Как написать письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

  • своем согласии на заключение договора;
  • рассмотрении какого-либо вопроса;
  • принятии решения;
  • получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

  1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
  2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
  3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

  • информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
  • сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
  • номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

  • если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
  • если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
  • когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.

Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

  1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
  2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
  3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

  • при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
  • при ведении бизнеса;
  • при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

  • коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
  • запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
  • претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
  • гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
  • информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
  • по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

  • правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
  • вежливое обращение;
  • грамотность, краткость и лаконичность информации;
  • указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

  • ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
  • невежливое обращение;
  • искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

  • используется как продольный, так и угловой бланк;
  • требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
  • отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
  • используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
  • применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Директору ООО «Общество»

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

Читайте также  Какая валюта на Гоа

Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

Как отправить письмо

Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

  • для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
  • если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

Письмо-подтверждение: правила написания, структура, примеры

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».

Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

  • получение заказа / оплаты;
  • принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
  • согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Структура и правила написания письма-подтверждения

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Приветственная часть

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.

Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.

И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Основная часть письма-подтверждения

Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:

  • Хочу подтвердить…
  • Данное письмо подтверждает…
  • Подтверждаю…

Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.

Заключительная часть

  • С уважением,
  • С наилучшими пожеланиями,
  • Спасибо,
  • и т.п.

Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.

Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.

Ошибки при написании письма

  1. Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
  2. Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».
  3. Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
  4. Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.
  5. Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению. Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?

Образцы подтвердительных писем

Универсальный шаблон письма-подтверждения

Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.

_______ (адрес)
Уважаемый _________,

Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.

Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).

В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)
Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.

С уважением,
ФИО, должность, название организации,
Контактные данные.

Подтверждение бронирования туристических услуг

Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.

Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.

В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.

Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.

Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.

С наилучшими пожеланиями,
Имя, должность, название компании.
Контактные данные.

Пример письма, подтверждающего деловую встречу

Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).

Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.

В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).

С уважением,
ФИО, должность, компания.

Как написать письмо-подтверждение — примеры и образцы оформления

Деловая корреспонденция объедена в большую группу коммуникативной документации, необходимой для грамотного взаимодействия между организациями, госучреждениями и должностными лицами. Письма также могут выполнять информативную и побудительную функцию, поэтому правильности и уместности их составлению уделяется особое внимание.

Немалую важность для донесения важных сведений имеют письма-подтверждения — в статье предлагаем скачать образцы подтверждения сотрудничества, получения товаров, участия в мероприятии. Ссылки на скачивание примеров можно найти в конце статьи.

  1. В каких случаях составляется письмо-подтверждение
  2. Как написать — рекомендации и советы
  3. Скачать образец
  4. Выводы
Читайте также  Оттава, Монреаль, Торонто – три столицы Канады

В каких случаях составляется письмо-подтверждение

Как и вся деловая корреспонденция, письмо подтверждение имеет узкую область применения. Специфика использования заключается в фокусе на письменном выражении своего согласия лицом/предприятием касательно какого-либо вопроса.

Письмо используется, если одна из сторон делает уведомление по таким причинам:

  • при выражении согласия на заключение договора (любого характера);
  • при рассмотрении какого-либо вопроса;
  • во время принятия решения, важного для дальнейшего взаимодействия сторон;
  • для налаживания процесса поставки/получения документов, товаров, осуществления денежных переводов и т. п.

В ряде случаев письмо служит аналогом соглашения о намерениях (реже – даже актов о получении товара/оказании услуг).

Можно сказать, подтверждение как категория письма является одной из наиболее часто встречающихся на практике. Документ применим и уместен для решения многих вопросов.

В большей степени оборот писем-подтверждений приходится на коммерческие компании, но и на предприятиях другой формы собственности такая корреспонденция зачастую в ходу. Например, такие письма могут посылать друг другу госучреждения и должностные или уполномоченные лица.

Образцы других информационных писем:

Как написать — рекомендации и советы

Процесс написания подчиняется общим правилам создания объектов деловой документации. Обязательные условия: вежливый тон, точные и однозначные формулировки, официально-деловая стилистика и набор обязательных штампов (например, унифицированного приветствия).

Письмо следует составлять на бумаге формата А4 или типовом бланке. Документ подготавливают в единственном экземпляре и присваивают ему уникальный номер, регистрируя в журнале исходящей документации.

Типовая структура имеет следующий вид:

  1. В «шапке» приводится информация о получателе и отправителе (наименования, адреас, организационно-правовые статусы, ФИО и должность лица – если письмо персонализированное).
  2. В центре приводится название бланка и его уникальный регистрационный номер. После этого следует лид-абзац с приветствием и напоминанием о причине отправления.
  3. Затем раскрывается информация о предмете подтверждения. При необходимости отправитель может использовать побудительные формулировки. Если это уместно, можно сослаться на закон или отраслевой стандарт.
  4. В заключительной части выражаются пожелания. Руководитель организации отправителя должен заверить письмо личной подписью с расшифровкой и печатью, если ее неиспользование предусмотрено уставом организации.

Правила составления писем-подтверждений включают необходимость указывать максимум сведений о запланированных события, создаваемых проектах и процессах обмена товарно-материальными ценностями. Чтобы не возникало недоразумений, все суммы должны прописываться цифрами и словами, а даты – приводиться в формате «число-месяц-год».

Скачать образец

Для примера рассмотрим подтверждение на запрос об участии в мероприятии.

г. Новороссийск, ул. Широкая, 118 ООО «РыбаК»

Тел. (879)881922 М.С. Крюкову

г. Мурманск, ул. Северная, 52

Уважаемый Михаил Сергеевич! Благодарим Вас за приглашение на участие в отраслевом форуме «Инновации в рыболовстве 21 века» Настоящим письмом подтверждаем, что организация с ограниченной ответственностью «Море» является участником вышеупомянутого форума.

Письмо-подтверждение действительно до момента окончания форума «Инновации в рыболовстве 21 века».

С уважением, директор ООО «Море» Сетков Сетков К.И.

Выводы

Письмо подтверждение используется для уведомления или соглашения по решению широкого круга вопросов.

Составляется согласно нормативам проектировки официально-деловой документации на белой бумаге или фирменном бланке.

Обязательными элементами являются введение, основная часть, заключение, подпись создателя письма и мокрая печать.

Документ должен проходить регистрацию как элемент исходящей деловой корреспонденции. Формулировки в тексте должны быть максимально четкими, а стилистика – подчиняться законам деловой этики.

Как получить отказное письмо для маркетплейса

Чтобы торговать на маркетплейсе, требуется документ о безопасности продукции. Для товаров, которые не нужно сертифицировать или декларировать, получают отказное письмо

Виталий Панов

Руководитель агентства Sirius, помогает бизнесу выйти на маркетплейсы

  • # Интернет-торговля
  • # Маркетплейсы

Чтобы торговать на маркетплейсе, нужно оформить документ о том, что продукция безопасна для людей, животных и окружающей среды. Без него продавец может получить штраф и блокировку аккаунта. Для товаров, которые не подлежат обязательной сертификации или декларированию, получают отказные письма. С экспертом разбираемся, когда это нужно и как его оформить.

Что такое отказное письмо

Отказное письмо — документ, который подтверждает, что конкретная продукция не подлежит обязательной сертификации и декларированию. Производители и продавцы товаров должны предоставлять отказное письмо по запросу маркетплейса, Роспотребнадзора или клиентов. Требование относится к отечественной и импортной продукции.

Оформить отказное письмо могут только самозанятые, ИП и организации, зарегистрированные в России. Физические лица и иностранные компании не имеют права оформлять отказные письма.

Отказные письма бывают двух видов: для торговли и для таможенного оформления. В статье мы рассматриваем первый вариант, который нужен для продажи товаров на маркетплейсах.

Документ для таможни ничем не отличается по содержанию, и мы не будем писать здесь про него отдельно.

Сначала немного теории: зачем вообще нужны отказные письма и какие еще есть способы подтвердить безопасность товара.

Чтобы подтвердить безопасность товара, нужен один из документов:

  • сертификат соответствия;
  • декларация соответствия;
  • отказное письмо.

Сертификат соответствия оформляют на бланке установленного образца. Чтобы его получить, потребуется экспертиза процесса производства и испытания образцов продукции. Для декларации и отказного письма достаточно заочных документальных проверок.

Чтобы понять, какой из этих документов нужен именно для вашего товара, есть два пути:

  1. Изучить регламенты самостоятельно.
  2. Позвонить в сертификационный центр и узнать, что нужно для вашего товара.

Изучить регламенты самостоятельно. Придется прошерстить много документов и внимательно во всем разобраться.

1. Изучить технические регламенты Таможенного союза и поискать там свою группу товаров.

2. Если регламента нет — изучить перечни продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия.

3. Если ваш товар есть в регламентах или перечнях, там будет написано, что нужно оформить: сертификат или декларацию соответствия.

Пример из технического регламента о безопасности игрушек: на такие товары нужна сертификация

Если продукции в техрегламентах и едином перечне нет, для товара достаточно будет оформления отказного письма.

Возможна еще добровольная сертификация, но это длинный и трудозатратный процесс, поэтому большинство предпринимателей ограничивается отказными письмами.

Примеры товаров с разными требованиями к подтверждению соответствия:

Нужен сертификат
соответствия
Нужна декларация соответствия Достаточно отказного
письма
Детские принадлежности
и игрушки, батареи отопления, презервативы
Косметика, бытовая химия,
кухонная посуда, корма для животных
Бижутерия, сувениры,
канцтовары, спортивный и садовый инвентарь

Узнать в сертификационном центре. Второй путь намного короче: можно позвонить или написать письма в несколько сертификационных центров и узнать, какой вид документа нужен на ваш товар. Возможно, вам ответят не везде, но несколько компаний проинформируют вас, нужна ли декларация или сертификат на вашу продукцию или достаточно отказного письма.

Обязательно обратитесь сразу в 3—4 центра — так вы проверите информацию в нескольких источниках. Дальше в одной из этих организаций можно заказать сертификат, декларацию или отказное письмо для торговли.

Кто выдает отказные письма

Если вы перепродаете товар, который покупаете у поставщика, нужно запросить отказное письмо у изготовителя — он обязан предоставлять его по запросу.

Если производите продукцию сами, письмо можно оформить в аккредитованном сертификационном центре.

Чтобы выбрать сертификационный центр, рекомендуем зайти на сайты нескольких компаний из поисковой выдачи и сравнить цены, сроки, отзывы и опыт работы. Выберите 3—4 организации, которые подойдут вам по этим критериям, и проверьте их.

Как проверить аккредитацию центра:

  1. Найдите на сайте организации ее реестровый номер в формате RA.RU.12АB34. Обычно он находится в разделе «О компании», «Контакты» или в подвале сайта.
  2. Вбейте этот номер на официальном сайте реестра аккредитованных лиц.
  3. Проверьте полномочия компании на сертификацию продукции.

Сайт Росаккредитации долго думает, но в итоге выдает нужную информацию

Как оформить отказное письмо

Оформить такое письмо самостоятельно нельзя — его может выдать только аккредитованный сертификационный центр.

Для получения отказного письма нужно собрать документы и отправить их экспертам курьером или по электронной почте.

Вот какие документы понадобятся:

  • заявка по образцу сертификационного центра;
  • карточка организации-заказчика, где указаны название, реквизиты, юридический адрес и ФИО руководителя;
  • наименование товарной группы и конкретного товара, на который нужно получить отказное письмо;
  • техническое описание продукции, код ОКП или ТН ВЭД;
  • для импортной продукции — контракт или инвойс.

Обычно эта услуга стоит от 3000 ₽ и занимает 1—2 дня. Для отказного письма не нужно проводить исследования образцов изделий. Эксперт принимает решение на основании документов, которые вы предоставите, общих регламентов и норм законодательства.

Готовое письмо можно получить лично в сертификационном центре, через курьера или заказным письмом по почте.

Как выглядит отказное письмо на продукцию

Для отказного письма нет утвержденного формата. Обычно его распечатывают на фирменном бланке сертификационного центра, заверяют печатью и подписью эксперта.

Текст составляют в произвольной форме, но в нем должны быть указаны обязательные сведения:

  • название и реквизиты организации, выдавшей документ;
  • название компании-заказчика;
  • исходящий номер письма и дата его составления;
  • наименование продукции, код ОКП или ТН ВЭД;
  • информация о том, что для указанной продукции не требуется сертификация и декларирование, со ссылками на законодательство и регламенты;
  • срок действия документа.

Вариант отказного письма

В один документ можно включить любой список продукции, но его держателем может быть только одна организация или индивидуальный предприниматель.

Отказное письмо действует бессрочно, пока не изменятся нормативные акты и регламенты, на основании которых оно составлено. Перечни товаров, подлежащих декларированию и сертификации, обновляются ежегодно, поэтому раз в год продавцу нужно перепроверять, не изменились ли требования к сертификации его продукции.

Что будет, если не оформить отказное письмо

Несмотря на то что маркетплейсы не запрашивают при регистрации сертификаты, декларации и отказные письма на продукцию, продавцы должны быть готовы предоставить эти документы в любой момент. Чаще всего это требуется по запросу покупателя, который сомневается в качестве товара.

Выдержка из правил использования портала Wildberries

Получить отказное письмо нужно до начала продажи товаров, а не после требования покупателя, маркетплейса или Роспотребнадзора. Если сделать наоборот — оформить письмо уже после размещения товара, — это считается нарушением. Получается, что на протяжении времени продавец работал без необходимых документов о безопасности товара.

Выдержка из оферты OZON

За это нарушение продавцу придется возместить маркетплейсу все понесенные убытки, штрафы, компенсации и издержки. В некоторых случаях аккаунт поставщика могут заблокировать.

Выдержка из оферты Wildberries

Помимо санкций от маркетплейса продавец может получить штраф и от Роспотребнадзора. За нарушение порядка продажи продукции без сертификата соответствия ИП могут оштрафовать на 20 000—40 000 ₽, компанию — на 100 000—300 000 ₽.

Главное

  1. Отказное письмо — документ, который подтверждает, что товар не подлежит обязательной сертификации и декларированию.
  2. Оформить отказное письмо могут самозанятые, ИП и организации, зарегистрированные в России.
  3. Чтобы понять, достаточно ли для вашего товара отказного письма, проще сразу обратиться в аккредитованный сертификационный центр.
  4. Для отказного письма нет утвержденного формата, но есть обязательные требования к его содержанию.
  5. Срок действия отказного письма зависит от актуальности нормативных актов и регламентов, на основании которых оно составлено. Продавец обязан следить за обновлениями требований к сертификации своей продукции.
  6. Заниматься оформлением отказных писем нужно до размещения товаров на маркетплейсе.
  7. За отсутствие сопроводительных документов можно получить штрафы от маркетплейса и Роспотребнадзора.

Регистрация бизнеса в Тинькофф

  • Бесплатно зарегистрируем ИП или ООО с одним учредителем.
  • Поможем выбрать коды ОКВЭД и сами отправим документы в налоговую.
  • Откроем счет автоматически, обслуживание первые два месяца — 0 ₽.

Посмотреть все условия

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.

Закрыть

© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта

  • Команда проекта
  • Глоссарий

Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе

После подписки вам откроется страница для скачивания

Что такое письмо-подтверждение: Руководство

Узнайте о видах письма-подтверждения и настраивайте автоматическую отправку таких писем в SendPulse

  1. Главная
  2. Поддержка
  3. Глоссарий
  4. Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение (англ. confirmation email) — это триггерное письмо, которое получает пользователь после выполнения определенного действия. Его отправляют для того, чтобы клиент мог подтвердить подписку на рассылку, заказ в интернет-магазине, бронь билетов, регистрацию на вебинар. В SendPulse вы можете настраивать автоматическую рассылку писем-подтверждений на основании определенных условий и фильтров.

Содержание

Преимущества использования письма-подтверждения

  • Приходят во входящие
  • Высокий CTR
  • Позволяют использовать апселл
  • Их ждут
  • Инициируются клиентами

Email рассылка — самый эффективный инструмент для повышения конверсии лидов. Показатель ROI этого маркетингового канала достигает 3800%, а значит, каждый потраченный $1 приносит $38 прибыли. И несмотря на то, что письмо-подтверждение стоит в стороне от других видов email рассылок, его использование имеет свои преимущества. Давайте рассмотрим их более подробно

  • Входящие Письмо-подтверждение зачастую приходит во «Входящие» получателей.
  • Высокий CTR Увеличивает кликабельность благодаря предоставлению пользователям необходимой информации.
  • Позволяет использовать апселл Предоставляете клиентам релевантную информацию и вместе с тем увеличиваете продажи.
  • Их ждут Клиенты ждут письма-подтверждения, так как хотят получить необходимую информацию, например, узнать детали заказа. Поэтому, open rate таких email в 8 раз выше.
  • Инициируется клиентами Это дает возможность больше узнать об их предпочтениях.

Виды письма-подтверждения

  • Подтверждение заказа
  • Подтверждение бронирования
  • Подтверждение регистрации
  • Подтверждение подписки
  • Подтверждение заказа — это сообщение, которое отправляют клиенту после того, как он заказал что-либо на сайте. Таким образом компания извещает пользователя о том, что заказ принят и находится в процессе обработки.
  • Подтверждение бронирования — письмо, которое получает клиент после того, как забронировал продукт или услугу. Например, зарезервировал билет, горящий тур, гостиничный номер, столик в ресторане и так далее.
  • Подтверждение регистрации — это разновидность приветственного письма, которое отправляют клиенту после того, как он зарегистрировался на сайте.
  • Подтверждение подписки — сообщение, отправленное пользователю после заполнения подписки на рассылку бренда. Его еще называют приветственным письмом и используют для двухэтапной подписки.

Как создать письмо-подтверждение

После регистрации в SendPulse настроить автоматизированное письмо-подтверждение проще простого:

  1. Выберите вкладку «Авторассылки» и нажмите «Создать авторассылку».
  2. Добавьте события, условия и действия, чтобы настроить автоматизированную цепочку.
  3. Создайте дизайн письма-подтверждения самостоятельно или выберите готовый шаблон из более чем 130 бесплатных вариантов.
  4. Проверьте настройки и отправьте кампанию.

Рекомендации по созданию письма-подтверждения

  1. Удивите своих клиентов
  2. Сделайте письмо-подтверждение коротким и информативным
  3. Будьте оригинальны
  4. Адаптируйте рассылки для мобильных устройств
  5. Используйте CTA

Ниже представлены несколько простых, но очень важных советов. Экспериментируйте, а чтобы увидеть, какие элементы писем работают лучше всего, используйте A/B тестирование.

  • Удивите своих клиентов Первое впечатление играет большую роль даже в email маркетинге. Письмо-подтверждение знакомит клиентов с брендом. Поэтому создавайте релевантные и максимально интересные сообщения.
  • Сделайте письмо-подтверждение коротким и информативным Продолжительность концентрации внимания пользователей становится все меньше. У вашего письма есть всего несколько секунд, чтобы привлечь читателя и донести основную мысль.
  • Будьте оригинальны Применение email шаблонов — это хорошо, но если вы хотите сделать бренд узнаваемым, создайте собственный дизайн. Поверьте, усилия того стоят.
  • Адаптируйте рассылки для мобильных устройств Сегодня все больше и больше людей проверяют почту на ходу. Поэтому, создавайте адаптивные письма или используйте шаблоны, которые предлагает сервис SendPulse. Так, ваши рассылки на экране смартфона будут выглядеть также хорошо, как и на компьютере.
  • Используйте CTA Конечно, письмо-подтверждение — это транзакционное письмо, но зачем себя ограничивать? Используйте апселл, приглашайте клиентов присоединиться к вашему бренду в социальных сетях, предлагайте скидки. Здесь все в ваших руках, однако, не переусердствуйте.

Примеры письма-подтверждения

Теперь, когда мы рассмотрели основные тактики, которые следует использовать при разработке письма-подтверждения, давайте посмотрим на примеры транзакционных писем разных компаний.

Письмо-подтверждение заказа. Joom в своих транзакционных письмах не только предоставляет всю необходимую информацию о заказе, но и использует перекрестные продажи.

Письмо-подтверждение подписки на рассылку. Взгляните на это простое и лаконичное письмо от MyOwnConference. Оно содержит информацию о будущих рассылках и предоставляет клиентам возможность присоединиться в социальных сетях.

Письмо-подтверждение бронирования. А вот так выглядит письмо-подтверждение от DeltaTravel. В нем компания сообщает все детали, предоставляет свои контактные данные и дает клиентам возможность управлять заказом самостоятельно.

Письмо-подтвеждение регистрации. В этом письме подписчикам сообщают информацию о будущих рассылках и рассказывают о привилегиях для зарегистрированных пользователей. К тому же, это хороший пример использования двухэтапной подписки.

Как отправить письмо подтверждение с помощью SendPulse?

Это зависит от вида письма-подтверждения. Письмо с подтверждением подписки SendPulse отправляет по умолчанию на втором этапе двухэтапной подписки. Чтобы отправить письмо с подтверждением заказа, оплаты и регистрации, используйте Automation 360. Для этого установите триггер, который будет запускать рассылку.

Как написать письмо-подтверждение?

Подготовьте короткий, информативный текст, в котором объясните причину рассылки и укажите, что нужно сделать пользователю. Добавьте кнопку или ссылку для подтверждения заказа, регистрации, оплаты. Вот несколько полезных советов по email копирайтингу, которые помогут создать вашу первую кампанию.

Как мне создать письмо-подтверждение покупки?

Создайте событие в SendPulse, добавьте сгенерированный код на страницу оплаты на своем сайте и подготовьте email цепочку. После этого сервис автоматически отправит письмо с подтверждением покупки. Для создания такой рассылки выполните эти простые шаги.

Также искали с «Письмо-подтверждение»
  • Шаблон рассылки
  • Автоматизация маркетинга
  • Email подписчик
  • Аналитика
  • База email адресов
  • Simple Mail Transfer Protocol
  • Opt-out
  • Тема письма
  • Email уведомление
  • Письмо-подтверждение

Оценка: 4 / 5 (11)

Начните пользоваться сервисом SendPulse прямо сегодня

Если вам интересно, что такое «Что такое Письмо-Подтверждение: Определение, Примеры», вам может быть интересен наш сервис рассылок.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: