразумевает, что оно может выполняться параллельно сразу несколькими исполнителями, либо несколько участников выполняют его последовательно, затем снова – параллельно и т.д.

Автоматизация согласования договоров позволяет выполнять его условно: маршрут согласования договора определяется какими-либо условиями, например, суммой, контрагентом и т.п. Для этого реализованное в 1С согласование договоров выполняется со специальной настройкой, которая определяет в дальнейшем весь маршрут и процесс согласования договоров в 1С.

В режиме автоподстановки можно в шаблоне бизнес-процесса указать название специальной функции, которая должна возвращать ссылку на пользователя или роль. Во время формирования бизнес-процесса из шаблона автоматически вычисляется значение автоподстановки и подставляется в процесс. Программа учета договоров уже содержит преднастроенные автоподстановки. При согласовании с учетом графиков работы учитывается время работы исполнителей. Возможность предусмотрена в версии КОРП.

Согласование договоров в 1С с использованием составных бизнес-процессов создается процесс «Обработка внутреннего документа», в котором реализуется общая схема формирования и исполнения документа. Автоматизация согласования договоров позволяет создавать составные бизнес-процессы. Это позволяет провести не только согласование, но и утверждение, и регистрацию, и рассмотрение, и, наконец, исполнение внутреннего документа. В последующем программа для согласования договоров позволяет использовать сформированный бизнес-процесс можно будет использовать в качестве образца для формирования собственных бизнес-процессов компании. Автоматизация согласования договоров с использованием этой функции доступа в версии КОРП.

Передача на подпись контрагенту

При выполнении данного процесса предусмотрена возможность контроля возврата переданного экземпляра. Это означает, что после передачи договора на подпись контрагенту нужно контролировать срок возврата экземпляра компании. С этой целью можно воспользоваться встроенным механизмом журнала передачи, отражающим факт передачи документа.

Также в журнале предусмотрена функция фиксирования передачи корреспонденту — контактному лицу корреспондента, предусматривающая указание контактного лица в графе «Кому передан».

В журнале можно указать срок возврата – время, на которое передается договор, для чего нужно заполнить соответствующий реквизит.

Отчет «Журнал передачи» содержит перечень документов, находящихся у корреспондентов. В нем же можно ознакомиться со списком невозвращенных в срок документов.

В программе также предусмотрено автоматическое отражение передачи корреспонденту: при отправке внешнего документа, созданного на основании внутреннего исходящего документа, факт передачи отображается в журнале.

Контроль сопроводительной документации

Договор может иметь множество связанных с ним документов, в том числе:

  • приложения
  • дополнительные соглашения
  • протоколы переговоров и разногласий
  • подрядные договоры
  • накладные
  • акты
  • переписку и др.

При ведении в «1С» учета договоров предприятия можно увидеть структуру связей по каждому отдельному договору, проследить всю историю переписки по нему, получить список всех дополнительных соглашений, актов и т.п. Система предусматривает множество возможностей осуществления контроля сопроводительной документации.

Планирование выполнения договора

С целью исполнения договора и периодически возникающих обязательств, в частности, ежемесячных выплат или отгрузок, можно применять механизм периодических бизнес-процессов. При необходимости каждый месяц производить оплату по договору, например, 10-го числа, ответственный за данный договор должен сформулировать для бухгалтера первое поручение «Выполнить оплату по договору» и указать расписание. Функция содержится в версии КОРП.

Учет срока действия договора

В карточке каждого документа содержатся реквизиты, необходимые для указания срока его действия. В программе «1С» есть функция, позволяющая получать списки договоров, у которых скоро закончится срок действия. В отчете могут быть показаны договоры, действие которых подходит к концу на этой или на следующей неделе, в этом или в следующем месяце.

Продление срока действия

Также карточка договора может содержать порядок продления договора, содержащийся в специальном реквизите Продление, могущего иметь следующие значения: «Не продлевается», «Допускает продление», «Автоматическое продление» (на год, квартал, месяц, бессрочно).

При использовании системы для ведения учета договоров предприятия можно составлять различные виды отчетов, помогающих их контролировать и анализировать. Среди них:

  • Список заключенных договоров
  • Договоры, у которых истекает срок действия
  • Расторгнутые договоры
  • Сопроводительные документы
  • Динамика изменения сумм договоров
  • Динамика числа договоров

Для удобного учета договоров предприятия, которые были расторгнуты, можно воспользоваться реквизитом Расторгнут в карточке договора. Дополнительно можно также указать, с помощью какого именно документа договор не исполнен или прерван: по дополнительному соглашению, решению суда и др.

Автоматизация учета договоров позволяет использовать функцию составления отчета по расторгнутым договорам, в котором будут отражены дата и номер каждого прерванного договора, его контрагент, время расторжения, использованные документы и т.п.

К числу остальных процессов договорной работы можно отнести поиск документов по атрибутам. В версии КОРП автоматизация управления договорами предполагает возможность потокового сканирования документов и штрихкодирования документов с поиском по штрих-коду договора.

Уже сегодня наши специалисты
бесплатно проконсультируют
вас по теме:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: