Как делать базу данных в access

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

    Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».

  • Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  • Нажмите кнопку «ОК».
  • Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

    1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
    2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».

    Выполнение запросов

    Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

    Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

    Виды запросов

    SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

    На выборку

    В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

    1. Перейти во вкладку «Создание».
    2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
    3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.

    А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

    SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

    а результирующая таблица примет следующий вид:

    На создание сущности

    Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

    1. Перейти во вкладку «Создание».
    2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
    3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

    CREATE TABLE Преподаватели
    (КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
    Фамилия CHAR(20),
    Имя CHAR (15),
    Отчество CHAR (15),
    Пол CHAR (1),
    Дата_рождения DATE,
    Основной_предмет CHAR (200));

    где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

    1. Кликните по кнопке «Выполнить».
    2. Откройте созданную таблицу.

    На добавление, удаление, редактирование

    Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

    • для заполнения кортежа:
      INSERT INTO Преподаватели
      VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
    • для редактирования записи:
      UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;

    Создание формы

    При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

    1. Откройте интересующую таблицу.
    2. Перейдите во вкладку «Создание».
    3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

    Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

    Формирование отчета

    Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

    Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

    1. Перейдите во вкладку «Создание».
    2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».

    Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

    1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
    2. Вручную расширьте интересующие столбцы.

  • Сохраните изменения.
  • Вывод

    Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

    Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

    Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

    Как делать базу данных в access

    Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    Всем привет! В этом уроке разберем пошаговое создание таблиц в базе данных Access. От вас потребуется только читать и повторять. Поехали!
    Цель: научиться создавать таблицы базы данных, задавать их структуру, выбирать типы полей и управлять их свойствами; освоить приемы наполнения таблиц конкретным содержанием.

    Руководитель малого предприятия, выполняющего сборку персональных компьютеров из готовых компонентов, заказал разработку базы данных, основанной на двух таблицах комплектующих. Одна таблица содержит данные, которые могут отображаться для клиентов при согласовании спецификации изделия, — в ней указаны розничные цены на компоненты. Вторая таблица предназначена для анализа результатов деятельности предприятия – в ней содержаться оптовые цены на компоненты и краткая информация о поставщиках (клиенты предприятия не имеют доступа к данным этой таблицы).

    1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск — Программы — Microsoft Office — Microsoft Access).

    2. В окне Microsoft Access включите переключатель Новая база данных.

    Создание БД Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    3. На боковой панели выберите место, где будет храниться база данных, дайте файлу имя: Комплектующие. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Microsoft Access и щелкните по кнопке Создать. В результате на экране должно появиться окно новой базы данных. Автоматически будет запущен режим создания первой таблицы:

    4. Перейти из режима таблицы в режим конструктора, выбрав его в меню:
    Когда программа запросит имя таблицы, ввести название: Комплектующие и нажать Ok. Откроется окно конструктора, в котором мы будем создавать структуру таблицы:

    Создание Таблицы Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    5. Для первой таблицы введите следующие поля:

    Обратите внимание на то, что в данном случае поле Цена задано не денежным типом, а числовым. Данные, относящиеся к денежному типу, имеют размерность, выраженную в рублях (если работа выполняется с версией Microsoft Access, локализованной в России). Но стоимость компонентов вычислительной техники выражать в этой единице измерения не принято. Для сравнимости цен разных поставщиков обычно используют “условные единицы”. В таких случаях удобно использовать поле числового типа, чтобы не перенастраивать всю СУБД.

    Таблица «Комплектующие» — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    6. Щелкните на поле Цена. В нижней части бланка задайте свойство Число десятичных знаков, равным 2.

    7. Для связи с будущей таблицей поставщиков надо задать ключевое поле. Поскольку здесь ни одно поле явно не претендует на “уникальность”, используем комбинацию полей Компонент и Модель. Выделите оба поля в верхней части бланка (при нажатой клавише SHIFT). Щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.

    После этого рядом с этими полями будет отображаться «ключ».

    8. Закройте окно Конструктора (обычное закрытие – через «крест» в верхнем правом углу окна конструктора).
    На запрос сохранения изменённой структуры таблицы ответить согласием.

    9. Повторив действия пунктов 4-8, создайте таблицу Поставщики, в которую входят следующие поля:

    Для этого нужно выполнить следующее: меню Создать — Таблица.

    Выбрать режим Конструктора.

    Обратите внимание на то, что поле номера телефона является текстовым, несмотря на то, что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания. Номера телефонов не сравнивают по величине, не вычитают из одного номера другой и т.д. Это типичное текстовое поле.
    Ключевое поле можно не задавать – для текущей задачи оно не требуется.
    10. В левой боковой панели окна базы данных двойным щелчком откройте по очереди созданные таблицы и наполните их экспериментальным содержанием (по 10 записей).
    11. Закончив работу, закройте таблицы и завершите работу с программой.
    В этом уроке на простом примере было показано Пошаговое создание таблиц в базе данных Access. Если было интересно, то рекомендую посмотреть видеоурок ниже.

    Продолжение следует…
    УРОК 1: Пошаговое создание таблиц в базе данных Access
    УРОК 2: Создание межтабличных связей в базе Access
    УРОК 3: Создание запроса на выборку данных в базе Access
    УРОК 4: Создание запросов с параметром в базе Access
    УРОК 5: Создание перекрёстного запроса в базе Access
    УРОК 6: Создание запросов на изменение в базе Access
    УРОК 7: Создание и заполнение форм в базе Access

    Создание баз данных в Microsoft Access

    В наше время базы данных очень широко применяются в различных сферах: на предприятиях, в компаниях, учебных заведениях и так далее. А работать с ними позволяет программа из пакета Office — Microsoft Access, которая даёт юзерам очень широкие возможности для взаимодействия с таблицами. Навыки работы в программе Microsoft Access будут полезны каждому современному пользователю. В этой статье подробно рассмотрим, как создать базу данных в Access. Давайте разбираться. Поехали!

    База данных представляет собой совокупность связанной между собой информации, объединённой в виде таблицы. Разобравшись с тем, что это вообще такое, можно переходить непосредственно к созданию.

    Пример создания базы с многоуровневым списком

    Запустив Microsoft Access, выберите «Создать» в меню «Файл». Затем нажмите кнопку «Новая база данных». Справа в окне укажите имя файла и место, где он будет храниться. После этого нажмите кнопку «Создать». Также вы можете воспользоваться одним из списка шаблонов, предлагаемых утилитой. В некоторых случаях будет гораздо удобнее просто отредактировать шаблон, чем самостоятельно создать всё заново.

    Как начать создание базы данных

    Перед вами появится таблица с одним единственным полем. Наведите курсор на вкладку и выберите пункт «Конструктор». В появившемся окне будет предложено изменить название. Теперь можно начать заполнять ячейки в колонке «Имя поля». Следующий столбец «Тип данных» будет заполняться автоматически, в зависимости от того, вводили вы слова или числа. Тип данных в каждой ячейке можно изменять. Существуют такие типы данных:

    • текстовый;
    • поле МЕМО (эксплуатируется для описаний объектов, так как разрешает вводить большое количество символов, >255);
    • числовой;
    • дата/время;
    • денежный;
    • счётчик;
    • логический (удобно применять для полей, содержащих «да» или «нет»);
    • поле объекта OLE (позволяет вставлять файлы мультимедиа: фото, видео);
    • гиперссылка;
    • вложение (используется для хранения нескольких файлов в одном поле);
    • вычисляемый (разрешает рассчитать сумму, разность, произведение на основе других данных из таблицы);
    • мастер подстановок.

    В большинстве случаев вам пригодятся только «числовой», «текстовый», «денежный», «вычисляемый» и «Дата/время», именно такие типы данных эксплуатируются наиболее часто. Ниже, в разделе «Свойства поля», вы можете увидеть размер поля. В случае, если у вас текстовый тип данных, там будет стоять 255. Это значит, что вы можете ввести в данной ячейке 255 символов. Разумеется, это слишком много, поэтому следует сократить размер указанного поля до 30 (вы можете поставить любое другое число, в зависимости от стоящих задач). Делается это для того, чтобы БД занимала меньше дискового пространства.

    Для разного атрибута разный тип данных, пример на скриншоте.

    Выбрав числовой тип данных, можно задать так называемую маску ввода. Нужна она для того, чтобы определённым образом отображать введённые числовые значения. Задаётся маска при помощи пробелов и решёток. Например, если ваша таблица содержит номера паспортов, то, чтобы эти номера отображались в соответствующем формате, задайте маску «####_######». То есть 4 символа, затем пробел и ещё 6 символов. Для номеров телефона можно указать маску «8(###)-###-##-##».

    Для типа «Дата/время» дозволено выбрать различные форматы отображения в разделе «Свойства поля».

    Не забудьте сохранить созданную таблицу. Сделать это можно, воспользовавшись комбинацией клавиш Ctrl+S. Если при сохранении появляется окно с предупреждением, что ключевые поля не заданы, то нажмите «Нет», так как их можно создать позже.

    Клавиша сохранения находиться в левом верхнем углу.

    Как вы можете убедиться, создание баз данных — нехитрый процесс, с которым справится даже начинающий пользователь. Пишите в комментариях, помогла ли вам статья разобраться в вопросе, и спрашивайте, если что-то из изложенного материала осталось непонятным для вас.

    Создание базы данных в Access 2019

    В данном материале предоставляется базовая процедура создания БД, которая будет применяться для работы на локальном или подключенном к локальной сети компьютере, а не для операций в Интернете. В частности, затрагивается принцип создания классической базы данных с нуля или на основе шаблона с собственными отчетами, формами, таблицами и прочими объектами.

    Как создать базу данных на основе шаблона?

    В Access 2019 доступно широкое разнообразие шаблонов, которые можно задействовать в качестве отправного пункта либо как есть. Шаблон — это готовая к применению БД, которая содержит все отчеты, макросы, формы, запросы и таблицы, требующиеся для выполнения нужной задачи. К примеру, в репозитарии доступны шаблоны, которые можно применять для учета расходов, управления контактами или отслеживания вопросов. Ряд шаблонов содержит примеры записей, которые демонстрируют их применение.

    Если вы обнаружили, что один из шаблонов подходит вам как нельзя лучше, с его применением, как правило, гораздо быстрее и проще всего создать требуемую базу данных. Тем не менее, если нужно импортировать в СУБД Access данные из другого приложения, вероятно, более оптимальным окажется создание базы данных без задействования шаблона. Поскольку в шаблонах уже задана структура данных, на изменение существующей информации в соответствии с заданной структурой может понадобиться достаточно большое количество времени.

    1. Если база данных уже открыта, зайдите на вкладку “Файл” и выберите элемент “Закрыть”. В результате, в backstage-представлении будет открыта новая вкладка “Создать”.
    2. На вкладке “Создать” представлен ряд готовых наборов шаблонов. Некоторые из них уже интегрированы в СУБД Access по умолчанию, а другие можно бесплатно скачать с портала Office.com.
    3. Выберите тот шаблон, который собираетесь использовать в дальнейшем.
    4. На следующей итерации СУБД Access предложит вам указать имя файла БД в текстовом поле “Имя файла” — впоследствии вы можете изменить указанное ранее имя в случае необходимости. Для сохранения файла базы в другой папке, которая находится под полем “Имя файла”, нажмите на пиктограмму , затем перейдите в ту папку, где желаете сохранить требуемый файл БД, после чего нажмите на кнопку ОК. В дополнение, вы также можете связать ранее созданную БД с сайтом SharePoint.
    5. Воспользуйтесь нажатием на кнопке “Создать”. Access сгенерирует новую базу на основании заданного ранее шаблона, после чего откроет ее. При этом для множества шаблонов отображается форма, в которую можно начать ввод пользовательских данных. Если шаблон уже включает в себя примеры данных, вы сможете вручную удалить каждую из доступных записей, нажав на область маркировки (полосу или затененное поле слева от записи). Когда область маркировки будет выделена, перейдите на вкладку “Главная” и в секции “Записи” нажмите кнопку “Удалить” .
    6. Установите курсор в первой пустой ячейке в форме и начинайте ввод данных. Чтобы открыть другие необходимые отчеты или формы, воспользуйтесь областью навигации. Более того, ряд шаблонов также вмещает в себя форму навигации, позволяющую быстро перемещаться между различными объектами БД.

    Создание БД без применения шаблона

    Если вы не хотите использовать шаблон при создании новой БД, вы можете сгенерировать базу на основе собственных отчетов, форм, таблиц и других объектов. Как правило, данная процедура включает в себя следующие задачи:

    • импортировать, вставить или ввести данные в таблицу, создаваемую вместе с базой данных, после чего повторить данную процедуру в отношении новых таблиц, создаваемых посредством функции “Таблица”, расположенной на вкладке “Создание”.
    • импортировать данные из других сторонних источников, создав при этом нужные таблицы.

    Показать видеоинструкцию

    Видеоинструкция

    Джентльменский набор разработчика Access

    За время работы разработчиком Access набралась куча полезностей, которую считаю своим долгом выложить на Хабр. Многие из этих сниппетов находятся в сети, а некоторые находятся с трудом или безнадежно затеряны.

    1. При работе с Access во время выполнения запроса возникают предупреждающие сообщения. Они довольно полезны во время отладки приложения, но для пользователей, как правило, не нужны. Отключить/включить их можно с помощью небольшого кода VBA:

    Указав в виде параметра 0 для отключения и 1 для включения.

    2. Для того, чтобы защитить базу данных от посторонних глаз и разграничить права доступа используется файл рабочей группы ( формата .MDW ). Путь к файлу рабочей группы можно указать вручную, но если в сети много пользователей, то гораздо удобнее иметь файлик Access с кнопкой, по нажатию которой отрабатывает одна строка кода, задающая путь к MDW:

    3. Не знаю, как бы я работал (наверное, работал бы так же, но гораздо медленнее), если бы не создал себе форму с поиском текста в содержимом запросов или форм. Очень часто необходимо производить какой-то рефакторинг или определять область применения таблицы или поля.

    Для поиска по запросам поможет форма с кодом, который выполняет поиск в тексте запросов:

    Для поиска по формам код немного объемнее:

    4. Для того, чтобы сделать нашу работу чуть более солидной с точки зрения программирования и для возможности поиска ошибок при работе в режиме production на рабочей базе данных очень желательно добавить модуль VBA (tracing модуль) для записи происходящих событий в текстовый файл лога. Простая функция записи в текстовый файл будет очень полезна при отладке.

    5. Этот код (из пункта 4) вполне можно вынести в отдельный файл базы данных Access и добавить во все существующие базы данных через References/Ссылки редактора VBA.

    Если у вас имеется несколько файлов баз данных Access, то любой повторяющийся код можно вынести в отдельный файл. Единственное изменение, которое может быть необходимо сделать — в случае если в коде используется объект CurrentDb, то заменить его на CodeDb, дабы обращение шло к объектам той базы, которая используется в качестве хранителя общего кода.

    6. Зачастую в запросах указывают в качестве параметра значение какого-либо поля открытой формы. Например, таким образом:

    Но иногда необходимо указать параметр непосредственно в самом запросе. Сделать это можно так:

    И далее из кода Access задать эти параметры и выполнить запрос:

    Альтернативой может быть создание модуля VBA и добавление в него глобальной переменной, а также функции, возвращающей эту переменную.

    Перед запуском запроса необходимо задать значение глобальной переменной (можно задать при открытии основной формы):

    И в самом запросе указать параметром название возвращающей значение функции:

    6.1 Этот способ получения параметра запроса можно использовать для частичного ограничения доступа к информации таблицы (в случае использования рабочей группы). При загрузке формы в зависимости от текущего пользователя установим значение глобальной переменной:

    Далее установим запрет на просмотр и изменение таблицы demotable, а на запрос установим разрешение. Но так как запрос у нас использует таблицу, на которую нет прав, то данных он нам не вернет. Для того, чтобы он вернул данные необходимо к sql запроса добавить в конце
    В результате пользователь Buh сможет иметь доступ ко всем строкам таблицы, а все остальные пользователи ко всем строкам за исключением первой 1000.

    7. Для того, чтобы открыть форму из кода используется код:

    В качестве «WhereCondition» можно указать условие, на какой записи формы необходимо её открыть (в случае, если форма привязана к данным). Указав, например, «ZakazID=56325», можно открыть форму именно со значением данных ZakazID равным 56325.

    В качестве значения «OpenArgs» можно указать какие-либо параметры, которые на открываемой форме можно будет считать
    в Private Sub Form_Load() с помощью Me.OpenArgs. Если необходимо передать несколько параметров, то можно передать их в виде текстовой строки, разделив символом. И далее в Private Sub Form_Load() разбить на части:

    8. Многие забывают, что Access работает не только таблицами из файлов mdb/accdb, но и с таблицами других баз данных. Для экспорта уже существующих таблиц есть бесплатная утилита SQL Server Migration Assistant, хотя можно воспользоваться и встроенным функционалом или найти стороннее решение.

    И напоследок небольшой хинт из разряда «Это знает каждый ребенок, но я вот этого не знал…»:

    Знаете ли вы, что для того, чтобы при открытии файла Access не срабатывали макросы и не открывалась форма по умолчанию, необходимо держать нажатой клавишу Shift?

    База данных Microsoft Access

    Для большинства людей, работающих в офисах, база данных Microsoft Access просто необходима. В статье разберем создание базы данных microsoft Access и установку самой программы на компьютер. Научимся строить отчеты, запросы и формы Microsoft Access

    Что такое Microsoft Access?

    Microsoft Access — многофункциональный редактор баз данных, который нужен пользователям для получения широких возможностей в создании новых, и форматировании готовых баз.

    Он помогает достаточно быстро обрабатывать и систематизировать большой объём данных. Удобный и понятный интерфейс базы данных Microsoft Access, наличие возможности экспорта файлов из других программ и конструктора форм, делают этот софт уникальным.

    Установка Microsoft Access

    Установка аксесс на компьютер начинается с того, что установочный файл софта необходимо предварительно загрузить с официального сайта майкрософт. Здесь на выбор представлены различные версии разных годов. Самое оптимальное – выбирать версии, которые были выпущены позже всего, т.к. поддержка программ разработчиком будет длиться максимально долгое время. К тому же, актуальные ревизии софта содержат большое количество новых возможностей. Например: поддержка больших чисел, использование типа данных bigint и другие.

    После загрузки установщика запускаем и следуем инструкциям на экране. Даже для начинающего пользователя ПК установка и первоначальная настройка приложения не вызовет особых трудностей. Запускаем Microsoft Access, на экране отобразится стартовое окно приложения.

    Создание базы данных Microsoft Access

    Работавшие в описываемом софте юзеры знают, что перед началом работы в майкрософт аксесс нужно сделать чистый файл базы, или, открыть уже существующий.

    После открытия аксесс найдите в основном меню и нажмите кнопку “Файл”, в нём отыщите пункт “Создать”. После создания нового документа перед вами откроется пустая таблица. Для оптимально простого создания базы, пользователю на выбор даются готовые макеты, использование которых позволяет создать базу, заранее направленную на определенную задачу. Данная функция помогает вам моментально начать работать с таблицей, не настраивая форму вручную.

    Начало работы с таблицей

    При начале работы с новой базой данных, ее нужно наполнить информацией:

      1. Таблица майкрософтаксесс идентична по строению с другой программой этой же корпорации – Excel, соответственно, можно взять готовые материалы из другого табличного редактора;
    1. Еще одним способом заполнения сведениями можно считать формы. Это что-то схожее с таблицами, но в тоже время обеспечивают более наглядный показ материалов;
    2. Нужные данные могут отображаться посредством отчетов. Они помогут вам получить нужную информацию и статистику. Отчеты очень гибкие в настройки и могут выводить почти любую интересующую информацию.
    3. Сортировка данных в таблице Access выполняется при помощи запросов. При их помощи, можно постараться получить нужные данные из нескольких таблиц.

    Наполнение таблицы информацией

    При открытии новый базы данных, единственным, что будет на экране – пустая таблица. Для заполнения ячеек данными необходимо для начала переименовать строки и столбцы, для чего необходимо нажать правой кнопкой мыши и выбрать пункт “переименовать”.

    Также, в случае, если большинство сведений расположено в другой программе, Microsoft Access предлагает функцию импортирования сведений.

    Все функции, связанные с импортом вынесены в графу “Внешние данные”. Находим пункт “Импорт и связи”. Здесь перечислены форматы, с которыми Access “умеет работать”. Такие, как страницы из интернета, письма из почтовых программ, таблицы из табличного редактора Excel, другие базы аксесс, текстовые документы. Выбрав соответствующий формат сведений, через открывшееся меню проводника указываем путь к расположению файла. В процессе импортирования файла будут представлены различные способы конфигурации, разобраться в которых не составляет труда.

    Создание запросов и их виды

    Запрос – функция Access, которая позволяет редактировать или вносить информацию в базу данных. Запросы делятся на 2 типа:

    • Выборочный запрос. В данном случае приложение самостоятельно находит нужную информацию и проводит по ней соответствующие расчеты;
    • Запрос действия. Позволяет добавить или удалить информацию из базы данных.

    Создать запросы можно, воспользовавшись встроенным помощником “Мастер запросов”. Вызвать меню по его настройке можно, найдя нужную кнопку в графе основного меню “Создание”.

    Способов для использования запросов – тысячи, поэтому перечислять их не имеет смысла, главное понимать, что это – один из самых приятных и удобных для пользователя способов использования информации в редакторе.

    Формы Microsoft Access

    Употребление пользователем форм открывает возможность получить сведения из каждого поля и перемещаться между уже готовыми записями. При введении большого массива сведений, использование форм позволяет сильно облегчить работу с данными.

    Также как и прошлом пункте, в графе “Создание” найдите кнопку “Форма”. При этом, отобразится стандартная форма таблиц. Появившиеся поля можно полностью изменять. В случае наличия в редактируемой таблице тех или иных взаимосвязей, их можно создать, удалить или исправить прямо здесь. Внизу меню настроек есть стрелки, с помощью которых можно управлять отображением столбцов таблицы. Они позволяют перемещаться по каждому столбцу, или же моментально открыть последнюю или начальную страницу.

    Отчеты Microsoft Access

    Отчеты – многофункциональный способ получения со всех возможных источников таблицы. Конфигурация отчетов настолько многогранна, что получить сведения возможно почти любые, зависит это лишь от количества введенной в базу.

    Microsoft Access предоставляет для применения несколько типов отчетов:

    • Отчет – аксесс создаст автоматически отчет, собрав всю имеющуюся информацию;
    • Пустой отчет – чистая форма, для заполнения которой вам нужно будет выбрать одно из необходимых для заполнения полей;
    • Мастер отчетов – удобный инструмент для создания отчетов и форматирования полученных материалов.

    Преимуществом пустого отчета является то, что пользователь самостоятельно имеет возможность добавить, удалить и настроить поля, а также заполнить их так, как будет удобно.

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: