Как написать отчет по продажам

Отчет менеджера отдела продаж

Работа отдела продаж — это сложный механизм, который недостаточно просто настроить и оставить. Руководителю этого направления приходится постоянно поддерживать работоспособность системы, заботиться об эффективности каждого сотрудника, выяснять, какие действия приводят к лучшему результату с наименьшими затратами времени.

Чтобы контролировать все процессы, приходится требовать от линейных сотрудников информацию об их работе. Рассказываем, какой должна быть отчетность менеджера отдела продаж, в какой форме ее проще и лучше делать, какие метрики стоит отслеживать.

Какие данные необходимо включать в план и как их анализировать

Конечно, никакого универсального перечня метрик для отслеживания не существует — нужно искать ключевые показатели конкретно для вашего бизнеса. Например, если менеджер занимается оптовыми продажами в b2b-сегменте, то нет особого смысла отслеживать активность его звонков. Намного эффективнее смотреть на продвижение клиентов по воронке продаж: сколько людей запросили коммерческие предложения, сколько подписали договор. И наоборот, если вы работаете с холодными продажами в массовом сегменте по структуре «разговор-сделка», за количеством звонков как раз стоит следить.

Вот несколько показателей, которые компании обычно отслеживают с помощью отчетов из отдела продаж.

План/факт. Речь идет про сравнение планируемого и реального объема продаж. Как правило, эту метрику в отчетах отслеживают ежедневно или еженедельно, даже если цикл сделки длинный. Смотрят на запланированные показатели, на реальные продажи и на процент выполнения.

Если у большинства процент выше 95 %, менеджеры отлично справляются с работой, а вы поставили реальные планы. Среднего уровня специалисты обычно выполняют план на 90-95 %. С теми, кто не выполняет показатели, стоит поработать: отправить на дополнительное обучение, подумать над мотивацией или принять управленческое решение.

Анализ плана и факта помогает оценить эффективность работы руководителя. Если большинство менеджеров стабильно перевыполняют план, значит, задачи слишком легкие. Если наоборот, все находятся в зоне выполнения 80 % и ниже, что-то не так с планированием или продуктом.

Детализированные продажи. Расширенная версия отчета «план/факт», которая подходит компаниям с долгим циклом сделки. Менеджер готовит подробную информацию о каждой сделке — рассказывает, что конкретно предлагал, что в итоге купили, сумму сделки, количество дней на каждом этапе.

Метрики действий. Так называют показатели, по которым контролируют активность менеджера. Например, количество звонков или деловых встреч. Если среднее количество ежедневных действий снижается, руководителю нужно обратить внимание на сотрудника — возможно, у него есть проблемы, ему нужна помощь, не хватает мотивации и сил.

Это косвенная метрика, не стоит судить об эффективности продавца по ней. Но учитывать стоит, ведь менеджер должен быть активным.

Коэффициент конверсии. Так отслеживают продуктивность менеджера — сколько потенциальных клиентов он смог превратить в реальные сделки.

Это тоже косвенная метрика, ведь если выставить ее как KPI, менеджер будет просто «набивать» количество закрытых сделок и отказываться от потенциальных клиентов, если они сразу же не готовы заключить договор.

Висящие сделки. Это небольшая метрика, которая показывает количество потенциальных клиентов, для которых менеджер не назначил следующий этап продажи. Получается, что эти клиенты как бы «подвисли», непонятно, что с ними происходит.

Например, менеджер созвонился с клиентом и пообещал подготовить ему коммерческие предложение, а потом забыл про него. Это «висящая» сделка.

В идеальной ситуации таких необработанных клиентов вообще не должно быть. На практике же у каждого менеджера клиенты теряются, главное, чтобы их было не очень много, и сделка находилась в состоянии неопределенности не очень долго.

Пропущенные сделки. Эта метрика, которая отслеживает количество несостоявшихся продаж. Может быть просто количественным показателем. Допустим, вы будете сравнивать пропущенные и заключенные сделки, если конверсия успешных больше 50 %, то все хорошо.

Или отчет может быть детальным. Можно выяснить, сколько клиентов и на каком этапе отказались, по какой причине. Еще можно считать, сколько денег упущено менеджером, если клиенты обращаются за конкретным товаром с понятной стоимостью.

Мы собираем ежедневную отчетность от сотрудников, чтобы руководитель мог отследить динамику развития отдела. Отслеживаем показатели интенсивности: количество результативных звонков, количество выставленных коммерческих предложений, оплаченные счета клиентами. Менеджеры готовят отчет вручную, чтобы они могли самостоятельно оценить свой уровень.

С помощью отчета мы понимаем, насколько сотрудник эффективен, выявляем его слабые и сильные стороны. Если сотрудник регулярно не выполняет норматив по звонкам или встречам, это тревожный сигнал. Отчётность крайне важна. Она позволяет структурировать и дисциплинировать отдел.

Елена Медведева
руководитель отдела продаж TOPsharing.center

Форма отчетности для отдела продаж

Простейшая форма отчетности, которую используют компании — менеджеры заполняют таблицы Excel. Файл обычно хранится в папке в «облаке», чтобы руководитель мог в любой момент получить доступ к актуальной информации.

Есть аналог программы от Google — онлайн-таблицы. Достаточно один раз создать таблицу и открыть доступ к ней по уникальной ссылке — и информацию можно посмотреть с любого устройства.

Настраиваем Контур.CRM под процессы компании и помогаем внедрить систему в бизнес

В таблицах сотрудники вручную записывают все данные по своей работе: количество клиентов, суммы, количество звонков и других действий. На отдельных листах с помощью формул и графиков формируется отчетность с нужными руководителю метриками.

Чтобы упростить процессы, можно использовать Pipeline. Это особая методология отчетов, основанная на воронке продаж. Обычно ее делают на внедренной в отдел продаж CRM, но можно использовать и Excel. Это чуть сложнее, чем просто список с цифрами, но зато в нем больше данных, эффективнее аналитика и можно отследить продуктивность как сотрудника, так и отдела в целом.

Чтобы отчет заработал, всю систему работы менеджера раскладывают на этапы. Получается условная дорожная карта, через которую проходят клиент и продавцы. Например, первый созвон, подготовка коммерческого предложения, второй созвон, встреча, подготовка договора и его подписание.

Пайплайн продаж показывает, сколько у менеджера сделок, на каких этапах каждая из них, совокупное количество сделок на каждом этапе, конверсию прохождения клиентов по этапам. Отчет может подсказать, что менеджер на прошлой неделе закрыл 100 сделок, созвонился с 500 покупателями, подготовил 10 коммерческих предложений. Сразу появляется повод насторожиться — почему так мало предложений.

Выбирайте форму отчетности для отдела в зависимости от специфики бизнеса. Например, если у вас небольшая компания с парой сотрудников и несколько продаж в неделю, можно просто забивать данные в Excel и с помощью формул вычислять нужные показатели.

Когда бизнес растет и таблички становятся неудобными и большими, стоит внедрить CRM. Так руководитель не упустит важных данных, сможет отслеживать эффективность процессов и сотрудников и вовремя замечать проблемы. Кроме того, CRM освободит менеджеров от работы по формированию отчетов — система все делает сама, все данные доступны в режиме онлайн в любой момент.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Отчет о проделанной работе

Отчет о проделанной работе позволяет работодателю оценить, насколько эффективно трудится его персонал. Это обычная практика в современном мире. Разберемся, как правильно составить такой отчет, что в нем написать и чем дополнить.

Функции отчета о проделанной работе

Руководители компаний просят предоставить отчеты руководителей подразделений, а те, в свою очередь, для составления собственных требуют их от своих подчиненных. Иногда эту обязанность прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции.
Отчет о проделанной работе позволяет решить следующие задачи:

  1. Обосновать расходы на зарплаты работникам. Наниматель всегда хочет знать, за что он платит деньги своему штату. Фонд оплаты труда — большая статья расходов компании.
  2. Поддерживать дисциплину труда. Если в компании практикуется распределение задач между работниками и месячные планы с отчетами по ним, то работники начинают рационально планировать свое время и стараются выполнить план.
  3. Быстро ответить на вопросы работодателя, кто из работников, в какие сроки и когда выполнил ту или иную работу. Также руководитель структурного подразделения, имея перед глазами отчеты своих подчиненных, всегда знает, какие задачи наиболее сложные, какие выполняются быстрее.
  4. Рассчитать нормы выработки для сотрудников. На основании отчетов руководитель может решить, какие задачи можно добавить в месячный план, какие убрать и т.д. Если работники перевыполняют план, то нормы можно увеличить (в разумных пределах).
  5. Предоставить сведения контрагентам о выполненной работе по различным договорам своими работниками. Организации-подрядчики должны отчитываться заказчикам, отчеты работников помогут сформировать акт выполненных работ.

Таким образом, налицо польза как для работодателя, так и для работников. Первый видит, насколько эффективно работает штат, вторые — повышают самодисциплину, профессиональные качества, учатся анализировать, насколько эффективна их деятельность, выгодно представлять результаты своего труда.

Отчеты бывают нескольких видов: еженедельные, ежеквартальные, ежемесячные, внезапные (если вдруг имеет место какое-либо разбирательство), финансовые (о расходе денежных средств), статистические, текстовые (рассказывают, как прошла презентация, как удалось провести собрание, например). Для каждого вида — свои цели и особенности составления и оформления.

В каких случаях обязательно нужно составлять отчет?

Обязанность отчитываться о своей работе законодательно закреплена только относительно отчетов о командировках. Остальные работники должны это делать, если эта обязанность прописана в их трудовом договоре, должностной инструкции, локальных нормативных актах компании.

Сдавать отчет работник должен своему непосредственному начальнику — руководителю структурного подразделения. Кому подчиняется сотрудник, указано в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Ответственность за несдачу отчета

Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если работник ненадлежащим образом исполняет свои обязанности или не исполняет их. Если написание отчетов входит в обязанности работника, то наниматель вправе наказать работника (замечание или выговор).

Однако за само отсутствие отчета, может быть, наказания не последует. Но раз нет отчета, значит, работа не выполнена, поэтому работодатель может наказать именно за невыполнение каких-либо задач, а не за то, что сотрудник не отчитался. Это, конечно, не касается тех случаев, когда работа выполнена, а отчета нет.

Как составить отчет о проделанной работе?

Законодательно утвержденной формы отчета о проделанной работе нет. Компании могут разработать ее самостоятельно и утвердить в локальных нормативных актах.

К сведению! Что касается отчета о работе в командировке, то для него разработана унифицированная форма Т-10а.

Если такая форма не утверждена, то работник составляет отчет сам. Можно использовать предложенную нами структуру:

  1. Вводные данные. Здесь указывают ФИО и должность руководителя, которому предоставляют отчет, ФИО и должность работника, период, за который составлен документ.
  2. Список задач, которые работник должен был выполнить. Если их очень много, то можно сгруппировать по смысловым блокам.

  • Список выполненных задач. Здесь также можно указать, какие инструменты были использованы для достижения тех или иных целей: переговоры, командировки, обращение к работникам других подразделений, увеличение финансовых затрат, материалов и т.д. Нужно отметить, удалось ли завершить все запланированные задачи. Важно указать количественные данные: сколько часов потрачено, сколько текстов написано, сколько собеседований было проведено и т.д. Этот пункт отчета нужно написать как можно конкретнее, чтобы у работодателя не возникло впечатление, что работник недостаточно загружен.
  • Причины, по которым те или иные задачи не были выполнены. Их анализ и оценка с точки зрения работника.
  • План на следующий период.
  • Предложения работника по увеличению эффективности своей работы и коллег. Отсутствие этого пункта будет говорить о безынициативности сотрудника.
  • Читайте также  Букет из игрушек своими руками

    Если нужно, то вставляют в текст таблицы, диаграммы или графики. Если это уже не первый отчет, то целесообразно составить графики динамики изменения показателей в течение какого-либо периода (года, полугодия).

    Отчет может потребоваться руководству в бумажном виде или электронном, в том числе в виде презентации. При необходимости можно приложить различные документы: счета-фактуры, благодарственные письма, сертификаты и т.п. Отчет, если требуется бумажный вариант, печатают на бумаге формата А4, сшивают в папку.

    Рекомендации к тексту отчета

    Чтобы отчет был легко читаемым, нужно соответствующим образом составлять текст:

    1. Избегаем длинных, неясных предложений.
    2. Абзацы должны содержать не более 4-5 предложений.
    3. Лучше оформлять перечень задач списками.
    4. Таблицы и графики нужно вставлять так, чтобы не образовывались так называемые висячие строки.
    5. После графиков и таблиц нужно оставлять места для комментариев и отметок руководства.
    6. Исключить просторечные и разговорные выражения.
    7. Проверить текст на наличие орфографических и другого рода ошибок.
    8. Не выбирать слишком мелкий или слишком крупный шрифт. Если в компании утверждена форма отчета, то шрифт там прописан.

    Таким образом, работник при составлении документа должен следить за тем, чтобы его легко можно было прочитать и все понять без лишних дополнений.

    К сведению! Не для всех профессий будет целесообразным вводить обязанность готовить отчеты о проделанной работы. Для рабочих должностей, где нужно выполнять однотипные повторяющиеся действия, лучше ввести норму на количество задач.

    Шаблон для анализа продаж и прибыли в компании

    Анализ продаж и прибыли компании является одним из важных аспектов деятельности специалиста по маркетингу. Имея под рукой правильно составленный отчет по продажам, вам намного проще будет разрабатывать маркетинговую стратегию развития компании, а ответ на вопрос руководства «Каковы основные причины снижения продаж?» не будет занимать много времени.

    В данной статье мы рассмотрим пример ведения и анализа статистики продаж на производственном предприятии. Пример, описанный в статье, также подойдет для сферы розничной и оптовой торговли, для анализа продаж отдельного магазина. Подготовленный нами шаблон по анализу продаж в Excel носит очень масштабный характер, он включает в себя различные аспекты анализа динамики продаж, которые не всегда нужны каждой компании. Перед использованием шаблона обязательно адаптируйте его к специфике вашего бизнеса, оставив только ту информацию, которая нужна для мониторинга колебаний продаж и оценки качества роста.

    Вводные моменты по анализу продаж

    Прежде чем проводить анализ продаж, вам необходимо наладить сбор статистики. Поэтому определите ключевые показатели, которые вы хотели бы анализировать и периодичность сбора данных показателей. Вот перечень самых необходимых показателей анализа продаж:

    Показатель Комментарии
    Продажи в штуках и рублях Сбор статистики продаж в штуках и рублях лучше вести отдельно по каждой товарной позиции на ежемесячной основе. Данная статистика позволяет найти отправную точку снижения / роста продаж и быстро определить причину такого изменения. Также такая статистика позволяет отслеживать изменение средней цены отгрузки товара при наличии различных бонусов или скидок партнерам.
    Себестоимость единицы продукции Себестоимость товара является важным аспектом любого анализа продаж. Зная уровень себестоимости продукта, вам проще будет разрабатывать трейд-маркетинговые акции и управлять ценообразованием в компании. На основе себестоимости можно рассчитать среднюю рентабельность продукта и определить наиболее выгодные с точки прибыли позиции для стимулирования продаж. Статистику по себестоимости можно вести на ежемесячной основе, но если нет такой возможности, то желательно отслеживать квартальную динамику данного показателя.
    Продажи по направлениям сбыта или регионам продаж Если ваша компания работает с разными регионами / городами или имеет несколько подразделений в отделе продаж, то целесообразно вести статистику продаж по данным регионам и направлениям. При наличии такой статистики вы сможете понимать, за счет каких направлений в первую очередь обеспечен рост / падение продаж и быстрее выяснить причины отклонений. Продажи по направлениям отслеживаются на ежемесячной основе.
    Дистрибуция товара Дистрибуция товара напрямую связана с ростом или снижением продаж. Если у компании есть возможность мониторинга присутствия товара в РТ, то желательно такую статистику собирать минимум 1 раз в квартал. Зная количество точек, в которых непосредственно представлена отгружаемая позиция, вы можете рассчитать показатель оборачиваемости товара в розничной точке (продажи / кол-во РТ) и понять настоящий уровень спроса на продукцию компании. Дистрибуцию можно контролировать на ежемесячной основе, но удобнее всего проводить квартальный мониторинг данного показателя.
    Количество клиентов Если компания работает c дилерским звеном или на B2B рынке, целесообразно отслеживать статистику по количеству клиентов. В таком случае вы сможете оценить качество роста продаж. Например, источником роста продаж является увеличение спроса на товар или просто географическая экспансия на рынке.

    Основные моменты, на которые необходимо обращать внимание при проведении анализе продаж:

    • Динамика продаж по товарам и направлениям, составляющим 80% продаж компании
    • Динамика продаж и прибыли по отношению к аналогичному периоду прошлого года
    • Изменение цены, себестоимости и рентабельности продаж по отдельным позициям, группам товаров
    • Качество роста: динамика продаж в расчете на 1 РТ, в расчете на 1 клиента

    Сбор статистики по продажам и прибыли

    Переходим непосредственно к примеру, наглядно показывающему как сделать анализ продаж.

    Первым шагом мы собираем статистику продаж по каждой актуальной товарной позиции компании. Статистику продаж мы собираем за 2 периода: предшествующий и текущий год. Все артикулы мы разделили на товарные категории, по которым нам интересно посмотреть динамику.


    Рис.1 Пример сбора статистики продаж по товарным позициям

    Представленную выше таблицу мы заполняем по следующим показателям: штуки, рубли, средняя цена продажи, себестоимость, прибыль и рентабельность. Данные таблицы будут являться первоисточником для будущего анализа продаж.

    Попозиционная статистика продаж за предшествующий текущему периоду год необходима для сравнения текущих показателей отчетности с прошлым годом и оценке качества роста продаж.

    Далее мы собираем статистику отгрузок по основным направлениям отдела сбыта. Общую выручку (в рублях) мы разбиваем по направлениям сбыта и по основным товарным категориям. Статистика необходима только в рублевом значении, так как помогает контролировать общую ситуацию в продажах. Более детальный анализ необходим только в том случае, если в одном из направлений отмечается резкое изменение динамики продаж.


    Рис.2 Пример сбора статистики продаж по направлениям и регионам продаж

    Процесс анализа продаж

    После того как вся необходимая статистика продаж собрана, можно переходить к анализу продаж.

    Анализ выполнения плана продаж

    Если в компании ведется планирование и установлен план продаж, то первым шагом рекомендуем оценить выполнение плана продаж по товарным группам и проанализировать качество роста продаж (динамику отгрузок по отношению к аналогичному периоду прошлого года).


    Рис.3 Пример анализа выполнения плана продаж по товарным группам

    Анализ выполнения плана продаж мы проводим по трем показателям: отгрузки в натуральном выражении, выручка и прибыль. В каждой таблице мы рассчитываем % выполнения плана и динамику по отношению к прошлому году. Все планы разбиты по товарным категориям, что позволяет более детально понимать источники недопродаж и перевыполнения плана. Анализ проводится на ежемесячной и ежеквартальной основе.

    В приведенной выше таблице мы также используем дополнительное поле «прогноз», которое позволяет составлять прогноз выполнения плана продаж при существующей динамике отгрузок.

    Анализ динамики продаж по направлениям

    Такой анализ продаж необходим для понимания, какие направления отдела сбыта являются основными источниками продаж. Отчет позволяет оценить динамику продаж каждого направления и своевременно выявить значимые отклонения в продажах для их корректировки. Общие продажи мы разбиваем по направлениям ОС, по каждому направлению анализируем продажи по товарным категориям.


    Рис.4 Пример анализа продаж по направлениям

    Для оценки качества роста используется показатель «динамика роста продаж к прошлому году». Для оценки значимости направления в продажах той или иной товарной группы используется параметр «доля в продажах, %» и «продажи на 1 клиента». Динамика отслеживается по кварталам, чтобы исключить колебания в отгрузках.

    Анализ структуры продаж

    Анализ структуры продаж помогает обобщенно взглянуть на эффективность и значимость товарных групп в портфеле компании. Анализ позволяет понять, какие товарные группы являются наиболее прибыльными для бизнеса, меняется ли доля ключевых товарных групп, перекрывает ли повышение цен рост себестоимости. Анализ проводится на ежеквартальной основе.


    Рис.5 Пример анализа структуры продаж ассортимента компании

    По показателям «отгрузки в натуральном выражении», «выручка» и «прибыль» оценивается доля каждой группы в портфеле компании и изменение доли. По показателям «рентабельность», «себестоимость» и «цена» оценивается динамика значений по отношению к предшествующему кварталу.


    Рис.6 Пример анализа себестоимости и рентабельности продаж

    АВС анализ

    Одним из завершающих этапов анализа продаж является стандартный АВС анализ ассортимента, который помогает проводить грамотную ассортиментную политику и разрабатывать эффективные трейд-маркетинговые мероприятия.


    Рис.7 Пример АВС анализа ассортимента

    АВС анализ проводится в разрезе продаж и прибыли 1 раз в квартал.

    Контроль остатков

    Завершающим этапом анализа продаж является мониторинг остатков продукции компании. Анализ остатков позволяет выявить критичные позиции, по которым есть большой профицит или прогнозируется дефицит товара.


    Рис.8 Пример анализа остатков продукции

    Отчет по продажам

    Часто в компаниях отел маркетинга отчитывается за выполнение планов по продажам. Для еженедельного отчета достаточно отслеживать уровень выполнения плана продаж накопительным итогом и указывать прогноз выполнения плана продаж по текущему уровню отгрузок. Такой отчет позволяет своевременно определить угрозы невыполнения плана продаж и разработать корректирующие меры.


    Рис.9 Еженедельный отчет о продажах

    К такому отчету приложите небольшую табличку с описанием основных угроз выполнения плана продаж и предлагаемыми решениями, которые позволят снизить негативное влияние выявленных причин невыполнения плана. Опишите, за счет каких альтернативных источников можно увеличить уровень продаж.

    В ежемесячном отчете о продажах важно отразить фактическое выполнение плана продаж, качество роста по отношению к аналогичному периоду прошлого года, анализ динамики средней цены отгрузки и рентабельности товара.


    Рис.10 Ежемесячный отчет о продажах

    Скачать представленный в статье шаблон для анализа продаж вы можете в разделе «Готовые шаблоны по маркетингу».

    Как делать красивые и понятные клиентам отчеты

    Валентина Евтюхина, специалист по digital-коммуникациям City Life и автор Телеграм-канала Digital Eva, написала для блога Нетологии колонку о том, как правильно оформить отчет, чтобы тот был без проблем понятен клиенту.

    Читайте также  Cколько держится тату хной

    С регулярными отчетами для клиентов знакомы специалисты на фрилансе и в агентствах — если вы работаете над проектом клиента или занимаетесь маркетингом внутри компании, отчеты — неотъемлемая часть операционных дел.

    Зачем нужны отчеты

    Отчет формирует общую картину за период работы. Некоторые специалисты ограничиваются письмами с повесткой дня или итогами месяца, но этого недостаточно. Например, прошел месяц, вы занимались продвижением в социальных сетях или работой с сайтом, и вам кажется, что работы проделано много, и она выполнена хорошо. Но люди со стороны, например, клиенты или директор, видят это совсем иначе. Для них эффективность измеряется показателями, которые лежат на поверхности — клики, показы, переходы.

    Данные, которые доступны вам, часто остаются недосягаемыми для остальных участников проекта.

    И тут на помощь приходят отчеты, которые не только собирают воедино результат работы, но и показывают, как происходил процесс решения поставленных задач и какие маркетинговые инструменты были задействованы.

    Почему отчеты — это сложно

    Составление показательных отчетов — сложный процесс, потому что нет единого сервиса для работы с аналитикой: для каждой задачи приходится выгружать данные из разных систем, будь то рекламный кабинет Яндекс.Директа, отчеты в Яндекс.Метрике или Google Analytics. При этом в каждой системе перед выгрузкой данных надо задействовать правильные фильтры, сделать скриншоты, проработать таблицы в Excel и адаптировать их таким образом, чтобы было клиенту с первого взгляда было понятно, где искать нужные показатели и на какие столбцы обращать особое внимание.

    Подобная работа требует от нескольких часов до нескольких дней. Если мы говорим о масштабных проектах, то ручной сбор информации может занимать львиную долю рабочего времени, которое лучше потратить на сам проект.

    С другой стороны, современные технологии, например, BI, позволяют внедрять автоматизированные системы веб-аналитики в работу любого отдела или целого проекта. Проблема в том, что на их написание, тестирование и релиз уходит большое количество времени и человекоресурсов. Например, в этой статье можно почитать, как целая команда за 5 месяцев (!) создала BI-продукт для Netpeak. В его возможности входила аналитика исключительно контекстной рекламы, когда на деле клиенту чаще всего требуется отчетность по всем источникам и рекламным кампаниям, и контекстная реклама является лишь сотой долей от общего объема работ.

    Можно, конечно, ограничиться автоматизированной выгрузкой из общедоступных систем аналитики и отправить ее клиенту, но для него это будет как послание на иностранном языке, который плохо знаешь — что-то будет понятно, но многое потребует дополнительных объяснений.

    Как оформлять и отправлять отчет клиентам и руководству

    Хуже неструктурированного отчета может быть только красивый отчет без пояснительных блоков.

    Часто у клиентов нет возможности вникать в подробности или нет времени посмотреть отчет именно сейчас, а это может сказаться на оплате счета и дальнейшем сотрудничестве. Поэтому рекомендую добавлять к отчету текстовые блоки с пояснением графиков и цифр, которые помогут клиенту быстро сориентироваться в ситуации.

    В пояснения обычно входят описания метрик или иных показателей, а также краткие комментарии по каждому или нескольким блокам.

    Пример разбора метрик в отчете

    Также не поленитесь составить сопроводительное письмо к отчету, в котором кратко изложите методы, инструменты, цели и результаты за период. Тогда клиент еще до детального знакомства с отчетом поймет, что все в порядке — команда работает и результаты есть.

    За основу для сопроводительного письма можно взять выводы из отчета и самые важные комментарии к блокам. Но заменять отчет письмом все же не стоит, даже если ваши отчеты не читают, их все равно хранят: например, маркетолог может отчитываться перед руководством на основании ваших отчетов.

    Пять полезных рекомендаций для создания отчетов

    1. Используйте специальные программы для презентаций

    Самая популярная программа — PowerPoint. Она позволяет создавать серии слайдов с текстовыми и визуальными блоками, добавлять логотип компании, использовать различные шрифты и цветовые решения.

    Google Презентации — самый популярный из облачных сервисов, доступен на любом устройстве, прост и удобен в использовании. Есть возможность совместной работы над презентацией в онлайн-режиме; большой выбор шаблонов и фирменные шрифты.

    Для пользователей iOS-устройств есть Keynote — приложение для создания презентаций в заранее выбранном шаблоне. Можно выбрать фон, нестандартное расположение объектов, использовать собственные шаблоны, сохранять презентации в формате PDF или pptx.

    2. Работайте с шаблонами

    Красивый, приятный глазу отчет можно создать без помощи дизайнера, просто выбрав подходящий шаблон для презентации. Например, на сайте slidescarnival.com есть бесплатные шаблоны по самым разным темам — коммерческие, технологические и креативные команды найдут для своих презентаций подходящий вариант. Эти шаблоны можно использовать как в Google Презентациях, так и в Power Point.

    В Keynote есть масса встроенных шаблонов: для магазинов, дизайнеров, выставок, редакций, музыкантов и технологичных компаний.

    3. Внимательно проверяйте тексты на ошибки

    Готовя отчет для клиента, убедитесь, что не допустили ошибок не только в расчетах, но и в тексте. Грамотная письменная речь — показатель профессионализма и серьезного отношения к делу. Будет неприятно, если клиент заметит элементарные ошибки в словах: это покажет ваше халатное отношение к составлению отчета и работе в целом. В случае если нет возможности нанять корректора, пользуйтесь сервисами, которые могут его заменить.

    Орфограммка — веб-сервис проверки правописания. Достаточно вставить фрагмент текста в специальное окно и нажать кнопку «Проверить», и все стилистические и грамматические ошибки подсветятся соответствующим цветом. Вам останется только переписать текст на основе рекомендаций сервиса.

    Главред помогает сделать текст максимально информативным и понятным.

    4. Используйте все возможности Excel

    Если отчет требует добавления выгрузки в Excel, постарайтесь максимально снизить уровень ручной обработки данных в таблицах, доверив это формулам. Используйте функцию автоматического выделения цветом большого объема цифр, чтобы клиенту визуально было удобно ориентироваться в данных. Вот тут подробно описано, как создать диаграмму Ганта в Google Таблицах, которая позволит визуализировать количество затраченных ресурсов на проект или отдельный процесс в рамках проекта. А вот в этом видео подробно показано создание круговых диаграмм на основе данных из таблицы.

    5. Собирайте данные с помощью сервисов

    Маркетологи используют множество сервисов для анализа и прогнозирования, поэтому во время составления отчета им приходится собирать данные вручную из каждой рекламной системы и форматировать их под единый стиль презентации. Чтобы ускорить этот процесс, рекомендуем пользоваться сервисами, собирающими аналитику из разных систем — рекламных кабинетов в социальных сетях, Google Analytics и Яндекс.Метрики. Подключив системы к одному сайту, вы получаете единый отчет нажатием одной кнопки.

    reportkey — сервис для маркетологов, smm-менеджеров и seo-специалистов, который собирает данные из рекламных кабинетов социальных сетей, счетчиков аналитики и сторонних систем в удобные отчеты. Доступна интеграция с Яндекс.Метрикой и Google Analytics, выгрузка данных из рекламных кабинетов ВКонтакте и Facebook, а также из Instagram (если реклама запущена через кабинет Facebook), SEOlib, Allpositions и Топвизора.

    Improvado — сервис для сбора данных из пятидесяти различных аналитических платформ и социальных сетей, с визуализацией и возможностью адаптировать сервис под себя.

    ReportGarden — сервис для составления отчетов с интеграцией самых разных платформ, включая почтовый сервис MailChimp, данные Google Analytics и выгрузки статистики из социальных сетей.

    Google data studio — простой инструмент для работы со сквозной аналитикой, который позволяет решать простейшие задачи по анализу и визуализации данных.

    Работает только с шестью источниками информации: AdWords API, Attribution 360, BigQuery, Google Analytics, Google Sheets, YouTube Analytics.

    Помните, что основная задача отчета — не запутать клиента, а понятно донести суть работы, обозначить контрольные точки и предложить новые решения на основе данных.

    Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации.

    Отчет о продажах

    Практически каждый руководитель отдела продаж или коммерческий директор сталкивается с необходимостью составления отчета о продажах. Но далеко не каждый отчет полезен руководителю – соотношение потраченного времени на изучение отчета и полученного результата не всегда говорит в пользу большого объема выгруженных данных о продажах.

    Содержание

    1. Общий отчет о продажах
    2. Отчет о продажах менеджера по работе с клиентами
    3. Отчет о продажах в разрезе товаров
    4. Отчет о продажах по отдельным торговым точкам

    Чтобы определить, каким образом текущая ситуация является следствием предыдущих продаж, важно рассматривать не только текущие показатели, но их изменение в динамике.

    Знаете ли вы, какая доля продаж приходится на конкретного контрагента? А как эта доля изменилась с прошлого месяца? Какой из менеджеров продает ему больше других? С каких складов лучше всего уходят те или иные товары?

    А теперь спросите себя, можете ли вы ответить на эти же вопросы по состоянию на предыдущую неделю, потратив на это всего лишь 3 минуты?

    Сервис КОРУС | Управление запасами поможет вам найти ответы на эти вопросы. Система сопоставляет данные анализа текущей ситуации и исторические данные не только по сырым данным о количестве и сумме проданных товаров, но и более комплексную связь показателей (средняя сумма сделки, количество сделок в периоде и т.д.)

    Общий отчет о продажах

    Аккумулирует основные данные, связанные с продажами компании за выбранный период. Именно этот документ еженедельно дает возможность коммерческому директору делать выводы о текущих результатах работы компании.

    Отчет о продажах менеджера по работе с клиентами

    Самым простым способом определить, насколько эффективной была работа того или иного менеджера по продажам – анализ истории его продаж, определение текущих показателей и динамики. Чем подробнее будет информация, тем объективнее оценка. Отчет должен давать возможность оценить производительность менеджера во времени: понять не только насколько хорошо или плохо он работал в последнем периоде, но и насколько объем этой работы изменился в контексте всей истории работы. Персональный отчет менеджера по продажам также дает возможность увидеть сильные и слабые стороны каждого менеджера и корректировать его работу в нужном направлении.

    Отчет о продажах в разрезе товаров

    Чтобы узнать, какие товары приносят высокую прибыль, а от каких лучше отказаться, необходим подробный отчет о продажах в разрезе товаров. Данный отчет позволит выделить наиболее выгодные для продажи товары, оценить динамику их продаж, и на основании этого оптимизировать ассортимент, ценовую политику и структуру продаж.

    Отчет о продажах по отдельным торговым точкам

    Отчет о продажах в разрезе торговых точек имеет большое значение для компаний с развитой торговой сетью. На основании такого отчета можно сделать выводы об эффективности работы каждой точки, оценить оптимальную товарную матрицу для данной торговой точки, понять структуру клиентов точки и, при необходимости, скорректировать работу.

    Читайте также  Можно ли взломать Skype

    КОРУС | Управление запасами поможет вам найти ответы на многие вопросы, возникающие из анализа продаж. И это не только сырые отчеты по продажам, но и комплексные аналитические срезы, которые дают максимум информации и которыми удобно пользоваться. Мы предлагаем возможность детального, но доступного, анализа текущего состояния продаж в компании и отображения динамики в различных аналитических срезах и во времени. Важно, что вы можете выбрать срез данных на определенную дату и сравнить состояние продаж компании на выбранную дату по сравнению с текущей ситуацией.

    Если вы уже используете сервис КОРУС | Управление запасами, но у вас остались вопросы по настройке интерфейса и отчетов, напишите нам на wms@korusconsuting.ru.

    Вы можете ознакомиться с функциональностью решения на примере собственных данных.
    Запросите бесплатный тестовый доступ к сервису и начните оптимизацию запасов прямо сейчас!

    Задайте вопрос эксперту на нашем сайте или по телефону: +7 495 130 01 87.

    Отчет менеджера по продажам: 6 форм контроля отдела продаж

    Отчет менеджера по продажам — это ежедневный контроль качества работы отдела продаж.

    Какой должна быть отчетность, сколько форм и какие показатели должны формировать ежедневную отчетность менеджера отдела продаж — получите полную инструкцию по внедрению основных инструментов по контролю за качеством и эффективностью ваших продавцов.

    Какие отчеты должны быть в отделе продаж:

    • Отчет менеджера по продажам: цели и задачи
    • Отчет менеджера по продажам: план/факт
    • Отчет менеджера по продажам: статистика продаж по этапам в Pipeline
    • Отчет менеджера по продажам: конверсия и длина сделки
    • Отчет менеджера по продажам: по сделкам и клиентам
    • Отчет менеджера по продажам: сводная статистика
    • Отчет менеджера по продажам: по этапам и суммам сделок
    • Отчет менеджера по продажам: пользовательские отчеты

    ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

    Отчеты менеджера по продажам нужны для регулярного анализа текущей результативности отдела продаж и устранения «узких мест» в процессе продажи.

    В2В продажи сложно управляемы, цикл сделки сегодня может быть от 1-го до 3,6 и более месяцев в зависимости от ниши и продукта. Поведение потенциальных клиентов сложно предсказать. Современные CRM-системы позволяют минимизировать человеческий фактор и контролировать эффективность работы менеджера по продажам с помощью KPI.

    В Pipeline Sales Managment может быть более 50-ти (!) разных KPI – показателей, которые вы можете контролировать и прогнозировать.

    Отчеты отдела продаж — это конструктор, задача которого наглядно демонстрировать РОПу динамику отобранных под задачи KPI, выявлять их отклонения и планировать мероприятия по их увеличению.

    Ниже представлены 6 базовых отчетов менеджера отдела продаж. «Зашейте» их в свою СRM-систему, чтобы их выдача происходила автоматически.

    ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПЛАН/ФАКТ

    Отчет менеджера по продажам о факте выполнения плана продаж должен формироваться в режиме он-лайн. Он подтягивает данные из CRM-системы.

    Контроль выполнения плана продаж зависит от цикла сделки.

    Если в вашей нише цикл сделки от одной до 2,3-х недель, выставляйте планы на месяц. Если цикл сделки 4 и более месяцев, планируйте планы на квартал с разбивкой по месяцам.

    Контроль фактическое выполнение плана осуществляйте ежедневно с помощью отчета «план/факт». Если цикл сделки свыше 4-х месяцев, можете выделять время на анализ планов продаж два в неделю.

    Во многих компаниях о факте прихода денег от клиента менеджер узнает от бухгалтера. Обеспечьте интеграцию вашей CRM-системы с 1С:бухгалтерией. И выводите отчет о выполнении плана продаж по каждому менеджеру и по отделу в целом:

    ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: СТАТИСТИКА ПРОДАЖ ПО ЭТАПАМ В PIPELINE

    Для того, чтобы оценивать вероятность выполнения месячного плана продаж, формируйте отчет по суммам сделок на каждом этапе цикла сделки по каждому менеджеру отдела продаж.

    Отчет формируется в формате Pipeline — это горизонтальное представление воронки продаж.

    Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline.

    Отчет в пайплайн может формироваться по разным показателям. Он нагляднее чем воронка продаж демонстрирует динамику показателей.

    Pipeline — это современный инструмент системы отчетности для В2В продаж.

    Простейший отчет менеджера по продажам в пайплайн показывает сумму сделок на каждом этапе:

    Из отчета план/факт за неделю (см. выше) вы понимаете, что для того, чтобы выполнить план продаж в октябре (3 250 000 руб.), вам необходимо за оставшуюся до конца месяца 4-ю неделю закрыть сделок ещё на сумму 506 300 руб.

    Из сводного отчета по суммам сделок по этапам цикла за неделю вы увидите, что у Потапова, который выполняет план только на 54%, на этапе 4 находится сделок на 446 600 руб. Значит у Потапова есть резерв для выполнения плана до конца месяца. Отчет менеджера по продажам по суммам сделок по этапам цикла в Pipeline помогает прогнозировать выполнение плана продаж и оценивать потенциал по закрытию.

    Если вы выведите графическое представление этого отчета, то получите визуально наглядную демонстрацию недоработок менеджеров отдела продаж:

    По графику мы видим, что существует большой разрыв между лидером и отстающим. Потапов – кандидат на «вылет». Для того, чтобы понять, как повысить эффективность этого менеджера, нам необходимо проанализировать его показатели конверсии и изучить причины отклонений. На основании анализа причин дать Потапову тренинг наставника по продажам по «узким» местам в техниках продаж, затем месяц на исправления показателей, и, если не справится, заменить его новичками-стажёрами.

    Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline

    Визуальные отчеты менеджера по продажам в пайплайн помогают вам держать руку на пульсе он-лайн и своевременно принимать меры по исправлению перекосов.

    ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: КОНВЕРСИЯ И ДЛИНА СДЕЛКИ

    Отчет менеджера по продажам по конверсии воронки продаж и длине сделок показывает какой процент денег или клиентов переходит на следующий этап процесса продажи, и как быстро это происходит.

    Формируйте отчет по каждому менеджеру по продажам и по отделу:

    Цифры отчета покажут вам эффективность менеджеров по продажам.

    Используйте данные по конверсии (conversion rate) по окончанию отчетного периода и рассчитайте необходимый вам на следующий месяц объем по лидам, звонкам, встречам, ИП (информационным письмам), КП (коммерческим предложениям) и договорам для того, чтобы выполнить план продаж следующего месяца.

    В нашем примере в суммарном отчете по всему отделу продаж конверсия из лида в сделку составляет 17%. Мы можем использовать этот показатель и прогнозировать на следующий месяц необходимое нам количество квалифицированных лидов (Sales Qualifeid Leads), которое должны поставить нам наши Хантеры (менеджеры по продажам) для дальнейшего их утепления и проведения по циклу до закрытия в сделку.

    Показатель длины сделки мы контролируем для того, чтобы:

    • понимать длину цикла cделки для определенного канала продаж (по региону и/или сегменту клиента);***
    • для прогнозирования Cash Flow.

    ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПО СДЕЛКАМ И КЛИЕНТАМ

    Отчет менеджера по продажам по сделкам и клиентам нужно максимально детализировать.

    Он содержит в себе максимум информации для анализа и получения полной картины по отделу. В отчете фиксируется вероятность завершения сделки, ее сумма, этап, на котором находится лид.

    Преимущество этого отчета в том, что он дает вам возможность анализировать разные предложения одному клиенту. Эти продажи могут находится на разных этапах, быть разного размера и иметь разную конверсию. Этапам сделки присуждается определенный процент вероятности. Чем выше вероятность тем ближе к закрытию сделка:

    Сегодня пайплайн-отчеты формируется в CRM-системах. Но его можно сделать и в Excel.

    До появления CRM-систем мы вели подобный отчет на проектах Active Sales Group по увеличению продаж в ежедневном отчете менеджера по продажам — «Журнал работ». До сих пор во многих компаниях менеджеры по продажам пытаются сохранить информацию по своим действиям и цифра по сделкам в таблицах Excel.

    Используйте для построения ежедневного отчета менеджера по продажам удобную форму в Excel:

    ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: СВОДНАЯ СТАТИСТИКА

    Сводный отчет менеджера по продажам за период это диагноз по эффективности работы менеджера и его наставника — РОПа (Руководителя отдела продаж).

    Отчет может содержать данные по опережающим и догоняющим показателям за период: количество КП сделанных за период, их сумму, количество сделок в работе, закрытие сделки — их сумму и количество.

    Конверсия по сделкам и предложениям — это результирующие показатели. По ним вы судите о результативности отдела продаж.

    В нашем случае из 100 выставленных Коммерческих предложений только 25 становятся закрытыми сделками. При этом конверсия в деньгах всего 14%.

    Анализ этих цифр по отчетам каждого менеджера по продажам и их помесячное сравнение позволит вам понять сколько вы теряете сделок и какова динамика ваших продаж.

    ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПО ЭТАПАМ И СУММАМ СДЕЛОК

    Сводный отчет по месяцам по суммам сделок на каждом этапе цикла продажи (Квалификация клиента — Информационное письмо/Презентация — Коммерческое предложение — Сделка — Деньги) по каждому менеджеру по продажам и по отделу даст представление о динамике результативности ваших сотрудников в техниках продаж:

    График построенный на основании этого отчета наглядно покажет наличие сезонности в спросе, а также любые отклонения и дисбалансы, которые могут возникнуть в отделе по разным причинам (уход сотрудника, смена продуктовой линейки, проблемы с маркетингом и проч.):

    На приведенном графике есть пик в апреле. Необходимо анализировать его причину. Почему, если ваш отдел продаж смог показать такой результат в апреле, в мае и июне вам не удалось удержать этот рост?

    Если подобный анализ по прошлому году подтверждает вам наличие такого же пика в апреле, заранее подготовьте маркетинговые мероприятия для мая и июня, чтобы отчеты менеджеров за эти месяца не показывали спад продаж.

    ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЕ ОТЧЕТЫ

    Для контроля работы своих продавцов вы можете внедрять разные отчеты. Как только вы освоите 6 основных видов отчетов менеджера по продажам, вы сможете настраивать для анализа более детальные персонализированные отчеты, чтобы изучать данные по менеджерам более глубоко.

    Вот несколько примеров различных срезов для настройки пользовательских отчетов по менеджерам по продажам:

    • Средний размер сделки;***
    • Время закрытия;***
    • Стоимость привлечения клиентов;***
    • Отчет о победах, потерянных сделках и причинах потерь;***
    • Среднее количество активностей по менеджеру.

    Используйте наши рекомендации по внедрению отчетов по менеджерам по продажам для контроля за эффективностью работы вашего отдела продаж.

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: